Содержание
Подготовка к проведению
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и пунктом 27 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, все организации обязаны перед составлением бухгалтерской отчетности за 2002 год провести инвентаризацию имущества и обязательств.
При применении этой нормы на практике следует учитывать следующие особенности.
Во-первых, она не распространяется на имущество, инвентаризация которого в текущем году уже проводилась, но не ранее 1 октября 2002 года.
Во-вторых, инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.
В-третьих, организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризацию товаров, сырья и материалов могут проводить не перед составлением годового отчета, а в период наименьших остатков материально-производственных запасов.
Инвентаризация имущества и обязательств направлена обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, в ходе ее проведения проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания).
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ могут создаваться рабочие (временные) инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаци имущества и обязательств допускается возлагать на указанную ревизионную комиссию. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В соответствии с пунктом 2.3 Методических указаний документ о составе комиссии оформляется в виде приказа, постановления или распоряжения (форма приведена в приложении № 1 к Методическим указаниям) и регистрируется в книге контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации (форма приведена в приложении № 2).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). При необходимости в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или аудиторских организаций.
Рассмотрим отдельные аспекты инвентаризации имущества и обязательств организации.
Инвентаризация основных средств
В ходе инвентаризации основных средств выявляется фактическое наличие имущества этого вида и сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета.
Если бухгалтерский учет ведется в "1С:Бухгалтерии 7.7", то до начала проведения инвентаризации основных средств рекомендуется проверить наличие инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета.
В соответствии с постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а инвентарная карточка по форме ОС-6 ведется в бухгалтерии на каждый объект основных средств или группу однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.
В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Инвентарная карточка открывается в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта в состав основных средств. В "1С:Бухгалтерии 7.7" карточка формируется из формы списка справочника "Основные средства".
Пример 1
17.01.2002 с помощью документа "Ввод в эксплуатацию ОС" зарегистрирован факт принятия к бухгалтерскому учету объекта основных средств "Компьютер" (инвентарный номер 00000004).
Для составления инвентарной карточки этого объекта следует установить в качестве рабочей даты 17.01.2002, открыть справочник "Основные средства", выбрать строку с объектом и "нажать" на кнопку "Инвентарная карточка ОС-6" (рис.1).
Рис. 1. Форма списка справочника "Основные средства"
В процессе эксплуатации объекта на основании соответствующих документов в карточке регистрируется его перемещение, расходы на дооборудование, реконструкцию, модернизацию, капитальный ремонт.
Для сопоставления фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учета составляется инвентаризационная опись основных средств по форме № инв-1.
В "1С:Бухгалтерии 7.7" опись формируется с помощью специализированного отчета "Инвентаризационная опись".
Рассмотрим порядок настройки параметров отчета для следующего примера.
Пример 2
Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся в эксплуатации в бухгалтерии, распоряжением руководителя от 27.11.2002 назначена комиссия в составе: председатель комиссии Васильев В.С., члены комиссии Григорьев С.Г., Крылова Е.П. и Семакин А.Т. Начало проведения инвентаризации 02.12.2002. Материально-ответственное лицо за сохранность имущества, подлежащего инвентаризации, - Оболенская Г.С.
Для подготовки инвентаризационной описи в форме отчета указывают ее порядковый номер и дату составления.
Сведения об основании для проведения инвентаризации, составе комиссии, дате начала инвентаризации и материально-ответственном лице приводят на закладке "Реквизиты" (рис. 2). Эти сведения используются для заполнения отдельных полей формы № инв-1.
Рис. 2. Пример заполнения закладки "Реквизиты" отчета "Инвентаризационная опись"
Критерии включения объектов в инвентаризационную опись задают на закладке "Основные средства" (рис. 3).
Рис. 3. Пример заполнения закладки "Основные средства" отчета "Инвентаризационная опись"
В общем случае в опись можно включить все или отдельные виды имущества: собственные или арендованные, используемые внутри организации или являющиеся доходными вложениями в материальные ценности.
Для рассматриваемого примера опись составляется по объектам, учтенным на счете 01.1 "Основные средства в организации".
Печать описи (в 2-х экземплярах) производится по кнопке "Сформировать опись по форме ИНВ-1". При этом в графах 12 и 13 автоматически проставляется количество и стоимость объектов по данным бухгалтерского учета на дату составления описи.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов, заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия включает в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета описываются в сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме № инв-18.
В бухгалтерском учете эти расхождения отражаются следующим образом (см. таблицу 1).
Таблица 1
| Результат инвентаризации | Отражение в бухгалтерском учете | Сумма проводки | |
|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | ||
Выявлен объект, не принятый к учету |
08.4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" |
98.2 "Безвозмездные поступления (ОС)" |
Рыночная стоимость объекта |
Объект принят к учету |
01.1 "Основные средства в организации" |
08.4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" |
Рыночная стоимость объекта |
Включение в доходы стоимости объектов, не принятых к учету, - по мере начисления амортизации |
98.2 "Безвозмездные поступления (ОС)" |
91.1 "Прочие доходы" |
Сумма амортизационных отчислений по объекту (в части, приходящейся на стоимость неучтенного объекта) |
Выявлена недостача объекта основных средств |
01.2 "Выбытие основных средств" |
01.1 "Основные средства в организации" |
Балансовая стоимость объекта |
02.1 "Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01" |
01.2 "Выбытие основных средств" |
Сумма накопленной амортизации |
|
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
01.2 "Выбытие основных средств" |
Остаточная стоимость объекта |
|
Недостача отнесена на виновное лицо |
73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
Остаточная стоимость объекта |
73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" |
98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" |
Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц (цена возможной реализации недостающего объекта), и остаточной стоимостью объекта |
|
Отнесение разницы на доходы организации - по мере возмещения материального ущерба |
98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" |
91.1 "Прочие доходы" |
Доля разницы в возмещаемой сумме ущерба |
Лицо, виновное в недостаче объекта, не установлено |
91.2 "Прочие расходы" |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
Остаточная стоимость объекта |
Инвентаризация товарно-материальных ценностей
К товарно-материальным ценностям относятся производственные запасы, готовая продукция, товары и прочие запасы.
До начала проверки фактического наличия ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты об их движении.
Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации...на...(дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Для сопоставления фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета составляется инвентаризационная опись по форме № инв-3. В "1С:Бухгалтерии 7.7" подготовка данной описи производится также с помощью специализированного отчета "Инвентаризационная опись".
При этом закладка "Реквизиты" заполняется в том же порядке, что и при составлении описи по форме № инв-1.
На каждый вид ценностей составляется отдельная опись.
Ценности, которые подлежат включению в опись, указываются на закладке "ТМЦ на местах хранения".
На рис. 4 приведен пример заполнения формы для включения в опись ценностей, принятых к учету в качестве материальных запасов (счет 10 "Материалы"), материальная ответственность за сохранность которых возложена на Михайлову С.В.
Рис. 4. Пример заполнения закладки "ТМЦ на местах хранения" отчета "Инвентаризационная опись"
На сформированной с помощью отчета инвентаризационной описи по форме № инв-3 материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Фактическое наличие товарно-материальных ценностей комиссия проверяет путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально-ответственных лиц.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета вносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № инв-19.
В бухгалтерском учете эти расхождения отражаются следующим образом (см. таблицу 2).
Таблица 2
| Результат инвентаризации | Отражение в бухгалтерском учете | Сумма проводки | |
|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | ||
Выявлены материальные запасы, не принятые к учету |
10 "Материалы", соответствующий субсчет |
98.5 "Прочие безвозмездные поступления" |
Рыночная стоимость материальных запасов |
Выявлены товары, не принятые к учету |
41 "Товары", соответствующий субсчет |
98.5 "Прочие безвозмездные поступления" |
Рыночная стоимость товаров |
Выявлены излишки готовой продукции на складе |
43 "Готовая продукция" |
98.5 "Прочие безвозмездные поступления" |
Рыночная стоимость оборудования |
Включение в доходы стоимости излишков материалов, товаров, готовой продукции по мере их отпуска со склада, продажи |
98.5 "Прочие безвозмездные поступления" |
91.1 "Прочие доходы" |
Учетная стоимость ценностей |
Выявлено оборудование, не принятое к учету |
07 "Оборудование к установке" |
98.5 "Прочие безвозмездные поступления" |
Рыночная стоимость оборудования |
Выявлены отдельные неучтенные объекты основных средств, не требующие монтажа |
08.4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" |
98.2 "Безвозмездные поступления (ОС)" |
Рыночная стоимость объекта |
Включение в доходы стоимости неучтенного оборудования, отдельных объектов основных средств - по мере начисления амортизации |
98.5 "Прочие безвозмездные поступления",98.2 "Безвозмездные поступления (ОС)" |
91.1 "Прочие доходы" |
Сумма амортизационных отчислений по объекту (в части, приходящейся на стоимость неучтенного объекта) |
Выявлена недостача материалов |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
10 "Материалы", соответствующий субсчет |
Исходя из оценки данного вида запасов согласно учетной политике |
Выявлена недостача товаров на складах |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
41 "Товары", соответствующий субсчет |
Исходя из оценки данного вида запасов согласно учетной политике |
Выявлена недостача товаров в розничной торговле (учет по продажным ценам) |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
41.2 "Товары в розничной торговле" |
Продажная цена товара |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
42 "Торговая наценка" |
Торговая наценка по недостающим товарам (сторно) |
|
Выявлена недостача оборудования |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
07 "Оборудование к установке" |
Стоимость оборудования согласно документам поставщика |
Выявлена недостача отдельных объектов основных средств, не требующих монтажа |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
08.4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" |
Стоимость объектов основных средств согласно документам поставщика |
Выявлена недостача готовой продукции |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
43 "Готовая продукция" |
Фактическая себестоимость продукции |
Недостача ценностей отнесена на виновное лицо |
73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
Учетная стоимость (совпадает с суммой проводки в дебет счета 94) |
73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" |
98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" |
Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц (цена возможной реализации недостающих ценностей), и учетной стоимостью |
|
Отнесение разницы на доходы организации - по мере возмещения материального ущерба |
98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" |
91.1 "Прочие доходы" |
Доля разницы в возмещаемой сумме ущерба |
Отнесение недостачи на расходы при отсутствии виновного лица |
91.2 "Прочие расходы" |
94 "Недостачи и потери от порчи имущества" |
Учетная стоимость (совпадает с суммой проводки в дебет счета 94) |
Инвентаризация иных видов имущества и обязательств
При подготовке годового бухгалтерского отчета инвентаризации также подлежат:
- финансовые вложения;
- расходы будущих периодов;
- незавершенное производство;
- денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности;
- расчеты;
- резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.
При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.
Перед началом проведения инвентаризации ценных бумаг составляется инвентаризационная опись по форме № инв-16, в которой приводится перечень, количество и номинальная стоимость ценных бумаг по данным бухгалтерского учета. В ходе инвентаризации комиссия отражает в этой описи фактическое наличие ценных бумаг и результаты сопоставления с данными бухгалтерского учета.
В ходе инвентаризации расходов будущих периодов комиссия по документам устанавливает сумму, подлежащую отражению на счете расходов будущих периодов и отнесению на расходы в течение документально обоснованного срока в соответствии с разработанными в организации расчетами и учетной политикой.
По ее результатам оформляется акт по форме № инв-11, в котором перечисляются отдельные виды таких расходов, дата их возникновения и размер, срок погашения, списанная до начала инвентаризации сумма расхода и расчетный остаток расходов, подлежащих списанию в будущем периоде.
При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, определяется:
- фактическое наличие заделов и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
- фактическая комплектность незавершенного производства (заделов);
- остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.
Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40.
Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по их видам, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на счетах в банках производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих балансовых счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.
Инвентаризация счета 57 "Переводы в пути" производится путем сверки числящихся на этом счете сумм с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.
Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах учета расчетов с банками и другими организациями по кредитам и займам, с бюджетом по налогам и сборам, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Инвентаризация расчетов оформляется актом по форме № инв-17, в котором отдельно по дебиторской и кредиторской задолженности приводится информация о состоянии расчетов по балансу.
Наконец, инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей направлена на проверку правильности и обоснованности созданных в организации резервов предстоящих расходов и платежей.
Результаты инвентаризации иных видов имущества отражаются в бухгалтерском учете в выше описанном порядке. Расхождения в суммах дебиторской и кредиторской задолженности списываются на счет 91 "Прочие доходы и расходы".
