Проекты ФСС по электронным больничным и прямым выплатам, поддержка в 1С

Электронный листок нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности может быть оформлен как в бумажном, так и в цифровом виде согласно пункту 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Равной юридической силой оба варианта наделены начиная с 01.07.2017 в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Оформление документа в цифровом варианте возможно, если медицинская организация и страхователь (работодатель) являются участниками системы информационного взаимодействия.

Преимущества электронных листков нетрудоспособности

Неоспоримые преимущества электронных листков нетрудоспособности перед бумажными вариантами обеспечивают их широкое применение.

Среди преимуществ:

• отсутствие дорогостоящего производства бланков листков нетрудоспособности - документов строгой отчетности со спецзащитой;
• нет необходимости оформления дубликата при потере или порче бумажного бланка;
• несложно исправлять ошибки/опечатки;
• нет потребности проверки подлинности и обоснованности больничного листка;
• не нужно обеспечивать надежное хранение бумажных документов и своевременную их передачу в ФСС;
• на заполнение не влияют цвет чернил и разборчивость почерка;
• сокращается время обработки и получения документации.

Схема взаимодействия по проекту «ЭЛН»

Взаимодействие сотрудника (застрахованного лица), работодателя (страхователя), ФСС (страховщика) и медицинского учреждения в проекте «ЭЛН» выглядит следующим образом (рис. 1):

1. Сотрудник обращается в медучреждение, где выражает письменное согласие на получение ЭЛН.
2. Медучреждение регистрирует электронный листок нетрудоспособности в федеральной государственной информационной системе - единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».
3. Медучреждение получает из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» номер ЭЛН.
4. Медучреждение сообщает сотруднику номер ЭЛН.
5. По завершении периода болезни сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию организации, в которой работает.
6. Работодатель загружает ЭЛН по номеру из ФГИС ЕИИС «Соцстрах». ЭЛН заполнен в части, поставляемой от медучреждения. Работодатель заполняет свою часть ЭЛН сведениями о страховом стаже сотрудника и данными о среднем заработке и производит расчет.
7. Работодатель оплачивает сотруднику всю сумму пособия.
8. Работодатель передает в ФСС реестр сведений об ЭЛН, загруженных из ФГИС ЕИИС «Соцстрах», дополненных информацией о стаже сотрудников и данными для расчета пособий.
9. ФСС получает ЭЛН из ФГИС ЕИИС «Соцстрах».
10. ФСС проверяет полученные от работодателя сведения и присылает работодателю либо протокол ошибок, либо подтверждение получения реестра в срок не более 10 дней.
11. Подтвердив получение реестра, ФСС возмещает работодателю часть пособия сверх оплаты трех первых дней.

Рис. 1. Схема взаимодействия по проекту «ЭЛН»

1С:ИТС Об электронном листке нетрудоспособности и взаимодействии с ФСС см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».

Поддержка проекта «ЭЛН» в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 запрос из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» электронного листка нетрудоспособности производится по кнопке Получить данные из ФСС при вводе документа Больничный лист (рис. 2). При этом достаточно выбрать сотрудника и указать номер листка нетрудоспособности, полученный сотрудником в медучреждении.

Рис. 2. Документ «Больничный лист»

Автоматически из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» загружаются все данные электронного листка нетрудоспособности, в том числе сведения о медицинской организации и об особых причинах нетрудоспособности. Просмотреть результаты загрузки можно по гиперссылке Заполнены данные ЛН. Данные в документе Больничный лист автоматически дополняются сведениями из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» о стаже сотрудника, его среднем заработке, предыдущих больничных листах по уходу, условиях расчета НДФЛ и т. п.

Получив ЭЛН из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» и рассчитав его, работодатель оплачивает сотруднику пособие в обычном порядке, а в ФСС передает реестр электронных листков нетрудоспособности. Сформировать реестр, отправить его сразу или выгрузить в файл удобно в сервисе 1С-Отчетность. Расшифровка записи реестра ЭЛН содержит подробную информацию о листке нетрудоспособности.

Если при отправке реестра ЭЛН часть листков нетрудоспособности из-за каких-либо ошибок окажется не принятой ФСС, то исправления этих ошибок будут учтены при следующей отправке указанного реестра. Для этого начиная с версии 3.1.10 программы в отдельности для каждого ЭЛН сохраняется его состояние:

• Принят ФСС;
• Не принят ФСС.

Состояние ЭЛН автоматически обновляется при загрузке ответа ФСС.

Прямые выплаты пособий

Система выплат пособий сотрудникам напрямую из ФСС РФ была запущена еще в 2011 году. Особенности прямых выплат пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в субъектах РФ утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294.

К пилотному проекту ФСС в 2011 году подключились Нижегородская область и Карачаево-Черкесская республика. По состоянию на конец 2019 года прямой порядок выплат пособий из ФСС уже успешно работает в более чем в 50 субъектах РФ.

С 01.01.2020 в проекте участвуют Республика Коми, Республика Саха (Якутия), Удмуртская Республика, Кировская, Кемеровская, Оренбургская, Саратовская и Тверская области, Ямало-Ненецкий автономный округ.

Иркутская область должна была присоединиться к проекту с 01.07.2020, но срок был перенесен на 01.01.2020 (Постановление Правительства РФ от 13.11.2019 № 1444).

С 01.07.2020 проект распространится на другие регионы: Республика Башкортостан, Республика Дагестан, Красноярский и Ставропольский края, Волгоградская, Ленинградская, Тюменская и Ярославская области. Планируется, что в 2021 году к проекту прямых выплат присоединится вся страна.

Проект прямых выплат подразумевает, что суммы за счет ФСС перечисляются непосредственно сотрудникам для следующих видов пособий:

• пособие по временной нетрудоспособности по болезни;
• пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием;
• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребенка;
• ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• оплата дополнительного отпуска на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Ряд видов пособия по-прежнему выплачивается работодателем, а потом возмещается по заявлению из средств ФСС РФ:

• социальное пособие на погребение;
• оплата четырех дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами;
• расходы на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников.

Преимущества механизма прямых выплат

Участвуя в проекте ФСС «Прямые выплаты», с точки зрения расчета пособий страхователь по-прежнему:

• производит расчет среднего заработка;
• выплачивает работнику часть пособия - оплату трех первых дней болезни;
• предоставляет необходимые данные для расчета части из средств ФСС.

Преимущества проекта ФСС «Прямые выплаты»:

• улучшение положения застрахованных граждан при получении пособий в рамках обязательного социального страхования;
• пособия за счет ФСС выплачиваются в жестко установленные законодательством сроки;
• выплата пособий не зависит от финансового положения работодателя;
• улучшение положения страхователей при выплате пособий в рамках обязательного социального страхования;
• перенос обязательств по выплате части пособия непосредственно на ФСС.

Упрощение работы бухгалтера не столь очевидно: хранение, подготовка и ответственность по выявлению фальсификации листков нетрудоспособности не позволяют снизить нагрузку.

Дополнительными обязанностями для бухгалтеров при прямых выплатах становятся подготовка и отправка в ФСС:

• реестра, содержащего полные сведения об организации, выдавшей листок нетрудоспособности для проверки достоверности;
• данных о среднем заработке сотрудника для обеспечения возможности расчета фондом сумм к выплате;
• заявлений, содержащих банковские реквизиты сотрудника, для предоставления ФСС возможности перечислений пособий застрахованным.

Схема взаимодействия по проекту прямых выплат пособий из ФСС

Взаимодействие сотрудника застрахованного лица, работодателя - страхователя, ФСС - страховщика и медицинского учреждения в проекте ФСС «Прямые выплаты» выглядит следующим образом (рис. 3):

1. Сотрудник обращается в медицинское учреждение.
2. Сотрудник получает в медучреждении документ «листок нетрудоспособности».
3. По завершении болезни сотрудник передает в бухгалтерию организации, в которой работает, «закрытый» и частично заполненный  «листок нетрудоспособности». При этом сотрудник заполняет заявление в ФСС с просьбой произвести оплату пособия с указанием реквизитов для перечисления средств. Работодатель заполняет свою часть «листка нетрудоспособности» сведениями о страховом стаже сотрудника и данными о среднем заработке и производит расчет.
4. Работодатель оплачивает сотруднику (при необходимости) 3 первых дня болезни.
5. Работодатель передает в ФСС реестр сведений для расчета пособия и заявление о перечислении денежных средств на счет застрахованного лица в срок не более 5 дней.
6. ФСС проверяет полученные сведения и сообщает работодателю либо протокол ошибок, либо подтверждение получения реестра и заявления.
7. Подтвердив получение реестра и заявления, ФСС рассчитывает оплачиваемую из средств фонда сумму и производит перечисление сотруднику в соответствии с заявлением.

Рис. 3. Схема взаимодействия по проекту прямых выплат пособий из ФСС

Прямые выплаты в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Для подтверждения участия региона в проекте прямых выплат в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 в настройке Учетной политики организации на закладке Пособия ФСС следует установить флаг Подтверждаю, что организация зарегистрирована в регионе с прямой выплатой пособий через ФСС и в поле Выплата пособий передана в ФСС с: указать дату вступления в пилотный проект (рис. 4).

Рис. 4. Настройка учетной политики

В результате настройки Учетной политики в документе Больничный лист становится доступной закладка Пилотный проект ФСС (рис. 5).

Рис. 5. Документ «Больничный лист»

По ссылке Заполнить данные для реестра сведений, передаваемого в ФСС открывается форма для заполнения данных о медицинской организации и враче, выдавшем листок нетрудоспособности. В отделение ФСС необходимо передать заявление работника на выплату пособия. Его можно сформировать тут же по ссылке Ввести заявление сотрудника на выплату пособия. Данные, которые уже есть в программе, подставляются в заявление автоматически.

В меню Отчетность, справки предусмотрено специализированное рабочее место Пособия за счет ФСС, где можно создать документы на оплату пособий, а затем, используя сервис 1С-Отчетность, сразу же отправить необходимые сведения в требуемом формате по каналам электронной связи в ФСС.

1С:ИТС Подробнее о подготовке в 1С и отправке в ФСС реестра сведений для прямых выплат см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».

Электронный листок нетрудоспособности при прямых выплатах

Преимущества электронных листков нетрудоспособности в проекте прямых выплат

Одновременное участие страхователя в обоих проектах ФСС предоставляет для организации широкие возможности автоматизации обработки пособий. С бухгалтера снимается ответственность контроля фальсификации листков нетрудоспособности. Работодатель оплачивает три первых дня больничных листов, уже зарегистрированных в ФСС. Однако страхователь получает не только преимущества двух проектов, но и необходимость формирования и представления отчетности отдельно по каждому из проектов.

Схема взаимодействия при участии страхователя в двух проектах

Взаимодействие сотрудника застрахованного лица, работодателя - страхователя, ФСС - страховщика и медицинского учреждения в случае участия работодателя в проектах ФСС ЭЛН и прямых выплат выглядит следующим образом (рис. 6):

1. Сотрудник обращается в медучреждение.
2. Медучреждение регистрирует ЭЛН в ФГИС ЕИИС «Соцстрах».
3. Медучреждение получает из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» номер ЭЛН.
4. Медучреждение сообщает сотруднику номер ЭЛН.
5. По завершении болезни сотрудник передает в бухгалтерию организации, в которой работает, номер ЭЛН. При этом сотрудник заполняет заявление в ФСС с просьбой произвести оплату пособия с указанием реквизитов для перечисления средств.
6. Работодатель загружает ЭЛН по номеру из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» (ЭЛН заполнен в части, поставляемой от медучреждения), заполняет свою часть ЭЛН сведениями о страховом стаже сотрудника и данными о среднем заработке и производит расчет.
7. Работодатель оплачивает сотруднику (при необходимости) три первых дня болезни.
8. Работодатель передает в ФСС реестр сведений об ЭЛН, загруженных из ФГИС ЕИИС «Соцстрах», дополненных информацией о стаже сотрудников и данными для расчета пособий, реестр сведений для расчета пособия по прямым выплатам и заявление сотрудника о перечислении денежных средств на счет застрахованного лица.
9. ФСС получает ЭЛН из ФГИС ЕИИС «Соцстрах».
10. ФСС проверяет полученные сведения и сообщает работодателю либо протокол ошибок, либо подтверждение получения реестра и заявления.
11. Подтвердив получение реестра, ФСС перечисляет сотруднику часть пособия сверх оплаты трех первых дней.

Рис. 6. Схема взаимодействия при участии страхователя в проекте «ЭЛН» и прямых выплат

ЭЛН при прямых выплатах в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в документе Больничный лист можно загрузить электронный лист нетрудоспособности по его номеру. При этом на закладке Пилотный проект произойдет автоматическое детальное заполнение всей требуемой информации. А в сервисе 1С-Отчетность пользователям предоставляется возможность сформировать реестры по прямым выплатам и по ЭЛН.

От редакции. Подробнее о выплатах за счет ФСС, прямых выплатах, электронном больничном листе, а также о возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 по взаимодействию с ФСС в рамках проекта «ЭЛН» и пилотного проекта по прямым выплатам представители ФСС и эксперты 1С рассказывали на лекции от 14.11.2019. Видеозапись доступна для просмотра на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.