Сервисы оповещений в регламентированной отчетности для "1С:Предприятия 8"

О новых формах оповестят вовремя

Наиболее остро проблема строгого соответствия текущему законодательству встает в период отчетной кампании, когда в условиях цейтнота надо точно знать:

• какие редакции форм отчетности актуальны, а какие изменились и их необходимо обновить;
• нет ли изменений в правилах представления отчетности в электронном виде (быть может, налоговыми органами внедрена какая-либо новая технология представления отчетности и ее уже можно применять).

Нет нужды рассказывать, чем грозит для предприятия ситуация, когда представленная в последний день декларация не будет принята в налоговом органе из-за того, что она "устарела", так как уже утверждена и введена в действие новая форма декларации...

Чтобы дать бухгалтерам уверенность в том, что они не пропустят последние изменения в формах регламентированной отчетности, в типовые конфигурации для "1С:Предприятия 8" включен ряд функций, предназначенных для оповещения пользователя о ситуациях, которые могут привести к ошибкам в подготовленной регламентированной отчетности и, как следствие, к возможным проблемам при представлении отчетности в контролирующие органы.

Оповещения включают в себя:

• сообщение об окончании действия редакций форм регламентированной отчетности и версий форматов электронного представления форм отчетности в связи c вступлением в силу новых редакций форм отчетности и версий форматов;
• предупреждение о наличии ошибок в регламентированной отчетности и (в критических случаях) блокировка отдельных функций или форм отчетности в целом;
• информирование о выходе новых релизов конфигураций или выпуске дополнений к текущим релизам.

Как это работает

Сервис оповещений в целом состоит из двух частей.

1. Информация о редакциях форм отчетности и форматов выгрузки, о выявленных ошибках и о выпущенных обновлениях форм отчетности и конфигураций. Эта информация размещается фирмой "1С" на специальном сервере в сети Интернет. При наступлении какого-либо из перечисленных событий информация обновляется фирмой "1С" и сразу становится доступной пользователям.
2. Программная часть сервиса оповещений, включенная в типовые конфигурации, которая получает служебную информацию с сервера фирмы "1С" и выполняет необходимые проверки.

Сервис оповещений в конфигурациях может быть как включен, так и отключен - это производится в настройках сервиса.

Если сервис отключен, он никак себя не проявляет и не мешает работе с регламентированной отчетностью.

Если сервис включен, то при открытии формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность) конфигурация проверит обновление служебной информации на сервере "1С". Если на сервере размещена более новая информация, чем та, которая сохранена в информационной базе, обновленная информация будет скачена с сервера, сохранена в информационной базе и после этого может использоваться при выполнении проверок.

Проверки на актуальность используемых редакций форм отчетности выполняются при создании новых форм или открытии ранее созданных форм в журнале отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность). Если окажется, что для представления отчетности за какой-либо период утверждена новая редакция формы отчетности, пользователю программы будет выдано соответствующее предупреждение с информацией о новой редакции формы. Аналогичная проверка, но уже на новые редакции форматов выгрузки, выполняется перед выгрузкой форм отчетности в файл для представления в электронном виде.

Сведения об обнаруженных в формах отчетности ошибках также публикуются на сервере "1С" и используются для выполнения проверок.

В зависимости от того, в каком режиме работы отчета выявлена ошибка, проверка выполняется:

• при создании новых или открытии ранее созданных форм в журнале отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность);
• перед выполнением автоматического заполнения отчета по данным информационной базы;
• перед формированием печатной формы;
• перед формированием машиночитаемой формы;
• перед выполнением выгрузки отчета в электронном виде.

При наличии ошибки будет выдано предупреждение с описанием сути ошибки.

Если ошибка является критичной, работа отчета может быть заблокирована. Если ошибка в каких-то вариантах использования отчета допускает корректную подготовку, работа с отчетом может быть продолжена, но решение об этом пользователь должен принять сам.

Из формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность) или из формы предупреждения можно перейти к списку обновлений, выпущенных для данной версии типовой конфигурации.

Список обновлений может включать как новые версии типовой конфигурации, так и обновления отдельных форм отчетности, выпущенные в виде внешних отчетов "1С:Предприятия 8" как оперативная поддержка пользователей до выхода нового релиза конфигурации.

Для получения новых релизов конфигурации можно воспользоваться сервисом автоматического обновления конфигурации через Интернет.

Новые формы отчетов в виде внешних отчетов можно скачать с сайта поддержки пользователей программ "1С:Предприятие 8".

Подключение сервиса оповещений

Сервис оповещений либо уже реализован, либо планируется к реализации в конфигурациях системы "1С:Предприятия 8":

• "Бухгалтерия предприятия", редакция 1.6 - начиная с релиза 1.6.18;
• "Бухгалтерия предприятия КОРП" - начиная с релиза 2.0.3;
• "Бухгалтерия автономного учреждения" - начиная с релиза 2.0.3;
• "Бухгалтерия бюджетного учреждения" - начиная с релиза 1.0.3;
• "Управление производственным предприятием", редакция 1.2 - начиная с релиза 1.2.22;
• "Комплексная автоматизация" - начиная с релиза 1.0.2;
• "Налогоплательщик" - начиная с релиза 3.0.10.

Сервис изначально включен в конфигурациях "Бухгалтерия предприятия КОРП", "Бухгалтерия автономного учреждения", "Бухгалтерия бюджетного учреждения" и после обновления конфигураций до указанных выше релизов будет работать автоматически.

В остальных конфигурациях (из числа перечисленных выше) сервис необходимо включить вручную.

Если сервис оповещений в конфигурации уже включен

Если сервис оповещений в конфигурации включен, то при первом открытии формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность) будет выдан запрос на разрешение программе доступа в Интернет для получения служебной информации, необходимой для работы оповещений - см. рис. 1.

Рис. 1

Нажатие на кнопку Разрешить будет означать, что пользователь разрешает доступ в Интернет со своего рабочего места для получения служебной информации. Если нажата кнопка Напомнить позже, доступ в Интернет разрешен не будет, а запрос на получение разрешения будет выдан еще раз при следующем открытии формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность).

Если сервис оповещений в конфигурации не включен

Если сервис оповещений в конфигурации не включен, его необходимо включить самостоятельно. Сервис включается в форме настроек сервиса оповещений, и сделать это может только пользователь с административными правами.

Для вызова формы настроек сервиса оповещений необходимо открыть форму Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность), в верхней командной панели формы нажать кнопку Настройки, и в форме настроек щелкнуть ссылку Для настройки оповещений нажмите здесь (см. рис. 2).

Рис. 2

На экран будет выдана форма настройки сервиса оповещений (см. рис. 3).

Рис. 3

Для включения сервиса необходимо установить флажок Выполнять проверки регламентированной отчетности. Это флажок может установить только пользователь с административными правами, для прочих пользователей он будет недоступен. Он устанавливается для всей информационной базы, и его не надо устанавливать отдельно на каждом рабочем месте.

Также необходимо установить флажок Разрешить программе получение информации с сервера фирмы "1С" через Интернет, чтобы автоматически получать актуальную информацию о формах отчетности. Этот флажок может установить любой пользователь информационной базы. Более того, флажки могут установить несколько пользователей, тогда проверка актуальности служебной информации на сервере будет выполняться с нескольких рабочих мест. Однако ее скачивание при обновлении будет выполняться только с одного рабочего места - с того, которое первым "заметило", что информация обновилась.

После скачивания обновленная информация будет доступна всем пользователям этой информационной базы, работающим с регламентированной отчетностью.

Предупреждения об использовании устаревших редакций форм отчетности

Предупреждение об использовании устаревшей редакции формы отчетности выдается в том случае, если при подготовке формы отчетности за какой-либо период уже известно, что для представления отчетности за этот период утверждена новая редакция формы отчетности.

Поясним работу такого рода предупреждений на примере, наиболее "свежем" на момент написания статьи.

Постановлением ФСС России от 13.04.2009 № 92 (далее - Постановление № 92) внесены изменения в отчетные формы 4-ФСС (утв. постановлением ФСС РФ от 22.12.2004 № 111) и 4а-ФСС (утв. постановлением ФСС РФ от 25.04.2003 № 46). Из информационного сообщения на сайте ФСС России следует, что Постановление № 92 опубликовано в номере № 21 журнала "Социальный мир" за 01-05 июня 2009 года и вступает в действие через 10 дней после даты публикации. Так как дата вступления Постановления № 92 в силу заведомо раньше, чем 1 июля - начало отчетной компании, очевидно, что за полугодие 2009 года страхователи должны отчитаться перед ФСС России уже по новым формам.

После получения информации о публикации Постановления № 92 соответствующие изменения были внесены в служебную информацию на соответствующем сервере. При очередном сеансе работы с регламентированной отчетностью обновленная информация будет скачена с сервера и сохранена в информационной базе. Теперь при попытке создать отчет 4-ФСС за полугодие 2009 года по форме в редакции Постановления ФСС России от 21.08.2007 № 192 после нажатия кнопки Ок в стартовой форме будет выдано предупреждение (см. рис. 4).

Рис. 4

Если дальнейшая работа с формой отчетности допускается, в форме предупреждения будет присутствовать флажок Продолжить действие, несмотря на предупреждение. Решение продолжить работу с формой или нет пользователь должен принять сам. Чтобы продолжить работу с формой, следует установить флажок и нажать кнопку Продолжить.

Кнопка Проверить обновления открывает форму со списком доступных для данной версии типовой конфигурации обновлений. Если к моменту выдачи сообщения уже выпущено обновление, содержащее новую форму отчетности, информация об этом обновлении будет показана в форме.

Получить доступные обновления можно на странице конфигурации на сайте поддержки пользователей программ "1С:Предпритие 8" по адресу users.v8.1c.ru.

Предупреждения об использовании устаревших версий форматов представления отчетности в электронном виде

Для тех форм отчетности, для которых в типовой конфигурации предусмотрена возможность выгрузки в электронном виде, выполняется проверка на новую версию формата выгрузки. Предупреждения такого рода не мешают подготовить форму отчетности в бумажном виде, но если к моменту выгрузки формы отчетности есть информация, что утверждена более новая версия формата выгрузки, чем та, которая реализована в типовой конфигурации, то при выполнении выгрузки отчетности будет выдано предупреждение об устаревании формата выгрузки и о принятии новой версии формата.

Так же как и при использовании устаревших редакций форм отчетности, предупреждение не запрещает использовать форму отчетности, но это решение остается за пользователем.

Например, может быть так, что программное обеспечение в налоговом органе/внебюджетном фонде еще не обновлено для работы с новым форматом выгрузки, и отчет могут принять и в старом формате. Так как сама форма отчетности не изменилась, от представления в формате предыдущей редакции данные отчета искажены не будут.

Пользователю целесообразно уточнить в налоговом органе/внебюджетном фонде, могут ли там еще работать с данными в старом формате. Если да, то пользователь сможет продолжить выгрузку и представление отчетности в налоговый орган/внебюджетный фонд в прежнем формате.

Сообщения об ошибках в формах отчетности

Еще одна категория оповещений, которые могут выдаваться пользователям регламентированной отчетности - это сообщения о выявленных ошибках в формах отчетности. Основная цель таких сообщений - исключить возможность подготовки формы отчетности с ошибками, которые могут привести к проблемам при представлении отчетности в налоговые органы в электронном или бумажном виде, в том числе на машиночитаемых бланках. Помимо этого, сообщения могут предупреждать о выявленных ограничениях в использовании формы отчетности.

В зависимости от того, в каком режиме работы отчета выявлена ошибка, сообщение может выдаваться при создании нового или открытии уже сохраненного отчета, либо перед выполнением автоматического заполнения отчета по данным информационно базы, подготовки печатной, в том числе машиночитаемой, формы или выгрузки отчета в электронном виде. В форме сообщения указывается, что в форме отчетности имеется ошибка, и в чем именно она заключается.

Если выявленная ошибка при каких-либо вариантах использования отчета (а может, и в большинстве таких вариантов) позволяет подготовить корректный отчет, в форме сообщения предусматривается возможность продолжения работы с формой отчетности. Руководствуясь приведенным описанием ошибки, пользователь может понять, влияет ли эта ошибка на подготовку отчета в его случае, и использование формы следует прекратить, или не влияет, и сообщением об ошибке можно пренебречь. Чтобы продолжить работу с формой, следует установить флажок Продолжить действие, несмотря на предупреждение и нажать кнопку Продолжить.

Если ошибка приводит к подготовке некорректного отчета при любых вариантах его использования, отчет блокируется без возможности продолжения работы. В этом случае в форме сообщения будут отсутствовать флажок Продолжить действие, несмотря на предупреждение и кнопка Продолжить.

Как правило, ограничение работы с отчетом или его блокировка выполняются непосредственно после выявления ошибки - чтобы исключить подготовку некорректного отчета. Когда работа отчета блокируется полностью, пользователю следует дождаться выпуска обновления для ошибочного отчета.

Информация об обновлениях регламентированных отчетов

Чтоб проверить, выпущены ли обновления для регламентированных отчетов, следует нажать кнопку Проверить обновления в форме сообщения, выданного сервисом оповещений или такую же кнопку в верхней командной панели формы Регламентированная и финансовая отчетность (Налоговая и статистическая отчетность). При нажатии на кнопку на экран будет выдана форма со списком обновлений, выпущенных для данной версии конфигурации.

Список доступных обновлений может содержать информацию как о новой версии конфигурации, так и об обновлениях для отдельных регламентированных отчетов, выпущенных в виде внешних отчетов "1С:Предприятия 8".

Если для конфигурации уже выпущена более новая версия, чем та, с которой работает пользователь, в форме с информацией об обновлениях становится доступной кнопка Перейти к обновлению, по нажатию которой вызывается режим автоматического обновления конфигурации через Интернет.

Список дополнений для текущей конфигурации показывает наименования форм отчетности, для которых имеются обновления.

Щелкнув мышью по наименованию формы отчетности, можно перейти либо на страницу конфигурации на сайте поддержки пользователей программ системы "1С:Предприятие 8", либо приступить непосредственно к скачиваю обновленного отчета - это задается фирмой "1С" при публикации служебной информации. В любом случае для доступа на сайт необходимо указать свой логин и пароль.

Обновленная форма отчетности должна быть подключена к конфигурации как внешний отчет. Как это сделать, описано в документации к типовой конфигурации.