Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Сверка персональных данных работников: современные технологии на службе отдела кадров

16.02.2009
Всегда ли ваши работники вовремя сообщают об изменении паспортных данных и адреса места жительства? Как Вы решаете задачу актуализации персональных данных работников перед сдачей персонифицированной отчетности - размещаете заметку на доске объявлений "срочно сообщите в отдел кадров об изменении паспортных данных"? Но эту задачу можно решить проще. Быстрее и технологичнее. Ведь значительная часть работников организации имеют электронный адрес, и опрос можно провести по электронной почте. О том, какие возможности для этого предлагает программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", рассказывает Е.А. Грянина, ООО "ИТ-Базис".

Содержание


Провести электронный опрос работников с целью сверки персональных данных можно с помощью механизма анкетирования, встроенного в программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Этот механизм позволяет формировать и рассылать по электронной почте разнообразные анкеты для проведения опросов или тестирования.

Анкету можно настроить таким образом, что при отсылке работникам она будет заполняться их персональными данными, взятыми непосредственно из информационной базы. При получении такой анкеты работнику остается только сверить свои данные и подтвердить их правильность или указать, что данные не актуальны. Свой ответ работник направляет также по электронной почте, откуда он поступает в программу. В программе можно отслеживать, кто из работников уже прислал ответ, а кто еще нет, и производить повторную рассылку анкет.

Механизм анкетирования предоставляет возможность анализировать не только наличие ответа, но и его содержание. Результаты анкетирования можно получать в виде отчета с необходимой степенью детализации (вплоть до ответа каждого работника на каждый вопрос).

Рассмотрим, как с помощью программы провести анкетирование работников с целью сверки их персональных данных.

Знакомство с механизмом анкетирования

Провести электронный опрос работников с целью сверки персональных данных можно с помощью механизма анкетирования, встроенного в программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Этот механизм позволяет формировать и рассылать по электронной почте разнообразные анкеты для проведения опросов или тестирования.

Анкету можно настроить таким образом, что при отсылке работникам она будет заполняться их персональными данными, взятыми непосредственно из информационной базы. При получении такой анкеты работнику остается только сверить свои данные и подтвердить их правильность или указать, что данные не актуальны. Свой ответ работник направляет также по электронной почте, откуда он поступает в программу. В программе можно отслеживать, кто из работников уже прислал ответ, а кто еще нет, и производить повторную рассылку анкет.

Механизм анкетирования предоставляет возможность анализировать не только наличие ответа, но и его содержание. Результаты анкетирования можно получать в виде отчета с необходимой степенью детализации (вплоть до ответа каждого работника на каждый вопрос).

Рассмотрим, как с помощью программы провести анкетирование работников с целью сверки их персональных данных.

Составляем анкету

Прежде всего, необходимо подготовить анкету, которую мы будем рассылать работникам по электронной почте. Анкета описывается в справочнике Типовые анкеты. Для анкеты можно задать заголовок и вступление, которые будут выводиться в электронной форме.

Список вопросов анкеты формируется на закладке Состав вопросов (см. рис. 1). Вопросы подбираются из списка вопросов для анкетирования. В поставку программы входит ряд предопределенных вопросов для получения сведений о физических лицах. В анкету включаются те из них, которые относятся к данным физического лица, которые планируется сверить. Поля анкеты, связанные с этими вопросами, будут заполнены автоматически данными из информационной базы при отправке анкеты работнику.

Рис. 1. Пример типовой анкеты для сверки персональных данных

В анкету дополнительно следует добавить вопрос о том, верны ли данные, представленные в анкете. Такой вопрос необходимо предварительно описать в списке вопросов для анкетирования: вводится формулировка вопроса и указывается, что на этот вопрос работник должен будет ответить - "да" или "нет" (см. рис. 2).

Рис. 2. Пример описания вопроса для подтверждения актуальности персональных данных

Вопросы анкеты можно объединить в логические группы (разделы анкеты), например, можно создать отдельные разделы для паспортных данных, ПФР, адресной информации.

После формирования вопросов анкеты можно просмотреть ее электронную форму (HTML-образ), которая будет использоваться при рассылке анкеты по электронной почте.

Важно! На закладке Основная для нашей анкеты необходимо обязательно установить флажки:

  • Предназначена для адресной рассылки - признак того, что рассылка анкеты будет производиться работникам предприятия;
  • Заполнять анкету данными - признак того, что поля анкеты необходимо заполнять текущими данными работника из информационной базы.

Стоит отметить, что механизм анкетирования позволяет создать анкету, данные из которой могут автоматически загружаться в справочник физических лиц. В анкете для этого устанавливается флажок Предназначена для загрузки данных в справочник "Физические лица". С помощью этой опции можно реализовать следующую схему работы. Работник получает анкету и сверяет свои персональные данные. Если данные не верны либо не актуальны, то работник корректирует их непосредственно в анкете. При загрузке результатов анкетирования новые данные из анкеты автоматически загружаются в справочник физических лиц.

Использовать эту возможность следует с осторожностью. Во-первых, потому, что для сдачи отчетности персональные данные должны иметь определенный формат (в частности, информация об адресах должна вводиться только с использованием адресного классификатора), про который работник, заполняя данные в анкете, может и не знать. Во-вторых, для изменения персональных данных работников в информационной базе должны иметься достаточные основания. Например, при изменении паспортных данных работник должен представить в отдел кадров новый паспорт.

Рассылаем анкету работникам

После того как анкета готова, ее необходимо разослать работникам. Рассылка анкеты по электронной почте списку адресатов производится в программе с помощью документа Рассылка анкет. К журналу документов этого вида можно перейти из экранной формы анкеты по кнопке Рассылка.

В форме документа выбирается анкета для рассылки и на закладке Получатели вводится список работников, которым необходимо разослать анкету (см. рис. 3). Для каждого работника указывается его адрес электронной почты. Электронный адрес заполняется автоматически при выборе работника, если он задан для работника в справочнике физических лиц (в справочнике в разделе контактной информации должна быть введена контактная информация типа E-mail).

Рис. 3. Рассылка анкет

На закладке Письмо можно ввести текст письма, которое будет отправлено при рассылке анкет. По умолчанию текст письма содержит информацию о правилах работы с анкетой.

Стоит отметить, что в программе предусмотрено два варианта работы с электронной почтой: с использованием встроенного почтового клиента или с использованием внешней почтовой программы (Microsoft Outlook, Outlook Express, The BAT! и др.). Вариант работы выбирается в форме установки параметров учета (Сервис -> Настройка параметров учета). При использовании внешнего почтового клиента никаких дополнительных настроек в программе не требуется. Для использования встроенного почтового клиента в программе должна быть настроена учетная запись электронной почты.

Если для работы с электронной почтой используется встроенный почтовый клиент, необходимо:

  • в документе Рассылка анкет в реквизите E-mail отправки - задать учетную запись, с которой будет осуществляться рассылка анкеты;
  • в реквизите E-mail ответов - выбрать учетную запись, на которую должны быть высланы результаты анкетирования.

Если для работы с электронной почтой используется внешняя почтовая программа, то достаточно указать E-mail ответов - электронный адрес, на который работники будут высылать ответы на анкету (адрес можно ввести в виде строки, предварительно очистив значение реквизита).

Отсылка анкет указанным адресатам производится по кнопке Отправить. Для каждого адресата формируется и отсылается отдельное электронное письмо с вложением файлов для работы с HTML-образом анкеты (anketa*.xml и style.xsl).

Работник, получив письмо с анкетой по электронной почте, открывает анкету и работает с ней у себя на компьютере (для работы с HTML-образом анкеты доступ в "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8" не требуется). В ней работник увидит свои персональные данные и вопрос, верны ли они (см. рис. 4).

Рис. 4. Электронная форма анкеты

После ответа на вопрос работник должен отправить анкету обратно для обработки.

Загружаем и анализируем результаты анкетирования

Результаты анкетирования могут быть загружены в программу автоматически. Для этого предназначена обработка Загрузка результатов анкетирования. Обработка позволяет загрузить данные как из входящих писем электронной почты, так и из каталога на жестком диске компьютера.

При загрузке результатов анкетирования из электронной почты (из встроенного почтового клиента или внешней почтовой программы) анализируется список входящих писем, содержащих заполненные анкеты. Обработка позволяет получить список только непрочитанных писем, писем по конкретной анкете и/или по учетной записи. Для загрузки результатов анкетирования письма, сведения из которых необходимо загружать, отмечаются флажками, затем вызывается процедура загрузки. В результате загрузки по отмеченным анкетам формируются документы Опрос, с помощью которых в информационной базе регистрируются результаты анкетирования.

Для контроля наличия обратной связи от работников и анализа результатов анкетирования можно воспользоваться следующими отчетами.

Отчет Контроль ответов на рассылку позволяет проследить, ответы всех ли опрашиваемых лиц получены. Информация в отчете группируется по признакам Приславшие ответ и Не приславшие ответ (см. рис. 5).

Рис. 5. Отчеты по результатам анкетирования

Отчеты Результаты анкетирования и Анализ результатов анкетирования позволяют получить информацию о том, кто и как отвечал на вопросы. В отчете Анализ результатов анкетирования дополнительно доступна информация об общем количестве полученных ответов. Отчеты являются настраиваемыми и позволяют получать информацию, сгруппированную в различных разрезах, а также использовать отборы, сортировку, настраивать оформление. Например, с помощью отчета Результаты анкетирования, установив отбор по вопросу Подтверждение правильности данных и группировку по значению ответа, можно получить список работников, которые подтвердили правильность своих персональных данных, а также список работников, которые указали в анкете, что их персональные данные не актуальны.

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры