Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Путь к правильному управленческому учету – для владельцев и директоров без "управленческого" образования

01.11.2010
Компания «ЕвроХолод» основана в 2005 г., с января 2010 г. является членом некоммерческого партнерства саморегулирующей организации (СРО). Область деятельности компании – кондиционирование, вентиляция, отопление, увлажнение, осушение, системы очистки воздуха. «ЕвроХолод» занимается оказанием качественных услуг по проектированию, поставке, монтажу, ремонту, гарантийному и сервисному обслуживанию вышеперечисленных систем. Кроме того, компания является официальным дилером климатической техники ведущих мировых производителей: Daikin, Panasonic, Mitsubishi Electric, Toshiba и др.

Содержание


Портрет компании на старте проекта

Сейчас в компании «ЕвроХолод» работают 10 человек.

Евгений Сергеевич – генеральный директор. Главных задач у директора три. Первая – клиенты. Руководитель лично принимает участие в переговорах с VIP-клиентами и с клиентами, которые требуют особого внимания. Вторая – персонал. Евгений Сергеевич считает, что набор грамотных сотрудников, контроль уровня их загрузки и производительности труда являются основополагающими факторами успеха компании. Оценка загрузки персонала производится на основании анализа продаж, выполненного в виде еженедельных отчетов сотрудников. Третья – финансы. Директор лично выдает одобрение на каждую заявку на расходование денег (от приобретения канцтоваров до выплаты налогов). Для работы использует текстовые документы и электронные таблицы.

Сергей Ефремович – финансовый директор. Его задачи – оценить рентабельность заказов, расчет валовой и чистой прибыли с использованием электронных таблиц. Ключевая задача финдиректора – контроль движения денежных средств (в том числе контроль поступления денег на расчетный счет по ранее выписанным счетам). Также в его обязанности входит подготовка документов для юридических лиц (уже стало очевидно, что бизнес-процессы нужно немного перестраивать – подготовку этого пакета документов целесообразно возложить на менеджеров по продажам). Для работы использует текстовые документы и электронные таблицы.

Сергей – руководитель сервисно-монтажного отдела. Он получает технические задания на монтаж и сервисное обслуживание у менеджеров по продажам и распределяет задачи между исполнителями. Еще он контролирует складские остатки, занимается организацией доставки оборудования клиентам и порой сам выполняет работы по монтажу сложного оборудования. Сотрудники его подразделения – инженер по монтажу Михаил и сервис-инженер Игорь. 

Александр – менеджер по продажам отдела кондиционирования и вентиляции. Его обязанности: ведение переговоров с клиентами, выработка оптимальных технических и ценовых решений исходя из потребностей клиента, составление коммерческого предложения, выяснение наличия выбранного оборудования у поставщиков и его резерв под заказы.

Дмитрий – менеджер по продажам климатического оборудования. Консультант сервисно-монтажного отдела. Его обязанности в целом аналогичны задачам, которые выполняет Александр. Каждый менеджер ведет собственную клиентскую базу и принимает участие в отслеживании характера звонков клиентов. Эти данные он фиксирует в текстовом документе. Для работы использует текстовые электронные и графические программы.

Евгений – тоже менеджер по продажам. Помимо основных задач продавца, в его обязанности входит подготовка закрывающих документов для юридических лиц. Для этого он запрашивает комплект документов у финдиректора или генерального директора (договор, счет, товарная накладная, акты – форма КС-2, КС-3). Еще Евгений занимается консультированием менеджера по рекламе и секретаря по техническим вопросам. Отчет о проделанной работе он готовит в электронном документе – в таблицу он заносит клиентов, стоимость договоров и расчет собственной премии. Для работы использует текстовые электронные и графические программы.

Елена – секретарь, помощник руководителя. Ее функции – прием звонков и их перераспределение, оформление доверенностей на получение товара, наполнение сайтов контентом. Для работы использует текстовые и графические программы. 

Елена – менеджер по рекламе. Сейчас занимается наполнением сайтов, написанием уникальных статьей, разработкой печатной рекламной продукции. Для работы использует текстовые, графические программы и электронные таблицы.

Богатый опыт, профессионализм, стремление к совершенствованию позволяют компании активно укреплять свои позиции на климатическом рынке и развивать новые направления в этом сегменте.

Не так давно компания серьезно модернизировала свой сайт (www.evro-holod.ru), а также создала еще один (www.daikin-mos.ru). И сейчас усилия по интернет-продвижению уже приносят свои плоды. Основная задача «ЕвроХолод» – привлечь и обслужить на самом высоком уровне своих клиентов. Основные средства привлечения новых заказчиков – рекомендации постоянных клиентов и интернет-реклама.

Историю компании "ЕвроХолод" рассказывает один из владельцев и генеральный директор Евгений Сергеевич Ковальчук:

Я бы выделил у нас несколько "возрастов" развития компании, в каждом из которых происходила какая-то переоценка того, что, как и зачем мы делаем. Первый период пришелся на 2005–2007 годы. Мы тогда только начинали работать в секторе климатического оборудования и основные усилия сосредоточили на поставках и монтаже вентиляционного оборудования. Рекламы тогда никакой не давали – работы и так хватало, чтобы загрузить небольшой коллектив.

В 2007–2008 годах наши ряды пополнились новыми техническими специалистами, шел период накопления профессионального опыта. Однако основной период роста у нас пришелся как раз на неспокойный 2009 год, когда во всем мире бушевал экономический кризис. Такие условия заставили нас задуматься, как мы работаем и что мы можем сделать для того, чтобы укрепить отношения с уже имеющимися клиентами и найти новых. Одним из основных направлений выбрали активное продвижение в Интернете – запустили новый сайт, начали экспериментировать с интернет-рекламой, с контекстной рекламой.

Сейчас основные усилия направлены на привлечение новых клиентов, которые в нынешнее время вынуждены проводить тендеры и снижать издержки. Эта задача стала основой для того, чтобы приступить к "наведению порядка в доме" и начать создавать правильную систему управления.

Три проблемы, которые заставили генерального директора обратить внимание на программу для управления малым предприятием:

  1. Неудобство для клиентов. Из-за отсутствия системного подхода к работе с документами и финансами случаются такие ситуации, когда клиент вынужден ждать, пока будут оформлены необходимые документы (счета, договоры, акты). Дело в том, что вся необходимая для оформления документов информация доступна только генеральному или финдиректору. А если никого из директоров нет в офисе или он занят, клиентам приходилось ждать. Покупатели к таким накладкам относятся плохо. Евгению Сергеевичу хотелось бы, чтобы клиенты не ждали, а, наоборот, получив качественное и быстрое обслуживание, еще раз обращались в компанию и рассказывали о ней своим знакомым. 

  2. Не знаем, что есть на складе. Отгрузка товара и материалов нигде не фиксируется, поэтому сложно быстро понять, что есть на складе, а чего нет.

  3. Управленческий учет находится в зачаточном состоянии, что мешает нормально контролировать, анализировать и планировать работу. Оба директора фирмы имеют только техническое образование, поэтому управленческий учет складывался весьма спонтанно. В результате директора используют для расчета зарплаты сотрудников, рентабельности сделок, учета и планирования движения денежных средств и прочих задач электронные таблицы – их несколько, взаимосвязи между ними нет, и работать с ними неудобно. Руководству хотелось бы организовать правильный учет, понятный и удобный для них, не имеющих специального "управленческого" образования.

История автоматизации

Начало: 28 декабря 2009 года.
Окончание основного этапа: 04 февраля 2010 года.
Продолжительность: 20 рабочих дней.

 

Выбранный инструментарий: "1С:Управление небольшой фирмой 8" – готовое решение для автоматизации управленческого учета, контроля, анализа и планирования на предприятиях малого бизнеса. Производитель – фирма "1С".

Возможности, которые особенно понравились Евгению Сергеевичу при первом знакомстве с продуктом:

  1. Подготовка платежных, товарных, отчетных, закрывающих документов по договорам – в одной программе.

  2. Контроль движения и возможность планирования складских запасов.

  3. Расчет управленческой зарплаты менеджеров на основе данных о маржинальной прибыли по заказу.

  4. Оформление на работу сотрудников и ведение характеристики по каждому сотруднику.

  5. Возможность формировать финансовый план (бюджет) компании.

Проблема 1 и ее решение

Подготовка документов для клиентов на фирме была организована так, что для этого требовалось использовать целый набор расчетных программ и текстовых документов, доступ к которым имели только директора. Менеджеры по продажам не знали, оплачен ли заказ клиентом (поставщикам) или нет (все движения по расчетному счету проходят через "клиент-банк", "клиент-банк" был установлен у бухгалтера, который работает удаленно).

Буквально в первые дни после установки продукта все документы и расчеты были перенесены в единую базу, и менеджеры получили к ним доступ. По ходу работы было принято решение "переключить" клиент-банк из бухгалтерской программы в управленческую – все-таки важнее, чтобы информация об оплатах и задолженностях в первую очередь была доступна директорам и менеджерам.

Удачно получилось реализовать в программе и "особенности национального ведения бизнеса". Например, в случае необходимости оформить неотфактурованную поставку в программе используется документ "Расходный ордер". А при реальной отгрузке менеджеры на основании этого ордера оформляют "настоящую" накладную и весь пакет документов.

Проблема 2 и ее решение

Вторую задачу можно решить, если автоматически завести в единую информационную базу все поступления и все отгрузки. Особенностью национального бизнеса в этой части является то, что порой продукция поступает в "ЕвроХолод" без сопроводительных документов. Это замедляет отгрузку, т. к. приходится ждать оформления поступления товара до прихода документов. Так как поставщик все-таки оформляет документы тем числом, когда была реальная отгрузка, было предложено проводить операцию оприходования продукции на склад "ЕвроХолода" путем оформления в программе приходного ордера. Таким образом, товар на складе числится, и его можно отгружать, а документы поступления можно заносить в базу и в конце месяца.

Из переписки

От:   kovalchuk <info@evro-holod.ru>
К: "'Tatyana Zolotykh'" <Tatyana_Zolotykh@vinta.ru>
Время создания:   Thu, 21 Jan 2010 22:00:02
Тема: ЕвроХолод

Татьяна Юрьевна, спасибо за высокую оценку проделанной нами работы, экспресс-обучение прошло успешно! Наш менеджер, который работал два года назад в седьмой версии, работает сейчас довольно умело: уже завел основных контрагентов, выставляет счета, заводит склад. Второй менеджер обучается под его наблюдением тоже успешно, остались мы – руководители, на днях засядем :).

Ощущения от программы очень приятные, особенно у нашего финдира, который понял, сколько работы свалилось с его плеч. А еще он очень обрадовался, когда услышал от меня: "Ну, Сергей Ефремович, теперь можно офис оставить на наших теперь уже полностью автономных сотрудников, и поехать на недельку рыбку половить.:)  

Мы все-таки решили связать программу с клиент-банком, менеджеры постоянно спрашивают о приходе денег от клиентов, бывает, что в нужный момент никого из нас нет в офисе, и это осложняет их работу.

С уважением, Ковальчук Евгений Сергеевич.

Проблема 3 и ее решение

Задача выстраивания правильного управленческого учета решается поэтапно. Задания работникам теперь выдаются не на бумаге, а фиксируются прямо в программе – с помощью документа «Задание на работу». Итоги выполнения работ по заданиям используются для расчета заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

По результатам решения первых задач и обсуждений принято решение не форсировать на первом этапе сложные для директоров задачи финансового планирования – пока руководители взяли тайм-аут на привыкание к новым возможностям. Параллельно появились и новые "хотелки" – в программе реализовать элементы CRM, а в бизнесе навести порядок с налогообложением. "Я, честно говоря, поражен, что в моем деле есть столько возможностей для оптимизации, – говорит Евгений Сергеевич. – Будем работать дальше".

Партнер: группа компаний ВИНТА СТАР (Москва), на рынке автоматизации бизнеса – с 2000 года. Консультант по автоматизации – Золотых Татьяна (тел. (495) 676-94-43, моб. (926) 204-38-27, e-mail Tatyana_Zolotykh@vinta.ru ). 

Слово консультанту:

В таких проектах основным заказчиком, конечно, является руководитель, и весь проект определяется его задачами и его заинтересованностью. Но у руководителя часто не хватает ни сил, ни времени на контроль ВСЕХ вопросов работы на предприятии, ведь выделенных специалистов по "узким" вопросам, таким как организация кадровой работы, стратегическое развитие, анализ деятельности и др., в небольших компаниях зачастую просто нет.

Свою задачу на таких проектах мы видим в том, чтобы помочь руководителю на хорошем методическом уровне. Поэтому особенно важно, чтобы такой проект выполнялся только высокопрофессиональными специалистами, не только имеющими опыт автоматизации предприятий, но и обладающими хорошими знаниями и опытом в области управления. Именно они могут и должны подсказать руководителю, что и в какой последовательности лучше делать, чтобы повысить эффективность управления, увеличить результативность и снизить расходы. При этом важно, чтобы автоматизация шла в комфортном для руководителя темпе. Изменения в ходе проекта точно будут: и процессные, и поведенческие. Руководитель должен успевать адаптироваться и вносить необходимые изменения и в процессы на предприятии, и в свои взаимоотношения с персоналом, и в систему мотивации и пр., т. е. «обживаться в новом доме». Поэтому, по нашему опыту, нужно делить работу на короткие этапы – с конкретными и полезными результатами и понятной ценой. И тогда такой проект станет не дополнительной статьей расхода для предприятия, а реальным средством – для снижения издержек, выстраивания системы управления складом, для поддержки продаж, оптимизации работы сервисных служб.

Путь к правильному управленческому учету – для владельцев и директоров без "управленческого" образования

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры