Как рассчитать отпускные в 2021 году (шпаргалка с примерами)

Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата работника – это вознаграждение за труд. Соответственно, заработная плата начисляется сотруднику за отработанное им время, т. е. за рабочие дни. Отпускные же выплачиваются за календарные дни. То есть заработная плата состоит из «цены» рабочих дней, помноженных на их количество. А отпускные считаются по «цене» календарных дней, да еще и исходя из среднего заработка. Отсюда и возникает разница.

Для офисных сотрудников с пятидневкой и окладом расклад такой: чем меньше рабочих дней в месяце, тем они «дороже». Тогда как «средний заработок» так и остается средним. Соответственно, отпуск в месяцах с наименьшим количеством рабочих дней (январь, май) наименее выгоден по деньгам. Так что нужно четко понимать, если хочется увеличить продолжительность январских и майских праздников за счет добавления отпускных дней, этот финт обойдется недешево.

Есть, конечно, компании, которые компенсируют своим сотрудникам возникшую «отрицательную» разницу в добровольном порядке (на основании условий трудового/коллективного договора и т. п.). Но сейчас речь не о них. Рассказываем, как считаются суммы отпускных на практических примерах, из которых легко понять, на какую сумму отпускных выплат в каком месяце можно рассчитывать в 2021 году.

Порядок предоставления отпусков

Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».

На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.

Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).

Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия работника без уважительных причин.
• время отпусков по уходу за ребенком.

Расчет среднего заработка для отпускных в 2021 году

Еще раз напомним, что средний заработок рассчитывается в соответствии с положениями ст. 139 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат (независимо от их источников), предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты труда.

К таким выплатам относятся:

• заработная плата, включая надбавки и коэффициенты: по окладу, тарифам, сдельная, в виде % от выручки и пр., в том числе – в неденежной форме (оплата питания сотрудников и т.п., если это предусмотрено системой оплаты труда);
  

• надбавки и доплаты, а также выплаты, связанные с условиями труда;

• премии и другие вознаграждения, относящиеся к вознаграждениям за труд;

• другие виды выплат, относящиеся к заработной плате.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

Расчет среднего заработка работника (независимо от режима его работы) производится исходя из:

• фактически начисленной ему заработной платы;

• фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. 

Календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

В случае, если у работника за предыдущие 24 месяца нет начислений зарплаты и фактически отработанных дней, то средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце, в котором он рассчитывается (п. 7 Постановления № 922). Например, когда работник еще не успел отработать 24 месяца или находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, средний заработок будет считаться исходя из текущей зарплаты. Если у работника нет и такого заработка, то средняя заработная плата определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада, указанного в трудовом договоре или штатном расписании (п. 7 Постановления № 922). 

Расчет отпускных в 2021 году

Согласно ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков считается следующим образом:

1. Берем заработки за последние 12 календарных месяцев (складываем все суммы заработной платы и прочих выплат за каждый из этих месяцев).

2. Полученную в п. 1 сумму делим на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Результат – «цена дня», используемая для расчета суммы отпускных выплат.

При этом, если в коллективном договоре установлены иные периоды расчета среднего заработка, бухгалтер должен выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных работодателем. Затем нужно сравнить полученные показатели. Применять свой вариант можно лишь в том случае, если он не ухудшил показатель выплат. А общий порядок расчетов необходим для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.

Формулы определения среднего заработка:

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отработаны:

«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12 х 29,3.

2. Если предшествующие отпуску 12 месяцев отработаны не полностью:

«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка/(А х 29,3 + В х 29,3/С),

где: 

А - количество месяцев, отработанных полностью.
В - количество отработанных календарных дней в месяце (месяцах) отработанном (отработанных) не полностью.
С – общее количество календарных дней в месяце (месяцах) за каждый не полностью отработанный месяц (месяцы).

Сумма отпускных выплат = «Цена дня» отпускных х Количество дней отпуска. 

Примеры расчетов отпускных выплат в 2021 году

Ситуация 1

Сотрудник работает на условиях 5-дневной рабочей недели и стабильно получает одну и ту же сумму заработной платы (оклад). Такому работнику совсем просто высчитать, какую сумму отпускных выплат он получит. Для этого ему достаточно взять сумму своей заработной платы и разделить на 29,3, а затем умножить на количество дней отпуска.

Пусть заработная плата такого работника составляет 100 000 руб. «чистыми», т. е. это сумма, которую он получает ежемесячно («аванс» + «зарплата») уже после удержания НДФЛ. Оклад в этом случае составит 114 943 руб. Тогда «цена дня» отпускных составит 3 922,96 руб. (114 943 / 29,3).

А сумма отпускных за 7 календарных дней – 27 460,72 руб. (3 922,96 х 7).

Если же сотрудник хочет сберечь отпускные дни, то он может написать заявление на 5 дней отпуска (с понедельника по пятницу), и тогда сумма отпускных составит 19 614,8 руб. (3 922,96 х 5).

Но, сохранив дни отпуска, работник получит меньше денег.

В Расчете № 1 наглядно можно увидеть разницу между заработной платой за 5 рабочих дней и суммами отпускных выплат за 7 и за 5 календарных дней. При этом следует обратить внимание на те месяцы, в которых разница получается отрицательной, – отпуск в этот период принесет сотруднику дополнительный доход за счет того, что рабочих дней в них много и «цена» рабочего дня становится меньше.

Для расчета использован производственный календарь за 2021 год.

Расчет № 1

2021 год	Количество рабочих дней в 2021 г.	«Цена» рабочего дня	Разница между выплатами (за 1 день)	Разница между выплатами (за 7 дней с учетом выходных)	Разница между выплатами (за 5 рабочих дней)
январь	15	6 666,67	3 253,70	9 442,54	16 268,48
февраль	19	5 263,16	1 850,19	2 425,00	9 250,94
март	22	4 545,45	1 132,48	-1 163,52	5 662,42
апрель	22	4 545,45	1 132,48	-1 163,52	5 662,42
май	19	5 263,16	1 850,19	2 425,00	9 250,94
июнь	21	4 761,90	1 348,93	-81,27	6 744,67
июль	22	4 545,45	1 132,48	-1 163,52	5 662,42
август	22	4 545,45	1 132,48	-1 163,52	5 662,42
сентябрь	22	4 545,45	1 132,48	-1 163,52	5 662,42
октябрь	21	4 761,90	1 348,93	-81,27	6 744,67
ноябрь	20	5 000,00	1 587,03	1 109,21	7 935,15
декабрь	22	4 545,45	1 132,48	-1 163,52	5 662,42

В Расчете № 2 посчитаем, какую общую сумму получит сотрудник, взяв недельный отпуск в каждом из месяцев в 2021 году.

Из общего количества рабочих дней за каждый месяц вычитаются 5 рабочих дней, которые будут пропущены работником в обычном случае при отпуске 7 дней/5 дней, и подсчитывается сумма выплат за месяц (зарплата + отпускные), которую он получит в итоге.

Расчет № 2

2021 год	Кол-во отработанных рабочих дней	Сумма зарплаты за отработанное время	Отпускные за 7 календарных дней	Итого «на руки» при отпуске 7 дней	Отпускные за 5 календарных дней	Итого «на руки» при отпуске 5 дней
январь	10	66 666,67	23 890,79	90 557,46	17 064,85	83 731,52
февраль	14	73 684,21	23 890,79	97 575,00	17 064,85	90 749,06
март	17	77 272,73	23 890,79	101 163,52	17 064,85	94 337,58
апрель	17	77 272,73	23 890,79	101 163,52	17 064,85	94 337,58
май	14	73 684,21	23 890,79	97 575,00	17 064,85	90 749,06
июнь	16	76 190,48	23 890,79	100 081,27	17 064,85	93 255,33
июль	17	77 272,73	23 890,79	101 163,52	17 064,85	94 337,58
август	17	77 272,73	23 890,79	101 163,52	17 064,85	94 337,58
сентябрь	17	77 272,73	23 890,79	101 163,52	17 064,85	94 337,58
октябрь	16	76 190,48	23 890,79	100 081,27	17 064,85	93 255,33
ноябрь	15	75 000,00	23 890,79	98 890,79	17 064,85	92 064,85
декабрь	17	77 272,73	23 890,79	101 163,52	17 064,85	94 337,58

Как видно из Расчета № 2, выгодными месяцами для отпускника в 2021 году являются:

• март,

• апрель,

• июнь,

• июль,

• август,

• сентябрь

• октябрь,

• декабрь.

А вот январь, февраль, май и ноябрь – месяцы, в которых отпуск лишит сотрудника части заработка.

Ситуация 2

Сложнее рассчитать суммы отпускных выплат, если сотрудник хоть и работает на условиях 5-дневной рабочей недели, но при этом часто болеет, подолгу находится в командировках и получает в каждом месяце разные суммы заработной платы. Такому работнику будет сложно самостоятельно рассчитать сумму своих доходов за предшествующие 12 месяцев, а еще сложнее высчитать сумму календарных дней, которые относятся к этим доходам.

В Расчете № 3 вычислим средний заработок для работника, вышедшего на работу в октябре 2020 года. Допустим, он отработал полностью октябрь месяц, а в ноябре и декабре болел по несколько дней.

При этом оплата труда вышеуказанного работника включает в себя ежемесячные премии за производственные показатели.

Расчет № 3

Год	Месяц	Суммы выплат, учитываемых при расчете среднего заработка	Кол-во отработанных календарных дней в месяце, отработанном не полностью	Кол-во дней расчетного периода (столбец 4 х 29,3 / кол-во дней в месяце)
1	2	3	4	5
2020	Октябрь	100 000,00		29,3
2020	Премия за Октябрь:	10 000,00
2020	Ноябрь	75 000,00	23	22,46
2020	Премия за Ноябрь:	7 500,00
2020	Декабрь	78 260,87	24	22,68
2020	Премия за Декабрь:	7 826,09
Итого		278 586,96		74