Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

История о том, как можно получить платежный календарь без электронных таблиц

28.10.2010
Из жизни финансового директора одной небольшой компании

Содержание


Виктор Михайлович – финансовый директор небольшой компании "ЭНС", которая занимается поставками оборудования и материалов для энергетики.

Портрет компании

ООО «ЭНС» зарегистрировано в 2005 году. Основная деятельность – поставка материалов и оборудования для нужд энергетики. Численность сотрудников, включая самого Виктора Михайловича – 8 человек. Активно работать компания начала в конце 2008 года. Тогда же сложилась и структура компании – из трех отделов.

Канцелярия, в которой работает один сотрудник, занимается ведением делопроизводства, входящей и исходящей документацией и закупает необходимые для работы  офиса хозяйственные товары.

Коммерческий отдел обеспечивает подготовку к участию в конкурсах на поставку оборудования и материалов. Задача менеджеров этого отдела – отследить объявление новых конкурсов на электронных торговых площадках, выбрать те, участие в которых целесообразно для компании, подготовить коммерческое предложение и полный пакет конкурсной документации. Если предложение компании выигрывает – то менеджеры должны проконтролировать закупку и поставку продукции и взаиморасчеты с поставщиками и покупателями. В отделе работает 4 сотрудника.

У финансового отдела три больших задачи: ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета,  подготовка и контроль выполнения  годового бюджета компании, планирование и контроль поступлений и расходования денежных средств. В отделе работает 2 сотрудника. Возглавляет этот отдел Виктор Михайлович.

Руководит компанией генеральный директор.

В планах компании на 2010 год -- увеличить объем поставок на 10-15%, для чего потребуется увеличить штат до 10 сотрудников.

В зоне ответственности финдиректора – планирование и контроль движения денежных средств, выбор наиболее эффективных источников финансирования  (кредиты, ценные бумаги, лизинг) и размещения свободных средств компании,  взаимодействие с банками и другими организациями, контроль и анализ расходов. Отягощающее обстоятельство для бизнеса и головная боль для финдиректора – модель поведения учредителей, которые регулярно "изымают" прибыль из оборота компании.

Еще одна большая задача – бюджетное планирование и контроль исполнения планов. Так, Виктор Михайлович готовит ряд функциональных бюджетов (бюджет погашения кредитов, налоговый бюджет)  и разрабатывает предложения по сводному бюджету. Если замечены отклонения от плана, Виктор Михайлович разрабатывает и предлагает мероприятия для сокращения затрат или, например, проводит анализ поставок – возможно, от каких-либо потенциальных контрактов следует отказываться из-за их низкой маржинальности.

Широко распространенной проблемы "дебиторки" у компании почти нет. Если задолженность возникает, то вероятнее всего, это проблема порождена коммерческим отделом – забыли оформить документы, не передали, не довезли и пр. В этих случаях финдиректор идет в коммерческий отдел (в соседнюю комнату),  стучит кулаком по столу, и менеджеры быстро находят причину проблемы и ее устраняют.

Рабочее утро Виктора Михайловича конца ноября 2009 года

В 9 утра Виктор Михайлович уже в офисе (это пять очень небольших комнат в бизнес-центре на юге  Москвы). Орудие производства финансового директора – его ноутбук. На компьютере хранится "наше все": таблицы, документы, договора, расчеты, контакты.

День Виктора Михайловича обычно начинается с анализа плана движения денежных средств. В таблице с названием "Финансовые результаты" – более 10 закладок,  и на каждой – более 20 столбцов и более 50 строк.  Таблица громоздкая, и пользоваться ею не очень удобно, но пока она – основной рабочий инструмент.

Первое – посмотреть, какие поступления сегодня ожидаются, и уточнить у главного бухгалтера, пришли ли деньги. Если поступления были – Виктор Михайлович аккуратно переносит информацию в свою таблицу (расчеты в компании в основном безналичные, ежедневно поступает не более трех платежей). Если плановых платежей еще не было – ситуация ставится на контроль. 

Второе – согласовать, сколько, кому и за что заплатить. Заявки на расходование денег обычно поступают от сотрудников в письменном "от руки" виде – из канцелярии на закупки хозяйственных товаров, из коммерческого отдела на закупки материалов и оборудования для обеспечения поставок, из бухгалтерии – на налоги, арендные платежи и пр.

Согласованные расходы директор копирует в свою таблицу "Финансовые результаты". Если кассовых разрывов нет -- финдиректор визирует письменные бумажные заявки и передает их в бухгалтерию Время – 10:30

Далее – из коммерческого отдела поступают новые контракты и договоры, информацию по ним тоже нужно зафиксировать в таблице "Финансовые результаты": сроки и условия поставок (частичная или полная), условия оплаты (партионная или единовременная после завершения всех поставок по договору).  Потом на основании данных о плановой дате отгрузки и готовности поставщика, количестве дней отсрочки платежа, панируемых авансах  Виктор Михайлович дополняет план движения денежных средств в таблице "Финансовые результаты". Время – 11:30.

Резерв повышения эффективности своей работы у Виктора Михайловича точно есть. Понятно, что с многократным копированием, расчетом дат поступления платежей, заполнением таблиц и другими техническими функциями могла бы  справиться  компьютерная программа. Вот простой "пример из жизни": заключен новый договор на поставку двух партий продукции с отсрочкой оплаты на 30 календарных дней. "Хорошо бы, чтобы при вводе даты поставки в план движения денежных средств сразу бы разносились суммы будущих платежей исходя из условий договора. Ведь в договоре указаны дата отсрочки платежа", - думает Виктор Михайлович, - "Нужно поискать такую программку".

16 декабря 2009 года
Первая встреча с "программой для директора"

С программным обеспечением в "ЭНС" дела обстоят в целом неплохо. Главный бухгалтер пользуется программами "1С:Бухгалтерия 8"и "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Подключен "клиент-банк" и "Такском".

По линии автоматизации компания уже более двух лет сотрудничает с фирмой "ВИНТА СТАР". Поэтому Виктор Михайлович за помощью с оборудованием своего рабочего места обратился к своим давним партнерам. Первая встреча состоялась в офисе у Виктора Михайловича. По итогам предварительного анализа задачи Виктору Михайловичу может подойти программа "1С:Управление небольшой фирмой 8". Проверить соответствие задачи и инструментария решено на тестовом примере – оформить в программе всю цепочку от подачи заявки до формирования плана поставок, плана отгрузок и платежного календаря. Для заведения заявок на конкурсы будет использован типовой документ программы "заявка покупателя". Тестовый пример сделает специалист "ВИНТА СТАР".

24 декабря 2009 года
Проект решено запускать

Накануне покрутили тестовый пример – он реализован штатными средствами программы. Заявка покупателя в общем устраивает. На тестовом примере понятно, как будет выводиться платежный календарь. Виктору Михайловичу сразу захотелось увидеть в нем свои данные. Вместе с менеджером составлен список "хотелок" – они касаются указания статуса для каждой конкурсной заявки  (сформировано, отыграно, проиграно, аннулировано).  (Для информации: функционал учета различных статусов заявок реализован в типовом решении УНФ ред. 1.1).

Виктор Михайлович принимает решение установить программу на свой ноутбук и перенести в нее все данные из своих таблиц. Первые два  заявки введены под руководством специалиста "ВИНТА СТАР", ввод всех остальных заявок, которые уже отыграны в конкурсах  и поданы на конкурсы,  Виктор Михайлович планирует внести в программу самостоятельно во время новогодних каникул.

13 января 2010 года
Праздники у руководителей короткие – данные перенесены и получены первые результаты

Пока все сотрудники компании наслаждались десятидневными новогодними каникулами, Виктор Михайлович потратил 2 дня на занесение информации обо всех активных лотах. В результате сформировался план поставок и отгрузок на 2010 год и план движения денег в части расчетов с поставщиками и покупателями (пока без прочих расходов, т.е. бюджет еще не полный, но основные доходные и частично расходные части уже понятны).

В процессе работы появилось желание вести учет количества заявок в разных состояниях. Виктор Михайлович считает, что это очень полезно для того, чтобы, например, проанализировать уровень допустимых расходов на оформление документации. Специалисты "ВИНТА СТАР" также считают, что такой функционал может быть интересен и другим клиентам – по сути моделируется самая простейшая "воронка продаж".

В ходе очередной консультации со специалистом  "ВИНТА СТАР" обсудили несколько вопросов – например, какими средствами добавить комментарии к виду платежа "поступление от покупателей". Комментарий нужен для того, чтобы в платежном календаре Виктору Михайловичу было удобнее ориентироваться в том, за какую конкретно продукцию поступили деньги: "Если оплачена, к слову, "Продукция 1", я должен повысить приоритет оплаты этой же "Продукции 1" нашему поставщику".

Показано, что такой комментарий можно добавить штатными средствами – указывая в свободной форме, на что заявка. Виктор Михайлович с предложением согласился.

От первого знакомства с программой до получение результата прошло 12 рабочих дней.

Рабочее утро Виктора Михайловича конца января 2010 года

В 9 утра Виктор Михайлович уже в офисе. Теперь задачи по планированию денежных средств он выполняет при помощи "1С:Управление небольшой фирмой 8". Фиксирует поступление денежных средств и разносит новые заявки.

Платежный календарь теперь выглядит так:

Платежный календарь теперь подготовить совсем не долго. Плановые платежи от клиента регистрируются непосредственно из документа "Заказ покупателя". Непосредственно в заказе можно указывать график платежей, предусмотрена ли единовременная оплата, предоставляется ли клиенту отсрочка. Регистрируется такой график следующим образом:

Аналогичным образом можно запланировать оплату поставщику.

Таким образом, непосредственно в платежном календаре можно увидеть:

  1. Запланированные и просроченные платежи

  2. График платежей по конкретному контракту

  3. Планируемое поступление денежных средств и соответствующую ему оплату поставщику (для случая поставки оборудования «под заказ», когда оплата поставщику производится только после оплаты покупателя)

Пользоваться таким календарем очень удобно. Новый инструмент позволяет Виктору Михайловичу сосредоточиться на решении содержательных задач управления финансами, а не тратить время на "копипастинг" данных. Теперь на работу с платежным календарем и анализ ситуации уходит намного меньше времени. К 10:00 полная картина ясна, и можно приступать непосредственно к решению оперативных задач –  оценить направления размещения свободных денежных средств, проверить исполнение планов, провести анализ маржинальности поставок и пр.

"Аппетит приходит во время еды…" Финансовый директор малого предприятия переходит в автоматизации бюджетного управления

После того, как меньше чем за две недели Виктор Михайлович решил свою задачу с платежным календарем, финансовый директор решил замахнуться на планирование и составление бюджета прибылей и убытков.  Задача даже для новичка несложна. Заказы и план поступлений денег уже внесены. Теперь Виктор Михайлович аккуратно с помощью типовых документов программы вводит планы по косвенным расходам. По сути, собраны все данные для составления бюджета прибылей и убытков. "Интересно, каково будет финансовое состояние предприятия при соблюдении намеченных планов", -- задает вопрос Виктор Михайлович, и программа на него отвечает.

Планы – это хорошо. Но что происходит сейчас? На столе лежит на утверждение бухгалтерский баланс. "Не плохо было бы, чтобы МОЯ программа контролировала и бухгалтерскую отчетность компании", -- ставит новую задачу финансовый директор. Строит отчет "Управленческий баланс" и через пять минут его изучения приглашает к себе главного бухгалтера – с его "версией" бухгалтерского баланса. Разговор получается не простой, подробнее об этом Виктор Михайлович обещает рассказать в следующий раз….

Партнер: группа компаний ВИНТА СТАР (Москва), на рынке автоматизации бизнеса – с 2000 года. Консультант по автоматизации – Золотых Татьяна (тел. (495) 676-94-43, моб. (926) 204-38-27, e-mail Tatyana_Zolotykh@vinta.ru).  

История о том, как можно получить платежный календарь без электронных таблиц

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры