Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Как оформить заем сотруднику и отразить в «1С:Предприятии 8»

13.02.2014
Как оформить заем сотруднику и отразить в «1С:Предприятии 8»
Порой бухгалтеру, прежде чем выполнить свою работу – оформить документы, сделать проводки и начислить налоги – приходится работать и за своих коллег, чаще всего за юристов. В этой статье мы дадим вам советы, какой договор подойдет, если компания одалживает деньги сотруднику, а также расскажем, как оформить эту операцию в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Содержание


Что нужно знать, выдавая работнику деньги в долг

Сотрудник попросил у работодателя денег в долг. Если директор дал добро, то бухгалтеру предстоит выдать деньги и оформить сделку. Для этого в первую очередь нужно решить, какой договор по факту заключен: кредита, ссуды или займа?

Определение кредитного договора содержится в статье 819 ГК РФ. Согласно положениям этой статьи кредит может быть выдан исключительно деньгами, в качестве кредитора может выступать только банк или другая кредитная организация.

Обязательные условия кредита - это возвратность и возмездность, то есть деньги должны быть возвращены и обязательно с процентами. Таким образом, компания, не являющаяся кредитной организацией, выдать кредит своему сотруднику не вправе.

Следующий договор - ссуды или безвозмездного пользования (ст. 689 ГК РФ). По договору ссуды вещь передается в пользование ссудополучателю бесплатно. Главное отличие от других долговых договоров: ссудополучатель должен вернуть именно эту вещь в том же состоянии, что и брал (с учетом нормального износа). То есть вещь должна быть индивидуально-определенная, к примеру, автомобиль или здание. Дать деньги в долг по договору ссуды  невозможно.

По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми (а не индивидуальными) признаками. Заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (ст. 807 ГК РФ). Таким образом, для оформления долговых отношений с сотрудником подходит договор займа.

Все отличительные признаки перечисленных договоров мы собрали в одной таблице.

Различия между договорами займа, кредита и ссуды

Условия договора

Кредит

Займ

Ссуда

Сторона договора

Кредит может предоставить только специализированная организация

Ограничений по сторонам договора нет

Ограничений по сторонам договора нет

Объект договор

Исключительно денежные средства

Вещи, в том числе деньги, не имеющие индивидуальных признаков

Вещи, имеющие индивидуальные признаки

Возвратность

Заемщик должен вернуть деньги

Вещь переходит в собственность заемщика, поэтому он возвращает другую, но точно такую же

Имущество не переходит в собственность ссудополучателя, следовательно, он должен вернуть именно эту вещь

Возмездность

Проценты по кредиту обязательны

Договор займа по умолчанию возмездный. Если о процентах в договоре не сказано, то их размер соответствует ставке рефинансирования на день возврата долга. Условие о безвозмездности нужно фиксировать в договоре. Исключения: договор займа заключен между гражданами на сумму не более 5000 руб.; по договору передаются не деньги. В этих двух случаях предполагается беспроцентный договор

Договор ссуды является безвозмездным

Ограничения

 

Иностранная валюта и валютные ценности могут быть предметом договора займа на территории России с соблюдением правил, установленных в статьях 140, 141 и 317 ГК РФ

 

Коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование собственникам, а также руководителю или члену органов управления или контроля

 

Деньги сотруднику можно дать как под проценты, так и бесплатно. Если ваш договор безвозмездный, то в нем нужно явно на это указать. Иначе по умолчанию действует правило статьи 809 ГК РФ, согласно которому процент устанавливается исходя из ставки рефинансирования. Исключение - когда по договору передаются не деньги, а другие вещи. В такой ситуации отсутствие в договоре условия о процентной ставке автоматически делает его безвозмездным. Последствия беспроцентного договора для сотрудника - НДФЛ с материальной выгоды, которая возникает вследствие экономии на процентах.

Имейте в виду, что экономить на НДФЛ, выдавая беспроцентный заем под видом аванса в часть зарплаты, достаточно рискованно. Если сотрудник решит уволиться до момента полного погашения займа, вы не имеете права его удерживать. В этом случае, если он добровольно не вернет всю сумму долга, то взыскать ее можно только через суд.

Как исчисляется материальная выгода

Порядок расчета материальной выгоды зависит от валюты, в которой выдан заем. Так, по рублевым займам выгода возникнет, если процент, установленный договором, меньше 2/3 ставки рефинансирования, в том числе равен нулю (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Если займ получен в иностранной валюте, выгода возникает в случае, когда проценты составляют менее 9 (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды установлена в  подпункте 3 пункта 1 статьи 223 НК РФ. Это день уплаты процентов.

Как определить дату получения дохода по беспроцентному займу? В Налоговом кодексе РФ об этом не сказано. Чиновники в письмах Минфина России от 14.04.2009 № 03-04-06-01/89, от 17.07.2009 № 03-04-06-01/175 и  от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3 рекомендуют считать датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды день возврата сотрудником займа или его части.

Однако есть и другая точка зрения. Так, в письме Минфина России от 01.02.2010 № 03-04-08/618 сказано, что если в течение налогового периода заемщик не выплачивал проценты по займу, то в этом периоде у него не возникает дохода в виде материальной выгоды. На наш взгляд, первая позиция более обоснованна. В любом случае, налоговому агенту предстоит самому решить, какой из рекомендаций финансового ведомства воспользоваться.

Случаи, когда материальная выгода от экономии на процентах не облагается НДФЛ, перечислены в подпункте 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ. К ним относятся, к примеру, ситуации, когда заем был получен на покупку жилья. Но налогоплательщик должен подтвердить наличие у него права на получение имущественного налогового вычета соответствующим уведомлением, выданным налоговым органом по форме, утв. приказом ФНС России от 25.12.2009 № ММ-7-3/714@.

Ставка НДФЛ для материальной выгоды зависит от налогового статуса налогоплательщика. Для резидента РФ, не имеющего права на имущественный налоговый вычет, материальная выгода полученная от экономии на процентах облагается НДФЛ по ставке 35 процентов (п. 2 ст 224 НК РФ). Для нерезидентов ставка НДФЛ составляет 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Договор займа, расчет материальной выгоды и НДФЛ в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8"

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» договор займа с сотрудником регистрируется одноименным документом.

Регистрация договор займа

Независимо от типа валюты, указанной в договоре займа, расчет материальной выгоды в целях исчисления НДФЛ возможен только в рублях. В случае, когда заем был выдан в иностранной валюте, и это указано в Договоре займа с сотрудником, расчет будет сделан в рублях по указанному в документе курсу.

Для расчета материальной выгоды и налога нужно установить флаг в графе Начислять материальную выгоду и выбрать ставку НДФЛ 35 процентов. Если сотрудник - нерезидент, то НДФЛ будет автоматически начисляться по ставке 30 процентов.

Ставка НДФЛ 13 процентов не актуальна для данного вида договоров с 2008 года, но сохранена в этом документе для договоров, внесенных ранее.

Можно указать периодичность погашения займа: ежемесячно или единовременно.

Материальная выгода будет рассчитываться соответственно этим периодам.

Поскольку расчет суммы погашения займа происходит при начислении зарплаты в последний день месяца, то и дата получения дохода - материальной выгоды - регистрируется тем же днем.

Начисление материальной выгоды одновременно с зарплатой

Кроме того, погашение займа можно зарегистрировать документом Приходный кассовый ордер. В документе Договор займа с сотрудником в любой момент можно сформировать Отчет о погашении займа. Этот отчет формируется по состоянию на последний предполагаемый день окончательного погашения займа. И в любой момент показывает актуальную информацию об остатке основного долга и непогашенных процентов.

Формирование отчета о погашении займа

В этом же документе можно сформировать печатную форму договора займа.

Может ли организация простить сотруднику долг? Да, может. Материальной выгоды от экономии на процентах в этом случае не будет. Документ Договор займа с сотрудником в программе надо будет «снять с проведения», зарегистрировать подаренную сотруднику сумму в виде дохода с кодом 2720 документом Регистрация разовых начислений. Автоматически будет предоставлен вычет в размере 4 000 рублей.

Далее нужно ввести исправительные документы Начисление зарплаты сотрудникам организаций. При этом НДФЛ будет пересчитан по ставке 13 процентов с учетом вычета.

Напоминаем, что ставка рефинансирования, используемая при исчислении материальной выгоды, устанавливается в Настройке параметров учета на закладке Прочие ставки.

 

От редакции

Подробнее об особенностях заключения договора займа читайте на стр. 28. О налоговых последствиях, которые возникают у займодавца и у заемщика, читайте в справочнике «Договоры, условия, формы, налоги» раздела «Юридическая поддержка» в ИС ИТС:
http://its.1c.ru/db/contracts#content:28867:1
http://its.1c.ru/db/contracts#content:28868:1

С порядком регистрации возврата займа, расчетом материальной выгоды и НДФЛ в «1С:Предприятии 8» можно ознакомиться в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» раздела «Кадры и оплата труда» в ИС ИТС:
http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33708:1

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры