Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Порядок хранения бухгалтерских документов

21.04.2005
Порядок хранения бухгалтерских документов
Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков. Выяснить, какие это документы, и какие вопросы хранения документации ими определяются, позволяет статья В.В. Патрова, д.э.н., профессора СПбГУ.

Содержание


Общие положения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".

На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
  2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
  3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
  4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации "обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов".

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения "Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены".

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача документов

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов "бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ".

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся "государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации".

Уничтожение или передача в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что "часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации".

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся "организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы".

По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период".</p>

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что "при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами". Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия документов

В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

Выдержка из документа

"Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно- вания и даты изъятия".

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле*

Примечание:
* Подробнее о сроках хранения документов и последствиях их утраты читайте здесь

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".

В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Комментарии 0

1C:Предприятие 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Договорчики 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Мобильная касса 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-НДФЛ 4-ФСС 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация антикризисные арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит база 1с база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банковские операции банкротство безвозмездные услуги безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские бланки бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров вексель взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС выбор контрагента вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты иностранным организациям выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет на лечение вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка дебиторская задолженность декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС декларация соответствия условий труда денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства доплата доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2011 изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 износ основных средств имущественные вычеты имущественные налоги индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании ИП ИП на ЕНВД ИП на УСН ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость камеральная проверка кассовая дисциплина кассовая книга кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР классификация ОС ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировочные расходы компенсации работникам компенсация за досрочное увольнение компенсация за отпуск компенсация за проезд конгресс конкурс консервация основных средств консолидированная группа консолидированная отчетность контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование малый бизнес маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий материальная выгода материальная помощь материнский капитал метод начисления миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налог с продаж налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговый агент налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС при ввозе НДС-2015 НДФЛ НДФЛ с экономии на процентах некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты несвоевременная уплата нефинансовые активы НИОКР НК РФ НМА новости новые декларации новый формат счета-фактуры нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обучение 1с обязанности налогоплательщика обязательное социальное страхование обязательное страхование от несчастных случаев на производстве оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-ККТ опасные условия труда ОСАГО освобождение от НДС освобождение от НДФЛ основные средства открытие расчетного счета отмена транспортного налога отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в Росстат отчетность организации отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 ПБУ 2 ПБУ 23 ПБУ 8 первичные документы переделы учет переход на УСН персонифицированный учет план счетов плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал площадь торгового зала подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов положение об оплате труда пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в ТК РФ пособие по беременности и родам пособие по нетрудоспособности пособие по уходу за ребенком пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика предельный доход для применения УСН представительские расходы представление сведений приказ Минфина приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты псн ПСН путевой лист работники-белорусы работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на оплату труда расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет ЕНВД расчет заработной платы расчет себестоимости расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация розничная торговля росалкогольрегулирование Росстат РСВ-1 рыночные цены свод отчетов сдача имущества в аренду сельскохозяйственный товаропроизводитель снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок средняя численность работников ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в ПФР страховые взносы в ФСС судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура табель учета рабочего времени такси таможенные платежи таможенный союз типовые ошибки ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовая пенсия трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налогов управленческий учет 1с упрощеные способы ведения бухучета УСН уставный капитал уступка требования уточненка учет аренды учет в АО учет в ООО учет в строительстве учет в торговле учет дивидендов учет доходов учет доходов при УСН учет запасов учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет прав на результаты интеллектуальной деятельности учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при хищении учет скидок учет спецодежды учет субсидий учет товаров учет факторинговых операций учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ фонд оплаты труда форма СЗВ-М формы документов ФСС ЭДО экологические платежи экономия на процентах экспорт продукции экспортные операции электронная отчетность электронная подпись электронные деньги электронные счета-фактуры электронный документооборот энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры