Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Создание методологии по расчету заработной платы в группе компаний и организациях с филиалами

07.02.2011
При автоматизации расчета заработной платы в группе компаний или в организациях с обособленными филиалами, где расчет ведется в собственных независимых системах, нередко наблюдается несовместимость методологий расчета заработной платы. В данной статье специалисты компании "Antegra consulting" рассматривают все случаи и участки, в которых возможны расхождения. Также подробно описывается процесс создания документа "Методология расчета заработной платы" для группы компаний или организаций с филиалами и определяются те преимущества, которые дает компании введение Методологии.

Содержание


Группы компаний или организации с филиальной структурой, в которых возникают случаи несовместимости методологий расчета заработной платы, не являются редкостью. Конечно, расчет заработной платы довольно четко регламентируется законодательством РФ, однако во многих компаниях нет единого документа, описывающего методологию расчета заработной платы для всех филиалов или организаций группы компаний.

Применение методологии расчета зарплаты предоставляет компании дополнительные преимущества:

  • позволяет сотрудникам компании избегать ввода дублирующих начислений или удержаний, поскольку с помощью этого документа можно проверить наличие того или иного вида расчета в программе;
  • уже в процессе создания методологии вы можете провести анализ текущего расчета заработной платы, выявить и скорректировать ошибки;
  • при открытии новых филиалов или включении новой организации в группу компаний данная методология поможет настроить расчет заработной платы в соответствии с общепринятыми правилами компании;
  • при делегировании или замещении данный документ поможет быстро ввести в работу нового сотрудника;
  • созданная методология по расчету зарплаты позволит эффективно провести автоматизацию расчета.

До тех пор, пока методология всей организации или группы компаний не будет собрана в единый документ, в котором будут исключены дублирующие расчеты, определен состав баз для зависимых расчетов, согласованы алгоритмы и убраны ошибки заменяемых систем, внедрить автоматизированную систему расчета заработной платы, действующей для всех юридических лиц или филиалов будет крайне затруднительно. Без этого документа также невозможно перенести данные по расчетам из старых баз данных, поскольку в результате получится множество неструктурированных видов расчетов.

Подход к созданию единой методологии расчета заработной платы

Описание методологий расчета заработной платы организации или филиалов очень нужный, но, в то же время, трудозатратный процесс. Для создания методологии расчета заработной платы требуется не только собственно описание единой методологии, но и ее сверка с методологиями каждой компании в группе компаний и каждого филиала.

Прежде чем браться за составление единой методологии расчета заработной платы организации или группы компаний, необходимо знать, какие возможны расхождения, и понять причину их возникновения. В противном случае можно невольно создать новые расхождения и ошибки.

Расхождения возможны в следующих областях:

  • одинаковые по наименованию виды расчетов имеют разные алгоритмы расчета;
  • одинаковые по смыслу виды начислений по-разному облагаются налогами и взносами;
  • одинаковые зависимые виды расчетов имеют разные базы, на основании которых рассчитывается конечный результат;
  • база для расчета среднего заработка для больничных листов и отпускных содержит разные виды начислений;
  • одинаковые начисления по-разному отображаются в бухгалтерском учете.

Причины расхождений в методологиях расчета заработной платы на предприятиях можно объяснить следующим образом.

1. "Так исторически сложилось". По причине "так исторически сложилось" могло возникнуть любое расхождение из вышеперечисленных областей. Самый распространенный пример - это использование "привычных" алгоритмов и показателей, применяемых при расчете того или иного начисления или удержания. Для устранения такого расхождения необходимо унифицировать виды расчетов для всех предприятий.

2. Формулировка коллективного договора. Если в группе компаний или в организации с филиалами существует единый коллективный договор, то расхождения в методологиях маловероятно. В том случае если филиалы или компании самостоятельно подготавливали коллективные договоры в разное время, не придерживаясь единых требований к расчетам и выплатам, то все особенности этих договоров необходимо учитывать при создании единой методологии.

3. Ошибки в системе, в ведении учета. При ведении учета могут возникать ошибки, часть из которых допускается осознано. Например, с какого-то периода времени расчет заработной платы стал вестись в компании или филиале не совсем корректно. Для устранения этого расхождения необходимо выяснить, с какой целью произошло изменение и каким образом можно корректно устранить ошибки.

Инструкция по созданию методологии

Для создания единой методологии сначала необходимо все существующие виды расчетов всех организаций и филиалов свести к единому списку, объединив при этом схожие.

Для этого необходимо описать все начисления, удержания, состав баз, способы выплат в течение месяца для каждой компании и каждого филиала. Для этого следует составить простые таблицы с начислениями и удержаниями, а также указать состав баз для расчета среднего заработка и зависимых расчетов.

Например, таблица с начислениями будет содержать следующие колонки:

  • наименование;
  • алгоритм расчета;
  • код дохода НДФЛ;
  • взносы в ПФР, ФСС РФ, ФОМС;
  • учет для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболений;
  • входимость в базу для расчета среднего заработка с отметкой месяца включения (месяц начисления, месяц выплаты и др.);
  • входимость в базу для расчета среднего заработка в особых случаях: для отпускных, больничных. Если начисление входит в базу, то необходимо указать индексируется ли заработок, приводится ли к рабочим дням (для отпускных), а также каким месяцем учитывается;
  • если является пособием по соцстраху, то необходимо указать какое это пособие вид дохода (в натуральной форме доход или нет);
  • проводка, которая формируется на основании данного начисления. Если расчетная сумма по каким-либо правилам распределяется на несколько проводок, то необходимо описать алгоритм расчета сумм, а также по каким аналитикам различаются проводки.

Подобную таблицу, но с меньшим количеством колонок, составляем для удержаний:

  • наименование;
  • алгоритм расчета (формула);
  • является ли дополнительным страховым взносом на накопительную часть пенсии;
  • последовательность (очередность) расчета;
  • отображение в бухгалтерском учете - какие проводки формируются по данному удержанию.

Если в алгоритме расчета фигурирует база, от которой зависит соответствующий расчет, то составляем список таких видов расчетов и описываем состав их баз. Также отдельно описываем алгоритмы расчета авансов и межрасчетных выплат. В результате нам нужно получить такие таблицы и алгоритмы с каждой компании, входящей в группу компаний, и с каждого филиала. Далее их необходимо свести в единую таблицу с начислениями и удержаниями.

Сводить их можно по-разному, все зависит от количества таких таблиц и количества в них строк. У небольшой компании видов расчетов порядка 40-60. В этом случае виды расчетов проще разбить на группы: начисления за счет соцстраха, премии, надбавки, оклады.

Если в группе компаний имеется множество предприятий и филиалов с различными видами расчетов (производственное предприятие может содержать 200 различных начислений), то в этом случае без автоматизированного анализа справиться не возможно. Самый простой способ - использовать таблицу MS Excel. Ниже описан один из практических способов анализа видов начислений и расчетов и сведения их к единому списку. Можно пользоваться им, можно использовать другие системы и алгоритмы.

Итак, для того, чтобы провести сравнение видов начислений и удержаний, готовим пустую общую таблицу, отдельную для начислений и отдельную для удержаний. Переносим в них описанные начисления компаний и филиалов, отметив, к какой компании или какому филиалу относится расчет. Далее добавляем колонки с названием баз для зависимых расчетов, чтобы указать в них информацию о том, какой расчет в какую базу входит. По возможности переделываем колонки (добавляем дополнительные) так, чтобы с помощью "да" или "нет" указывать свойство расчета. Понятно, что ни алгоритм, ни отображение в бухгалтерском учете, с помощью "да" и "нет" не описать. Код дохода НДФЛ вводим числом. Далее подставляем 1 ("да") и 0 ("нет"). В последней колонке собираем получившиеся "1" и "0" в одну строку, а код дохода НДФЛ переносим в соседний столбец (см. таблицу 1).

Таблица 1

Наименование

Алгоритм

Код дохода НДФЛ

Взносы в ПФР, ФСС РФ, ФОМС

Учет для ФСС НС

Результат

Код дохода НДФЛ

Оклад

 

4000

1

1

 

11110001

4000

По полученному результату можно найти схожие начисления, отсортировав таблицу по данной колонке. Для того чтобы зрительно было проще определять схожие начисления, результат можно представить как число в двоичной системе исчислений и перевести его в десятеричное, что упростит поиск схожих видов расчетов (когда в строке только "1" и "0" и строка длинная, то различать числа сложно, что занимает больше времени, чем сравнение десятеричных чисел). Получив сгруппированные виды расчетов по схожим параметрам, можно проанализировать оставшиеся параметры: формируемые проводки, алгоритмы расчетов и т. д.

Например, оклад и премии имеют схожие параметры и будут иметь одинаковый "результат", и прежде чем группировать по параметрам, расчеты можно сгруппировать по типам расчетов, как было описано выше. Тогда не придется сравнивать оклады с премиями, что опять же упростит работу и сэкономит время.

В итоге мы должны получить таблицу с начислениями и удержаниями, в которых одинаковые виды расчетов свернуты, и указано в каких компаниях или филиалах они используются.

Как выше указывалось, одна из причин расхождения видов расчетов - это ошибки заменяемых систем. Поэтому следующий шаг - это анализ одинаковых видов расчетов, но отличных одним или несколькими параметрами. Чаще всего такие виды расчетов используются в одном только филиале или в одной только компании, а по другим организациям все параметры сходятся.

Вторая причина расхождений, на которую мы можем повлиять - это "так исторически сложилось". Возможно, пора отказываться от старых привычек и всем компаниям данные виды расчетов использовать одинаково.

Расхождения, связанные с коллективным договором, менять нельзя до тех пор, пока не будут унифицированы сами договоры.

Авансовые расчеты и межрасчетные выплаты по возможности тоже унифицируем, чтобы не настраивать алгоритмы под каждую компанию.

После того как все возможные начисления и удержания унифицированы, свернуты и получена единая таблица с начислениями и единая таблица с удержаниями группы компании или организации с обособленными филиалами, обязательно в таблицу добавляем колонки, в которых указываем как данное начисление называлось до того, как его объединили с другим подобным. Так мы получим таблицу соответствий новых видов расчетов.

Так мы получили документ, который можно назвать Методологией расчета заработной платы для группы компаний. Данный документ содержит описание всех видов расчетов во всех организациях, способ их обложения налогами, их особенности и расхождения по компаниям и филиалам. Данный документ упростит работу по включению новой организации или филиала в единую систему по расчету заработной платы.

Какие требования накладывает на методологию "1С:Зарплата и управление персоналом 8"?

Рассмотрим на примере, какие требования накладывает на методологию программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

Например, при автоматизации расчета заработной платы очень часто выявляются ошибки учета. Эти ошибки учета не обязательно связаны с заменяемой системой - система умеет все правильно делать. Причина может заключаться в том, что с какого-то периода расчет заработной платы стал вестись в компании или филиале не совсем корректно. Понятно, что выявленные ошибки не нужно переносить в новую систему, но это нужно решать обязательно с владельцем процесса, т. к. бывает, что и ошибки допускаются осознано.

Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8" прекрасно подходит для ведения учета и расчета заработной платы в одной информационной базе нескольких юридических лиц и обособленных филиалов. Особенностью данного прикладного решения является то, что для хранения видов начислений и удержаний используются единые справочники без группировки по организациям, а настройка баз для расчета среднего заработка является общей для всех юридических лиц, внесенных в систему. Особенности автоматизированной системы накладывает некоторые требования к сбору и анализу видов расчетов:

  • если вид расчета чем-либо отличен от других расчетов, то его необходимо учитывать отдельно, отдельным элементом;
  • если вид расчета в текущем году учитывается иначе, чем в предыдущем, то нужны два вида расчета для каждого года.

Рассмотрим вариант, при котором можно не описывать и не сводить методологию к единому документу. В этом случае необходимо ввести в систему все виды расчетов за прошлые и текущий года каждой организации и каждого филиала. В данном случае мы сохраним особенность каждой организации, как в настройке расчета, так и в настройке баз для расчета среднего заработка или зависимого начисления. Но, вероятнее всего, со временем придется приводить методологию к единому виду, т. к. анализировать расчетные данные по группе компаний и по всем филиалам будет неудобно: сводный отчет, в котором фигурируют, например, 20 окладов, 20 месячных премий, 20 начислений за выслугу лет и т. д., довольно сложно анализируется.

При внедрении автоматизированной системы в группе компаний или в организации с обособленными филиалами, когда планируют использовать единую базу данных, необходимо будет разбираться с методологией расчета заработной платы, находить различия и учитывать их при переносе данных и настройке алгоритмов, баз и состава начислений для зависимых видов расчетов.

Однако это действительно нужная работа, поскольку создание в группе компаний или организации с филиалами единой методологии по расчету заработной платы несет в себе значительные преимущества, которые позволят упростить работу и вести безошибочный расчет заработной платы.

Antegra consulting
Tел.: +7 (495) 721 85 31
E-mail: info@antegra.ru
www.antegra.ru
109316, Москва, Волгоградский проспект, 21

Создание методологии по расчету заработной платы в группе компаний и организациях с филиалами

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры