Формат представления отчетности в электронном виде, версия 3.00

Общие сведения о форматах

Также смотрите:

• Форматы представления отчетности в налоговые органы в электронном виде
• Другие статьи раздела "Отчетность"
• Форум "Представление регламентированной отчетности"
• Сайт ФГУП ГНИВЦ МНС России
• Формат представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде. Версия 3.00, на сайте МНС России

Эта статья предназначена в первую очередь специалистам, которые занимаются разработкой программных средств подготовки отчетности в электронном виде и приема такой отчетности. Однако статья будет полезна и пользователям, которые применяют указанные программные средства.

Так как на момент написания этого материала в формате 3.00 утверждены составы показателей только для налоговых деклараций, по тексту статьи мы будем использовать оба термина: "форма отчетности" и "налоговая декларация", в данном случае они будут равноценными.

Форматы представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде - это набор документов, регламентирующих:

• правила именования файлов с данными отчетности;
• структуру файлов с данными отчетности;
• имена и последовательность расположения показателей отчетности;
• правила указания значений показателей отчетности.

Правила представления данных какой-либо налоговой декларации в электронном виде определяются двумя взаимосвязанными документами:

• "Общие требования к составу и структуре показателей". Для формата версии 3.00 "Общие требования" утверждены приказом МНС России от 22.12.2003 № БГ-3-13/705@;
• состав и структура показателей конкретной формы отчетности.

Составы показателей для форм отчетности утверждаются отельными приказами МНС России.

Фактически документ "Состав и структура показателей…" конкретной формы отчетности является, можно сказать, подчиненным по отношению к общим требованиям. Поэтому, в случае каких-либо противоречий, следует руководствоваться именно общими требованиями к формированию файлов отчетности.

Правила именования файлов с данными отчетности

Файл с данными отчетности - это текстовый файл в кодировке ДОС. Файл должен иметь имя следующей структуры:

ОMMMMMГГ.nnn, где

• О - префикс, обозначающий данные форм бухгалтерской и налоговой отчетности налогоплательщиков-организаций (индивидуальных предпринимателей, физических лиц);
• МММММ - 5 - 9 цифры ИНН налогоплательщика - юридического лица или 6 - 10 цифры ИНН налогоплательщика - индивидуального предпринимателя или физического лица;
• ГГ - две последние цифры года, за который передается информация;
• nnn - порядковый номер файла в отчетном году по данному типу передаваемой информации.

Например, имя файла O0788604.019 означает:

• О - файл содержит данные налоговой отчетности организации;
• 07886 - фрагмент ИНН организации;
• 04 - данные за 2004 год;
• 019 - это 19-й файл с данными отчетности, переданный организацией в ИМНС.

Необходимо обратить внимание на расширение файла, которое представляет собой порядковый номер файла.

В соответствии с правилами именования файлов, все файлы с данными отчетности, представленные в налоговый орган в каком либо одном году, имеют одно и то же имя. Поэтому при подготовке таких файлов важно, чтобы расширения этих файлов всегда были различными. Последовательность номеров файлов допускается разрывной: не обязательно, чтобы за файлом с расширением *.003 непременно следовал файл с расширением 004 - это может быть файл с расширением 005 или с любым другим номером; главное, чтобы расширение у файла не было таким же, какие уже были у файлов, переданных в налоговый орган ранее.

Состав файла с данными отчетности

Файл с данными отчетности состоит из строк, в которых могут содержаться либо реквизиты отчетности, либо разделители.

Разделители, которые используются в файле отчетности, представляют собой группы символов трех видов:

• @@@ - конец фрагмента (конец служебной или информационной частей файла);
• ### - конец блока;
• === - признак конца файла.

Строки, содержащие реквизиты отчетности, представляют собой конструкцию следующего вида:

<КодРеквизита>:<ЗначениеРеквизита>

Как правило, каждый реквизит соответствует одной заполняемой позиции (показателю) "бумажной" формы отчетности, либо может содержать общие сведения о налогоплательщике или об отправителе отчетности, например:

ИдПол:7729

В этом реквизите записан идентификатор получателя информации - код налоговой инспекции. В данном примере кодом реквизита является последовательность символов "ИдПол", значением - 7709, а двоеточие ":" - разделителем. Пробелы перед кодом реквизита, между кодом реквизита и разделителем, между разделителем и значением реквизита, а также после значения реквизита - не допускаются: например, если значение реквизита начинается с пробелов, при формировании файла с данными отчетности эти пробелы должны быть принудительно удалены.

Файл с данными отчетности состоит из двух частей: служебной и информационной. Каждая часть должна заканчиваться признаком "@@@".

Строки внутри каждой части разбиваются на блоки - группы связанных по смыслу реквизитов. Блоки заканчиваются символами "###".

Типы реквизитов

Реквизиты, которые могут присутствовать в файле с данными отчетности, разделяются на 4 типа.

Обязательный реквизит - это реквизит, который должен обязательно присутствовать в файле отчетности. У обязательного реквизита должно быть значение.

Необязательный реквизит - это реквизит, который может как присутствовать, так и отсутствовать в файле отчетности. Как правило, необязательные реквизиты не включаются в файл отчетности при отсутствии их значения.

Условно-обязательный реквизит - это реквизит, присутствие которого в файле отчетности зависит от условия присутствия (УП). Если условие присутствия выполняется - реквизит должен обязательно присутствовать в файле отчетности, и в этом случае он ведется себя как обязательный реквизит. Если условие присутствия не выполняется, условно-обязательный реквизит по своим свойствам приравнивается к необязательному.

Условия присутствия условно-обязательных реквизитов указываются в графе "Структура реквизита и дополнительная информация" формата (в общих требованиях или в составе показателей конкретной формы отчетности).

Предписанный реквизит - это реквизит, код которого должен обязательно присутствовать в файле отчетности, в то время как значения может и не быть. Как правило, предписанными реквизитами являются показатели ячеек таблиц форм отчетности.

Тип реквизита обозначает буквой О, Н, У или П в графе "Тип" формата.

Коды реквизитов

Код реквизита - это последовательность символов, используемая для обозначения реквизита файла. В файле отчетности используются 2 вида кодов.

Коды реквизитов, не являющихся элементами формы отчетности, состоят только из русских букв. В качестве кодов используются сокращенные наименования этих реквизитов.

Например:

• ВерсФорм - версия формата;
• НаимОтпрЮл - наименование отправителя - юридического лица.

Коды реквизитов, которые являются ячейками таблиц форм отчетности, составляются по определенным правилам. Коды таких показателей могут содержать только буквы и цифры. Коды показателей формируются следующим образом:

ПРРРРРСССССГГ, где

• П - префикс показателей табличной части формы - постоянная часть кода реквизита;
• РРРРР - пятизначный номер (код) раздела формы;
• ССССС - пятизначный номер (код) строки формы;
• ГГ - двузначный номер графы формы.

В данном случае используется "позиционное" образование кодов реквизитов: код реквизита зависит от положения ячейки в форме отчетности. Это позволяет, во-первых, легко образовывать коды для самых различных по смыслу показателей форм отчетности, во-вторых, при визуальном анализе файла отчетности легко определять - какой показатель формы отчетности содержится в данном реквизите.

Например, показатель расчета по авансовым платежам по единому социальному налогу с кодом П000010000100 означает, что в нем содержится значение показателя из раздела 00001, строки 001.

В состав показателей конкретной формы отчетности входит реквизит КолПокФОтч. Его значение вычисляется как количество реквизитов файла отчетности, коды которых образованы по "позиционному" принципу. О правилах подсчета количества показателей МНС России было выпущено информационное письмо от 02.07.2003.

Значения реквизитов

Типы значений

Реквизиты могут иметь одно значение типа "число", "дата" или "текст", или сложное значение, которое может состоять из значений простых типов в различных сочетаниях, включая разделители.

Как правило, значения простых типов имеют реквизиты, содержащие значения ячеек таблиц форм отчетности, например:

П000020001003:84821 - реквизит типа "число"

или

П000010004000:15.10.2004 - реквизит типа "дата".

Значение простого типа называется "слово".

Значения простых типов в документах, описывающих форматы, обозначаются латинскими буквами N, D, T.

Кроме перечисленных типов значений, значения реквизитов могут представлять собой разнообразные сочетания значений простых типов. Значение сложного типа называется "словосочетание".

Длина значения

В формате значения реквизитов описываются не только типом, но и максимально допустимой длиной значения, которая указывается в скобках после его типа. Например, синтаксическая конструкция Т(1000) означает, что значение реквизита - строка текста длиной не более 1000 символов.

Если значением реквизита является дробное десятичное число, то формат его представления указывается в виде N(m.k), где m - максимальное количество знаков в числе, включая целую и дробную часть числа, десятичную точку и знак "-" (минус), а k - число знаков дробной части числа.

При обработке числовых значений реквизитов необходимо учитывать следующие правила.

Фиксированные типы значений

Кроме значений простых и составных типов, в формате используются значения, которые мы назовем значениями фиксированных типов.

Значения фиксированных типов обозначаются особыми синтаксическими конструкциями - буквами и буквенно-цифровыми комбинациями.

Указание типов значений в форматах

В форматах тип значения реквизита указывается в одноименной графе и представляет собой буквенное или буквенно-цифровое обозначение типа значения, вслед за которым в круглых скобках указывается длина значения:

В качестве примера рассмотрим реквизиты раздела "Сведения об отправителе - юридическом лице" (см. таблицу).

В тех случаях, когда для реквизита допустимы значения различных типов, они все перечисляются в графе "Формат" и разделяются вертикальной чертой "|".

Например, так указаны типы значений для реквизита "Телефон отправителя": эта запись означает, что значение реквизита ТелОтпр может быть либо строкой длиной не более 20 символов, либо пустым выражением, не содержащим ни одного символа.

Когда значение реквизита является составным, тип значения указывается для каждой части такого составного значения. Например, реквизит "Фамилия, Имя, Отчество отправителя" состоит из трех значений, каждое значение является текстом длиной не более 60 символов, и значения отделяются друг от друга запятыми.

Пустое выражение

Среди типов значений реквизитов особое место занимает значение типа "пустое выражение". Расследование обращений пользователей программных продуктов фирмы "1С" показывает, что в программных продуктах подготовки данных отчетности в электронном виде и в приемных программах налоговых органов зачастую по-разному реализуется работа с данными этого типа, что, в свою очередь, вызывает проблемы у налогоплательщиков при представлении отчетности.

В данном разделе мы подробно остановимся на правилах использования значений реквизитов этого типа.

Определение "пустого выражения" дано в разделе "Понятия и обозначения" Приложения 1 документа "Общие требования к составу и структуре показателей": пустое выражение определяется как "выражение, не содержащее ни одного символа". В составах показателей форм отчетности, если для реквизита в качестве значения допустимо пустое выражение, это обозначается конструкцией E(0) в графе "Формат".

Однако, ниже, в разделе V "Табличное представление блоков информации" того же Приложения 1, дается несколько иное определение пустого выражения для обязательных реквизитов: "При отсутствии значения в обязательном реквизите в текстовом формате и формате код проставляется прочерк <->, в числовом формате ноль, в формате дата указывается 00.00.0000.".

Таким образом, допущенная техническая ошибка - двоякое толкование одного понятия допускает оба варианта указания пустого выражения в качестве значения реквизита.

Однако для большей определенности рекомендуем использовать следующие правила при формировании пустых значений реквизитов.

1. Для реквизитов типа "О" (обязательный), для которых форматом допускается пустое выражение (в этом случае в графе "Тип значения" указывается E(0) как одно из возможных значений - см. пример выше), пустое выражение не должно содержать ни одного символа.

Пример

2. Для реквизитов типа "О", для которых не предусмотрено пустых значений (в графе "Тип значения" отсутствует E(0) как одно из возможных значений), в случае, когда все же необходимо указать такое значение, следует: в текстовом формате и формате "код" проставлять прочерк <->, в числовом формате - "ноль", в формате "дата" указывать "00.00.0000".

Пример

3. Реквизит типа "Н" (необязательный) не может иметь пустого значения: в случае отсутствия значения такой реквизит не включается в файл отчетности.

4. Для реквизита типа "У" (условно обязательный), в случае его присутствия в файле отчетности, пустое значение указывается по правилам обязательного реквизита.

5. Реквизит типа "П" в соответствии с определением всегда присутствует в файле отчетности. В случае отсутствия значения такого реквизита используется пустое выражение, не содержащее ни одного символа.

Структура файла с данными отчетности

Структура файла с данными отчетности определена в общих требованиях к формату.

Схематически файл с данными отчетности можно представить так:

В следующих разделах мы расскажем о составе каждого блока файла с данными отчетности. При этом детальной структуры блоков приводиться не будет - об этом можно прочитать в соответствующих исходных документах. Однако для некоторых, на наш взгляд, наиболее значимых реквизитов мы дадим развернутое описание.

Служебная часть файла с данными отчетности

Служебная часть включает в себя общие данные служебной части и сведения об отправителе отчетности.

Общие данные служебной части

Общие данные служебной части включают следующие реквизиты:

Ни сам формат, ни нормативные документы по представлению отчетности в электронном виде не требуют, чтобы файл с данными отчетности должен был обязательно подготовлен с помощью какого-либо специализированного программного средства. Теоретически, сформировать такой файл можно и в простейшем текстовом редакторе, например, - Notepad, входящем в состав операционной системы Windows. Если файл с данными отчетности сформирован в соответствии с утвержденным форматом - налоговый орган не может отказать в его приеме (конечно, при наличии у налогового органа технической возможности обрабатывать отчетность в электронном виде).

Один файл - одна декларация или несколько деклараций?

В документе "Общие требования…" оговаривается возможность присутствия нескольких информационных частей в одном файле с данными отчетности, то есть, говоря иными словами, в один файл могут быть записаны несколько форм отчетности. Однако в документах, которые описывают состав показателей для конкретной налоговой декларации, такая возможность, на первый взгляд, отсутствует. Но здесь хотелось бы обратить внимание, что состав показателей конкретной формы отчетности описывает только одну форму, в то время как общие требования к форматам устанавливают структуру файла с данными отчетности в целом. Таким образом, формат версии 3.00 допускает присутствие в одном файле данных сразу нескольких разных форм отчетности. Количество таких форм записывается в реквизит КолДок.

Тем не менее, если файл с данными форм отчетности подписывается электронно-цифровой подписью (ЭЦП), например, в случае представления отчетности в электронном виде по каналам связи, каждая декларация должна размещаться в отдельном файле, и каждый файл подписывается и отправляется по каналам связи отдельно.

В том случае, если в одном файле необходимо передать декларации от одного налогоплательщика, по одному налогу и за один отчетный период, но с разными значениями показателей содержательной части декларации, среди показателей должны присутствовать реквизиты ИдИнф, и эти реквизиты должны иметь разные значения.

В том случае, если реквизит ИдИнф включен в состав реквизитов декларации, целесообразно располагать его там же, где он располагается в формате версии 2.00 - в конце блока "Описание формы отчетности" после реквизита КолПокФОтч (количество показателей формы отчетности).

Сведения об отправителе

Раздел сведений об отправителе служебной части файла с данными отчетности включает "установочные данные" об отправителе отчетности: наименование организации или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, телефон отправителя, должность и ФИО отправителя - должностного лица организации. Конкретный состав реквизитов, включаемых в этот блок, зависит от того, является ли отправитель юридическим или физическим лицом.

Информационная часть файла с данными отчетности

Информационная часть файла с данными отчетности - это непосредственно сведения конкретной формы отчетности. Структура информационной части описывается в общих требованиях, а состав реквизитов - в форматах конкретных налоговых деклараций.

Общие сведения информационной части

Общие сведения информационной части включают два реквизита: ИдДок (идентификатор документа) и ДатаДок (дата документа), которые предназначены для идентификации источника документа и самого документа. Правила формирования значений этих реквизитов описаны в формате.

Так как информационная часть является электронным образом одной формы отчетности, для уникальной идентификации форм отчетности реквизит ИдДок содержит в своем составе порядковый номер документа в году, за который представляются данные отчетности.

Сведения о налогоплательщике

Сведения о налогоплательщике - юридическом или физическом лице - включают значения показателей формы отчетности, которые указываются на титульном листе и на листе со сведениями о физических лицах: директоре, главном бухгалтере, уполномоченном представителе организации или индивидуальном предпринимателе.

В формировании значений указанных реквизитов нет особых сложностей, однако следует обратить внимание на реквизиты ФИОУпПред (Фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя) и ИННУпПред (ИНН уполномоченного представителя), для которых установлен тип "Обязательный" (см. таблицу).

Согласно инструкции по заполнению деклараций, для организаций достоверность и полнота сведений, указанных в декларации, подтверждаются подписями должностных лиц или уполномоченного представителя. Следовательно, если скрупулезно следовать инструкции, последний может отсутствовать. Тем не менее, оба реквизита должны присутствовать в файле отчетности, но в случае отсутствия у организации уполномоченного представителя их значения будут пустыми выражениями.

Описание формы отчетности

Раздел описания формы отчетности включает в себя реквизиты, идентифицирующие саму форму отчетности (КНД, наименование формы), идентификаторы отчетного периода, вид представляемой формы отчетности - первичная или корректирующая, и некоторые другие сведения.

Значения реквизитов этого раздела берутся из титульного листа соответствующей формы отчетности:

Реквизиты КНД и НаимФОтч

Считаем необходимым обратить внимание на реквизиты КНД и НаимФОтч раздела описания формы отчетности.

Реквизит КНД содержит код налоговой декларации в соответствии с Классификатором налоговой документации (это внутренний нормативный документ МНС России). Значение этого реквизита однозначно определяет, данные какой формы отчетности представлены в информационной части файла отчетности, поэтому реквизит КНД является обязательным.

Реквизит НаимФОтч содержит наименование формы отчетности. В основном он предназначен для удобства визуального анализа файла с данными отчетности. Хотя реквизит является необязательным, мы рекомендуем включать его в состав файла с данными отчетности - именно для удобства просмотра файла.

Тем не менее, при приеме данных отчетности в электронном виде идентификацию формы отчетности мы рекомендуем выполнять по реквизиту КНД, а контролировать реквизит НаимФОтч особой необходимости нет.

Реквизиты ВерФОтч и ПериодВерОтч

В разделе описания формы отчетности присутствуют реквизиты, идентифицирующие версию состав показателей, в соответствии с которой сформирован файл с данными отчетности, а именно: ВерФОтч и ПериодВерОтч.

Значение, записанное в реквизите ВерФОтч, идентифицирует состав показателей формы отчетности. В свою очередь, значение реквизита ПериодВерОтч показывает период действия этой версии состава показателей. Само значение этого реквизита состоит из двух дат: даты начала действия версии и даты конца действия, разделенных запятыми.

Как показывает практика, существуют проблемы с правильным указанием значения этого реквизита, поэтому нам хотелось бы остановиться на них подробнее.

Исходя из принципа преемственности, периоды действия версий состава показателей конкретной налоговой декларации не должны пересекаться. Поэтому при указании периода действия рекомендуем руководствоваться следующими правилами:

Ввод в действие состава показателей для текущей декларации, как правило, вызывает много вопросов. Например, получается, что одна и та же форма отчетности, представленная до даты ввода в действие нового формата, должна быть выгружена по старому формату, а представленная после даты ввода в действие - уже по-новому. Поэтому нам представляется более правильным "приурочивать" переход на очередную версию состава показателей к началу очередного отчетного периода (месяца или квартала - в зависимости от конкретной формы отчетности). Отслеживать такой переход вполне можно по номеру версии состава показателей, не анализируя дату ввода его в действие.

Содержание формы отчетности

Содержание формы отчетности - это, фактически, перечень показателей содержательной части конкретной формы отчетности. Коды реквизитов этого раздела, как мы рассказывали выше, формируются по позиционному принципу, и выглядят, например, так: П000010000100.

Структура раздела подробно описывается в составе показателей конкретной формы отчетности, а здесь нам хотелось бы обратить внимание на такое понятие, как "множественные показатели". Множественные показатели - это показатели таких частей форм, которые содержат заранее неизвестное число однотипных строк таблицы (табличные множественные показатели) или однотипных фрагментов формы иной структуры.

При описании структуры формы отчетности множественные разделы выделяются фигурными скобками. Например, ниже приведена структура декларации по НДС формата версии 3.00001:

Так как множественными могут быть не только целые разделы формы отчетности, но и отдельные фрагменты разделов, их структура в таком случае описывается отдельно.

Внутри множественного блока каждое имя показателя уникально, но так как сам блок может повторяться, имена показателей внутри файла также могут повторяться.

Особенности выгрузки необязательных разделов и пустых деклараций

В порядке заполнения форм отчетности, как правило, оговаривается обязательность представления того или иного раздела формы различными категориями налогоплательщиков. Например, разделы 1.2, 2.2, 3, 4, 5 и 6 декларации по налогу на добавленную стоимость включаются в состав представляемой в налоговые органы декларации при осуществлении организацией (индивидуальным предпринимателем) соответствующих операций.

Такие особенности представления декларации учтены и в формате: для соответствующих блоков файла выгрузки установлен признак необязательности (квадратные скобки в примере выше). В случае отсутствия данных по такому разделу декларации соответствующий блок реквизитов выгружать не требуется.

При использовании регламентированной отчетности фирмы "1С", чтобы избежать выгрузки необязательных разделов, их не следует сохранять.

Иной подход применяется при выгрузке "пустых" деклараций. Пустая декларация представляется в том случае, когда у налогоплательщика существует обязанность по уплате налога, но в отчетном периоде отсутствует объект налогообложения. В этом случае в бумажную форму декларации включаются заполненный титульный лист (и, если необходимо, - сведения о физических лицах), а также незаполненные обязательные разделы декларации. Аналогичным образом выполняется и выгрузка в электроном виде пустой декларации - в раздел содержания формы отчетности файла выгрузки включаются только обязательные разделы, при этом значениями показателей являются пустые выражения.

При выгрузке деклараций с использованием регламентированной отчетности фирмы "1С", для выгрузки пустых обязательных разделов их, в отличие от необязательных, непременно надо сохранить. В случае, если какой-либо из обязательных разделов не сохранен, при выгрузке будет выдано соответствующее сообщение, и данные будут выгружены неверно. В этом случае необходимо открыть требуемый раздел, сохранить его, и вновь выполнить выгрузку.

Заключение

Фирма "1С" продолжает работу со специалистами ФГУП ГНИВЦ МНС России по совершенствованию форматов и постоянно работает над улучшением своих программных продуктов. Если у вас есть конкретные замечания и предложения, - пожалуйста, высказывайте их в форуме на нашем сайте buh.ru.