Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Оптимизация расходов с помощью "1С:Управления производственным предприятием 8" в обувной компании

19.12.2008
Верным признаком успешного развития торговой компании является расширение ее филиальной сети. До поры до времени организованность руководителей региональных подразделений и внимательность финансовой службы в головном офисе позволяют поддерживать "финансовый порядок" в компании с широким географическим охватом. Но если компания стремится еще расширить масштабы своей деятельности, выйти на новую ступень развития, жизненно необходимым становится создание качественной автоматизированной системы бюджетирования. Причем внедрение таких систем в средних и крупных компаниях особенно актуально в нынешних, таких непростых экономических условиях. Практический пример внедрения системы бюджетирования на базе "1С:Предприятия 8" в группе компаний "Обувь России" продемонстрировал преимущества современного подхода к контролю денежных потоков.

Содержание


Группа компаний "Обувь России" - федеральная торговая сеть, объединяющая магазины, реализующие обувь под тремя брендами: "Вестфалика", "Пешеход" и "Emilia Estra". "Обувь России" входит в десятку крупнейших операторов российского обувного рынка. Помимо розничной торговли компания осуществляет и оптовые поставки обуви, развивает собственное производство и франчайзинговую программу. Головной офис компании находится в Новосибирске.
Оценить масштабы деятельности компании, созданной сравнительно недавно - в 2003 году, помогут цифры. На начало октября 2008 года 102 магазина компании работают в 31 городе России. Численность персонала - более 1 100 человек. В 2007 году выручка компании (без НДС) составила 1,236 млрд рублей, что на 112,3 % больше показателя 2006 года. Плановая выручка на 2008 год - 1,7 млрд руб.
http://www.obuvrus.ru


Описание проблем компании

На начальном этапе деятельности компании отчетность велась традиционным для мелкого и среднего бизнеса способом - с помощью Excel, без единых стандартов отчетности. Программами на базе "1С" пользовались только бухгалтерия и финансовые службы для составления сводных отчетов о финансовых результатах. При этом значительная часть трудовых и временных затрат финансистов компании уходила на ручной "перевод" данных разных форм отчетов план-фактного анализа в единую стандартизированную форму. Рост масштабов деятельности компании и подготовка перехода к ведению отчетности по стандартам МСФО потребовала внедрения более совершенного варианта программного обеспечения.

Выбор программного продукта

Главным аргументом в выборе программного продукта на базе "1С:Предприятия 8" стала минимальность трудовых и финансовых затрат на автоматизацию процесса бюджетрования, обусловленная как полной совместимостью продукта с уже используемыми программами "1С", так и наличием у значительной части сотрудников компании опыта работы с ними. "Программа "1С" у нас уже была, большинство сотрудников умели с ней работать, поэтому специально обучать их не требовалось. Кроме того, установка любой системы бюджетирования на другой платформе предполагает, что мы используем первичные данные, находящиеся в "1С". Перекачка информации из одной программы в другую создает дополнительные возможности для ошибок, чего можно избежать", - поясняет Дмитрий Карпенко, IT-директор ГК "Обувь России".

Задачи, поставленные перед разработчиком

Компания поставила перед разработчиком ряд задач:

  1. Ощутимое уменьшение сроков на подготовку отчетов, формирование планов, сбор фактических данных, подготовку план-фактного анализа за счет внедрения единых стандартизированных форм отчетности, созданных с учетом специфики деятельности компании.
  2. Облегчение коммуникации между отделами и региональными подразделениями в процессе согласования бюджетов.
  3. Создание прозрачного и фиксированного механизма согласования планов и бюджетов.

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования подразумевало, что каждый из отделов головного офиса и региональные подразделения компании становились Центрами финансовой ответственности (ЦФО), обязанными заранее планировать свой бюджет и своевременно проводить план-фактный анализ.

Руководитель отдела обязан теперь не просто отчитываться об уже потраченных средствах, а планировать бюджеты заранее. В условиях сложившейся в стране непростой финансовой ситуации это становится дополнительным инструментом, позволяющим контролировать направления денежных потоков организации, оставляя возможность оперативного реагирования на текущие события. Ведь горизонт бюджетного планирования в ГК "Обувь России" составляет несколько лет с помесячной разбивкой.

Примечание. Бюджет ЦФО - финансовый план/отчет, охватывающий все стороны деятельности подразделения, в котором определены вероятные/фактические доходы и расходы, порядок осуществления расчетов с поставщиками товаров и услуг, с налоговыми органами и сотрудниками организации.

В состав бюджета ЦФО входят:

  1. Прогнозный Бюджет доходов и расходов (БДР) - включает текущие расходы, составлен по принципу начисления.
  2. Прогнозный Бюджет движения денежных средств (БДДС) - отражает планируемые поступления и выплаты денежных средств. При этом обязательно учитываются недоплаты или переплаты прошлых периодов.
  3. Бюджет закупок товара/материалов/прочего оборудования.

Методика внедрения системы бюджетирования

Группа компаний "Обувь России" - федеральная торговая сеть, объединяющая магазины, реализующие обувь под тремя брендами: "Вестфалика", "Пешеход" и "Emilia Estra". "Обувь России" входит в десятку крупнейших операторов российского обувного рынка. Помимо розничной торговли компания осуществляет и оптовые поставки обуви, развивает собственное производство и франчайзинговую программу. Головной офис компании находится в Новосибирске.
Оценить масштабы деятельности компании, созданной сравнительно недавно - в 2003 году, помогут цифры. На начало октября 2008 года 102 магазина компании работают в 31 городе России. Численность персонала - более 1 100 человек. В 2007 году выручка компании (без НДС) составила 1,236 млрд рублей, что на 112,3 % больше показателя 2006 года. Плановая выручка на 2008 год - 1,7 млрд руб.
http://www.obuvrus.ru


Описание проблем компании

На начальном этапе деятельности компании отчетность велась традиционным для мелкого и среднего бизнеса способом - с помощью Excel, без единых стандартов отчетности. Программами на базе "1С" пользовались только бухгалтерия и финансовые службы для составления сводных отчетов о финансовых результатах. При этом значительная часть трудовых и временных затрат финансистов компании уходила на ручной "перевод" данных разных форм отчетов план-фактного анализа в единую стандартизированную форму. Рост масштабов деятельности компании и подготовка перехода к ведению отчетности по стандартам МСФО потребовала внедрения более совершенного варианта программного обеспечения.

Выбор программного продукта

Главным аргументом в выборе программного продукта на базе "1С:Предприятия 8" стала минимальность трудовых и финансовых затрат на автоматизацию процесса бюджетрования, обусловленная как полной совместимостью продукта с уже используемыми программами "1С", так и наличием у значительной части сотрудников компании опыта работы с ними. "Программа "1С" у нас уже была, большинство сотрудников умели с ней работать, поэтому специально обучать их не требовалось. Кроме того, установка любой системы бюджетирования на другой платформе предполагает, что мы используем первичные данные, находящиеся в "1С". Перекачка информации из одной программы в другую создает дополнительные возможности для ошибок, чего можно избежать", - поясняет Дмитрий Карпенко, IT-директор ГК "Обувь России".

Задачи, поставленные перед разработчиком

Компания поставила перед разработчиком ряд задач:

  1. Ощутимое уменьшение сроков на подготовку отчетов, формирование планов, сбор фактических данных, подготовку план-фактного анализа за счет внедрения единых стандартизированных форм отчетности, созданных с учетом специфики деятельности компании.
  2. Облегчение коммуникации между отделами и региональными подразделениями в процессе согласования бюджетов.
  3. Создание прозрачного и фиксированного механизма согласования планов и бюджетов.

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования подразумевало, что каждый из отделов головного офиса и региональные подразделения компании становились Центрами финансовой ответственности (ЦФО), обязанными заранее планировать свой бюджет и своевременно проводить план-фактный анализ.

Руководитель отдела обязан теперь не просто отчитываться об уже потраченных средствах, а планировать бюджеты заранее. В условиях сложившейся в стране непростой финансовой ситуации это становится дополнительным инструментом, позволяющим контролировать направления денежных потоков организации, оставляя возможность оперативного реагирования на текущие события. Ведь горизонт бюджетного планирования в ГК "Обувь России" составляет несколько лет с помесячной разбивкой.

Примечание. Бюджет ЦФО - финансовый план/отчет, охватывающий все стороны деятельности подразделения, в котором определены вероятные/фактические доходы и расходы, порядок осуществления расчетов с поставщиками товаров и услуг, с налоговыми органами и сотрудниками организации.

В состав бюджета ЦФО входят:

  1. Прогнозный Бюджет доходов и расходов (БДР) - включает текущие расходы, составлен по принципу начисления.
  2. Прогнозный Бюджет движения денежных средств (БДДС) - отражает планируемые поступления и выплаты денежных средств. При этом обязательно учитываются недоплаты или переплаты прошлых периодов.
  3. Бюджет закупок товара/материалов/прочего оборудования.

Планирование бюджета в программе "1С:Управление производственным предприятием 8"

При оформлении бюджетов в одноименном справочнике необходимо выбрать один из двух вариантов - Бюджет по компании или Бюджет по филиалам (см. рис. 1).

Рис. 1

Для каждой строки бюджета указывается статья оборотов из единого классификатора статей оборотов по бюджетам, а также реквизит Знак, который используется для определения "участия" статьи в итоговых строках бюджета (способ консолидации данных), и может принимать значения:

1 - значение статьи прибавляется к итоговой прибыли/убытку;
-1 - значение статьи вычитается;
0 - значение статьи не учитывается.

Для описания строк бюджета создается справочник, структура которого представлена на рисунке 2.

Рис. 2

Особенности настройки статей бюджетов для филиалов

В связи с техническими особенностями реализации подсистемы бюджетирования в программе "1С:Управление производственным предприятием 8" при настройке перечня статей бюджетов филиалов соблюдается следующее правило.

Если статья БДР также отражается в БДДС, то в статье БДР не нужно указывать проводки по плану счетов бюджетирования.

Данное требование связано с тем, что каждая статья указанных бюджетов формирует проводки по плану счетов бюджетирования. Большинство статей БДР и БДДС разделены с точки зрения формирования бухгалтерских проводок:

  • статьи БДР - формируют доходы и расходы, не затрагивая счета учета денежных средств;
  • статьи БДДС - формируют поступления и выплаты денежных средств без "затрагивания" счетов учета доходов и расходов.

При этом есть статьи бюджетов, которые "двигают" денежные средства и доходы и расходы одновременно. Например, такими статьями могут быть:

  • выручка от реализации (розница) (проводка Дебет 51 Кредит 84);
  • банковские услуги (проводка Дебет 84 Кредит 51) и т. д.

Таким образом, одна статья попадает в бюджет доходов и расходов и в прогнозный бюджет движения денежных средств. При этом необходимо соблюдать правило: каждая проводка по плану счетов делается один раз.

Создание, утверждение и контроль заявок на оплату

Заявка на расходование денежных средств отражается в системе при помощи одноименного документа (Переключить интерфейс -> Бюджетирование -> Заявки -> Заявка на расходование средств).

Новый документ создается по кнопке Добавить в журнале заявок (см. рис. 3).

Рис. 3

Порядок дальнейшего заполнения документа показан на рисунке 4.

Рис. 4

Для последующего утверждения заявки необходимо выставить галочку Утверждена руководителем ЦФО (доступна только для руководителя данного центра финансовой ответственности). При этом статус заявки изменяется из Подготовлен в Частично утвержден (см. рис. 5).

Рис. 5

Статус Утвержден будет выставлен при утверждении заявки у главного бухгалтера.

Контроль оплаты заявок осуществляется при помощи отчета Заявки на расходование денежных средств (Анализ заявок), переход в который осуществляется по цепочке действий Переключить интерфейс -> Бюджетирование -> Заявки -> Анализ заявок (см. рис. 6).

Рис. 6

Для настройки периода выборки данных отчета необходимо в настройках отбора добавить поле Заявка на расходование - Дата, вид сравнения Больше или равно и указать текущую дату. Установка текущей даты необходима для просмотра заявок, не оплаченных на текущий момент.

Настройку отчета можно сохранить следующим образом (см. рис. 7).

Рис. 7

Наличие конечного остатка по заявке означает, что заявка не оплачена (в размере остатка). Сумму оплаты заявки, указанную в колонке Расход, можно расшифровать вплоть до документов оплаты.

Достигнутые результаты

Итогом внедрения прикладного решения "1С:Управление производственным предприятием 8" на платформе "1С:Предприятие 8" стал запуск в эксплуатацию девяносто пяти автоматизированных рабочих мест (37 в центральном офисе и по 2 в каждом из городов присутствия).

В настоящий момент руководители отделов отмечают заметное повышение производительности и целесообразной эффективности временных и трудовых затрат. Хранение информации в электронном виде, удобство ведения документации и ее наглядность экономят значительную часть рабочего времени.

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования на платформе "1С:Предприятие 8" позволило компании вести бюджетную документацию на современном уровне, принятом в западных компаниях и считающимся сегодня обязательным для сильной российской компании федерального масштаба.

Улучшение инвестиционной привлекательности компании также стало значимым внешним итогом внедрения.

Среди основных достигнутых целей внутри компании отметим следующие:

  • автоматизировано составление бюджетов отдельно по каждому подразделению с их последующей консолидацией в бюджет компании. Аналогично организован план-фактный анализ по итогам отчетного периода;
  • упростилась процедура проведения корректировки бюджетов, сократились сроки на подготовку отчетов;
  • облегчилась коммуникация в процессе согласования и утверждения бюджетов;
  • автоматизирован контроль исполнения заявок на расходование денежных средств ответственными лицами компании;
  • автоматизирован процесс составления графика текущих платежей;
  • полностью исключена возможность несанкционированного исправления данных бюджетирования в системе.

В данный момент ГК "Обувь России" рассматривает возможность разработки системы материального стимулирования пропорционально коэффициенту соответствия запланированных бюджетных показателей и величине реальных затрат.

ГК "Обувь России"
г. Новосибирск, пр. Дзержинского, 87
тел. (383) 212-0024, факс 212-5634; pr06@obuvrus.ru


Елена Губина, начальник отдела финансового анализа и бюджетирования ГК "Обувь России":
"Руководители Центров финансовой ответственности (отделов компании) теперь лучше понимают свои затраты и могут их точнее планировать. Значительно упростилась процедура отслеживания долгов и предоплат прошлых периодов, появилась возможность составлять бюджет по единым формализованным стандартам, полностью соответствующим принятым в развитых европейских странах. С помощью внедренной системы заявок сотрудники теперь оперативно отслеживают планируемый срок оплаты счетов".

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры