Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Обмен первичными документами в электронном виде с помощью «1С:Предприятия 8»

14.12.2011
Растет число компаний, уже оценивших преимущества внедрения электронного документооборота. Помимо ускорения принятия решений и сокращения издержек повышается эффективность бизнес-процессов. Фирма «1С» разработала механизм электронного обмена первичными документами между организациями. Новый механизм был опробован, в частности, в компании «Комацу СНГ». О том, как проходил процесс подготовки и запуска электронного обмена первичными документами, рассказывают специалисты компании.

Содержание


Компания Komatsu Ltd была основана в 1921 году японским предпринимателем Meitaro Takeuchi (Маитаро Такеючи) на западном побережье Японии. История Komatsu в России началась еще со времен СССР, когда в конце 60-х годов прошлого века в страну стали поступать бульдозеры, трубоукладчики, лесовозы и другая, наиболее востребованная в то время техника, не имеющая отечественных аналогов.

На данный момент Komatsu - мировой лидер по производству строительной техники. Основные виды деятельности компании: производство и реализация строительной  техники, горнодобывающего и складского оборудования. В ноябре 2006 года была создана Российская компания ООО «Комацу СНГ», являющаяся на сегодняшний день официальным представительством Komatsu Ltd в странах СНГ.

Задача - отказ от бумажного документооборота

В мае 2011 года фирмой «1С» совместно с компанией «Комацу СНГ», принципы которой провозглашают непрерывное совершенствование, использование в работе и производстве новейших технологий и методов, было принято решение о начале пилотного проекта по запуску обмена электронными документами на базе программных продуктов «1С» между ООО «Комацу СНГ» и ее дистрибьюторами.

По оценке финансового подразделения  ООО «Комацу СНГ» при действующем бумажном документообороте компании ежегодно печатается и подписывается около 70 000 документов, и перевод обмена документами в электронный вид по грубым подсчетам позволит сэкономить 4,5 млн рублей в год.

Главной целью пилотного проекта был  отказ от обмена документами в бумажном виде и переход на электронный юридически значимый документооборот с простым и интуитивно понятным пользователю интерактивным интерфейсом. Именно функциональность и удобство в работе в конечном итоге приводит к экономии времени руководящего состава компании при подписании документов, составленных в электронном виде, и ускорению бизнес-процессов в целом.

Сам проект был разделен на два больших этапа:

1. Запуск обмена первичными документами, которыми законодательство уже позволяет обмениваться. Например, такими как «Заказ товаров», «Счет на оплату», «Накладная на отгрузку», «Прайс-лист» и др.

2. Запуск в тестовом режиме обмена электронными счетами-фактурами (необходимая нормативная правовая база для их использования  пока не принята).

Со стороны ООО «Комацу СНГ» была сформирована рабочая группа из 18 человек  - это специалисты финансовых подразделений, юристы, ИТ-специалисты и руководители служб, а также задействовано 10 компаний-дистрибьютеров.

Обмен первичными документами в электронном виде

Перед началом запуска первого этапа обмена для того, чтобы все разработки были реализованы в соответствии с законодательством РФ, финансовым и юридическим службам компании потребовалось получить разъяснения по некоторым вопросам от контролирующих органов.

В частности, был отправлен запрос и получено официальное письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, разъясняющее порядок использования товарной накладной по форме ТОРГ-12 в электронном виде (читайте на сайте http://buh.ru/newsDescr.jsp?ID=7896).

Внедряемая подсистема реализована с использованием новых криптографических возможностей программы «1С:Предприятие 8.2». Изучение функционала механизма обмена электронными документами и его встраивание в учетные системы техническими специалистами заняло не более 2-х недель и проводилось для конфигураций «1С:Управление производственным предприятием 8», (редакция 1.3), «1С:Управление торговлей» (редакция 10.3).

Реализованное решение  и вид интерфейса эргономично вписались в уже существующие учетные системы. При этом  переподготовка пользователей не потребовалась: формирование, подписание и отправка электронного документа с установленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) выполняется в одно действие (см. рис. 1).

Рис. 1

Возможность просмотра содержимого первичных документов в электронном виде реализована посредством вывода на экран печатных форм, ежедневно применяемых и привычных для пользователя. На рисунке 2 представлен пример экранного вида печатной формы унифицированной товарной накладной ТОРГ-12, составленной в электронном виде. Пользователь может отслеживать статус документа.

Для подписания ответственными лицами компаний в рабочем окне конкретного пользователя программы разработано отдельное поле для работы с требующими подписи электронными документами. На рисунке 2 представлен пример товарной накладной в электронном виде, подготовленной к подписанию ЭЦП менеджером отдела продаж.

Рис. 2

Сами электронные документы, как и установленные ЭЦП, хранятся в учетной системе пользователя и при необходимости могут быть экспортированы для проведения экспертиз или передачи в контролирующие органы.

В таблицах 1 и 2 приведен перечень этапов, выполняемых сотрудниками участников обмена документами при применении бумажного (как было) и электронного документооборота (как стало).

Таблица 1. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны «Комацу СНГ»

Этапы прохождения документа

Обмен документами в бумажном виде (как было)

Обмен документами в электронном виде (как стало)

Отражение в учете документа

1. Ручной ввод первичного документа.

2. Печать на принтере.

1. Ручной ввод первичного документа.

2. Формирование исходящего электронного документа.

Визирование ответственным лицом

3. Собственноручная подпись (одна или несколько).

4. Печать организации.

3. Визирование ЭЦП исходящего электронного документа.

Передача контрагенту

5. Передача лично или отправка почтой. (курьерской службой)

6. Реестр исходящих документов.

<Автоматическая отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих>

Получение документа с визой контрагента

7. Получение лично или по почте (курьерской службой).

8. Проверка полученного экземпляра с подписью.

9. Реестр входящих документов.

<Автоматическое получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих>

Хранение оригинала в архиве

10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

<Автоматическое формирование  архива>

 

Таблица 2. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны компаний-дистрибьютеров  ООО «Комацу СНГ»

Этапы прохождения документа

Обмен документами в бумажном виде (как было)

Обмен документами в электронном виде (как стало)

Получение документа с визой контрагента

1. Получение лично или по почте (курьерской службой).

2. Проверка полученного экземпляра с подписью.

3. Реестр входящих документов.

<Автоматическое получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих>

Визирование ответственным лицом

4. Собственноручная подпись (одна или несколько).

5. Печать организации.

1. Визирование ответной ЭЦП входящего электронного документа.

Передача контрагенту

6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой).

7. Реестр исходящих документов.

<Автоматическая отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих>

Отражение в учете

8. Ручной ввод первичного документа.

<Автоматическое заполнение данных>

2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя.

Хранение оригинала в архиве

9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями.

<Автоматическое формирование  архива>

На рисунке 3 представлен пример архива электронных документов, где наглядно можно увидеть индивидуальные характеристики и состояние (статус) документа.

Рис. 3

Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно будет после появления аккредитованных операторов электронного документооборота и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

 

Из отзыва О.А. Куликовой, начальник отдела внутреннего контроля «Комацу СНГ»: «Учитывая, что документооборот с  покупателями компании составляет несколько тысяч документов ежемесячно, мы пытались оптимизировать данный процесс.

С принятием Закона об электронной подписи, у российских компаний, наконец, появилась возможность отказа от бумажного документооборота.  Поэтому, когда нам предложили поучаствовать в проекте по обмену электронными документами, мы с удовольствием принялись за работу, понимая важность  и необходимость. Но полностью отказаться от бумажного документооборота мы не можем, так до сих отсутствуют утвержденные форматы данных для хранения и передачи счетов-фактур, существуют вопросы и по подписанию Товарных накладных (ТОРГ 12) электронной подписью. Но мы не останавливаемся на достигнутом, решаем вопросы путем отправки писем в Минфин России и надеемся на светлое безбумажное электронное будущее».


 

Главный офис ООО «Комацу СНГ»:
г. Москва, 1-й Волоколамский проезд, д. 10
тел. +7 (495) 982-39-59
факс +7 (495) 982-39-58/52
www.komatsu.ru
e-mail: komatsucis@komatsu.ru

Обмен первичными документами в электронном виде с помощью "1С:Предприятия 8"

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 54-ФЗ 6-НДФЛ CRM IT-компании Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С видео-уроки 1С водный налог возврат переплаты возмещение пособия за счет ФСС восстановление НДС выездная налоговая проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты по ГПД выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственный реестр гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по налогу на прибыль декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ единый расчет по страховым взносам ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зачет страховых взносов защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 изменения-2017 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный контрагент иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции кассовый чек КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые споры налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по ндс налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление амортизации начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ негативное воздействие на окружающую среду неотделимые улучшения неприменение ккт нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новости нормы естественной убыли нулевая декларация обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с обязательное социальное страхование обязательное страхование от несчастных случаев на производстве оказание услуг ОКВЭД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ онлайн-сервис освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС освобождение от ндфл основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в пфр отчетность в росприроднадзор отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры оформление счетов-фактур охрана труда патентная система патентная система налогообложения ПБУ 18 первичные документы перенос убытков перерасчет налогов переход на усн персонифицированный учет плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособие по уходу за ребенком посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов ПСН путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация ККТ регистрация юридических лиц реестр ККТ реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация розничная торговля росалкогольрегулирование РСВ-1 самое новое в 1С:Бухгалтерии самозанятые граждане свод отчетов секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставки страховых взносов стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебная практика судебное решение судебные издержки суточные счет-фактура таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов универсальный корректировочный документ УПД уплата госпошлины уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка учет аренды учет в АО учет в бюджетных учреждениях учет в госорганизациях учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при усн учет расходов при УСН учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле федеральный стандарт бухгатерского учета ФИАС фиксированные страховые взносы финансовый анализ ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов хроники 54-ФЗ штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги