6-НДФЛ: ответы на частые вопросы

Налоговые агенты в этом году в срок не позднее 4 мая впервые представили в ИФНС ежеквартальный расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, форматам и в порядке, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

ФНС России на официальном сайте информирует, что 6-НДФЛ - это документ, который содержит «обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога».

В следующий раз отчет 6-НДФЛ нужно сдать за полугодие 2016 года в срок не позднее 1 августа.

Как сформировать корректирующую форму расчета 6-НДФЛ, и в каких случаях надо ее представлять?

Во избежание штрафов за недостоверность переданных сведений любые обнаруженные несоответствия лучше скорректировать, несмотря на то, что Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, и при формировании отчета за следующий квартал актуализируется  автоматически.

Если ИФНС обнаружит, что в расчете 6-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, налоговый агент будет привлечен к ответственности в виде штрафа в размере 500 рублей за каждый документ с ошибками (ст. 126.1 НК РФ).

Корректирующий отчет - это новый экземпляр отчета. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 его можно сформировать, если есть исходный отчет. На Титульном листе 6-НДФЛ, предусмотрено поле, в котором указывается номер корректировки.

Для формирования корректирующего отчета 6-НДФЛ в программе в меню Отчетность,справки - 1С-Отчетность - по кнопке Создать нужно выбрать отчет 6-НДФЛ.

В новом экземпляре отчета на Титульном листе в поле Номер корректировки следует внести порядковый номер передаваемой исправительной формы (рис. 1). Напомним, что у исходной формы Номер корректировки «000».

Рис. 1. Титульный лист корректирующей формы 6-НДФЛ

Созданную форму отчета нужно Заполнить, нажав на одноименную кнопку. Далее отчет 6-НДФЛ можно проверить, сохранить и отправить в ИФНС прямо из программы с помощью сервиса 1С-Отчетность.

Какие контрольные соотношения используют налоговые инспекторы для выявления нарушений уплаты НДФЛ?

Контрольные соотношения (КС), с помощью которых можно проверить достоверность и безошибочность подготовленного отчета 6-НДФЛ были разработаны ФНС России и доведены до сведения в письме от 28.12.2015 № БС-4-11/23081@. Затем налоговое ведомство скорректировало КС (письма ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/591@, от 10.03.2016 № БС-4-11/3852). Возможность проверки 6-НДФЛ на соответствие КС поддерживается в «1С:Предприятии».

В письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852 содержатся внутридокументные и междокументные контрольные соотношения.

В решениях 1С внутридокументные КС проверяются на стадии формирования отчета 6-НДФЛ, программа не позволяет нарушить их.

К внутридокументным КС относятся проверки:

•  завышение суммы налоговых вычетов (если сумма вычетов по строке 030 больше суммы дохода по строке 020);
•  правильность исчисления налога (НДФЛ исчисленный в строке 040 должен быть равен налоговой базе (доход из строки 020 - вычеты из строки 030), умноженной на ставку налога из строки 010. При этом учитывается пункт 6 статьи 52 НК РФ по формуле: строка 060 х 1 руб. х количество строк 100);
•  завышение суммы фиксированных авансовых платежей (сумма авансовых платежей по строке 050 больше суммы дохода по строке 040).

Междокументные КС проверяют соответствие отчета 6-НДФЛ карточке расчета с бюджетом налогового агента (КРСБ НА), отчету 2-НДФЛ и декларации по налогу на прибыль, утв. приказом ФНС России от 26.11.2014 № ММВ-7-3/600@ (ДНП) организаций за год. Проверить их непосредственно при формировании 6-НДФЛ нет возможности из-за отсутствия информации о фактических сроках перечислений доходов и налога.

Автоматического выполнения междокументных КС можно достичь, если все эти перечисления выполнять своевременно и корректно отражать в программе сведения о датах перечислений. К междокументным КС относятся следующие проверки:

• неполное перечисление налога в бюджет (если разница между суммой удержанного налога по всем ставкам, указанная в строке 070, и суммой возвращенного налоговым агентом налога из строки 090 больше, чем уплачено НДФЛ с начала налогового периода по данным КРСБ НА);
• нарушение срока перечисления удержанной суммы НДФЛ (если дата уплаты по данным КРСБ НА суммы НДФЛ по строке 140 позже срока перечисления налога по строке 120);
• занижение / завышение суммы начисленного дохода (если сумма начисленного дохода, отраженного в строке 020 по соответствующей ставке налога из строки 010 меньше/больше суммы строк «Общая сумма дохода» по той же ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком 1 и строк 020 по этой ставке налога Приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль, представленных по всем налогоплательщикам налоговым агентом);
• занижение/завышение суммы начисленного дохода в виде дивидендов (если сумма по строке 025 меньше/больше суммы дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок 2-НДФЛ с признаком 1 и дохода в виде дивидендов Приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам налоговым агентом);
• занижение/завышение суммы исчисленного налога (если сумма исчисленного налога по строке 040 по соответствующей ставке налога меньше/больше суммы строк «Сумма налога исчисленная» по этой ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком 1 и строк 030 по соответствующей ставке налога Приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам налоговым агентом;
• занижение/завышение суммы налога, не удержанной налоговым агентом (если сумма налога, не удержанная по все ставкам  в строке 080 меньше/больше суммы строк «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» справок 2-НДФЛ с признаком 1, и строк 034 Приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом);
• занижение/завышение количества физических лиц, получивших доход, или недостоверность 2-НДФЛ (если строка 060 меньше/больше общего количества справок 2-НДФЛ с признаком 1 и Приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом).

Как заполнить расчет 6-НДФЛ, если зарплата выплачена до окончания месяца?

В письме ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106@ указывается, что в этом случае, как и в других:

• дата фактического получения дохода в соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК РФ - это последний день месяца, за который начислена зарплата;
• срок перечисления налога - день выплаты или перечисления зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• срок перечисления налога по зарплате - не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Заполнение 6-НДФЛ в соответствии с данными разъяснениями поддерживается в учетных программах «1С:Предприятие 8».

Пример 1

Обратите внимание, что в программах 1С строки отчета 6-НДФЛ заполнятся именно так. Чтобы в ходе камеральной проверки отчета у налоговых инспекторов не возникли вопросы, нужно чтобы в КРСБ НА отразились те же даты и суммы. То есть НДФЛ в размере 58 500 руб. должен быть перечислен 28 или 29 марта 2016 года.

После доначисления зарплаты сотруднику возникла необходимость пересчитать отпускные. Но указанные суммы были начислены и выплачены, а НДФЛ уже перечислен. Как правильно отразить пересчет отпускных в программе, что бы в форме 6-НДФЛ не возникло искажений?

Особенность расчета 6-НДФЛ состоит в том, что нужно фиксировать конкретные даты выплаты доходов и перечисления НДФЛ. Это накладывает ограничения на работу с документами в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». До 6-НДФЛ в программе можно было выполнять перерасчет отпуска в одном и том же документе, пока не будет «закрыт» период (месяц). С появлением расчета 6-НДФЛ каждый перерасчет начислений и налога должен регистрироваться отдельным документом.

Пример 2

Для того чтобы обеспечить выплату отпускных в соответствии с законодательством, отпускные рассчитываются по состоянию на 25.03.2016 (рис. 2).

Рис. 2. Документ «Отпуск»

Выплачиваются отпускные работнику 25.03.2016 в сумме 14 334,46 руб. за вычетом НДФЛ 1 863 руб., который следует перечислить до конца марта.

В Разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал эта операция отразилась следующим образом:

Расчет зарплаты произведен 31.03.2016, выплата состоялась 05.04.2016. После проведения платежной ведомости за март 2016 года в мартовском документе Отпуск стала доступа кнопка Исправить (рис. 3).

Рис. 3. Кнопка «Исправить» в документе «Отпуск», требующем перерасчета

Для того чтобы пересчитать средний заработок, доначислить отпускные и доперечислить НДФЛ, нужно создать новый документ Отпуск по кнопке Исправить.

Перерасчитывать средний заработок в исходном документе нельзя: дата выплаты в нем уже зафиксирована и соответствует ранее начисленным доходу и налогу. Во вновь созданном документе на закладке Пересчет прошлого периода сторнируется ранее начисленная сумма -14 334,46 руб., а на закладке Начислено (подробно) начисляется сумма отпускных исходя из нового среднего заработка 17 201,38 руб. На закладке Основной отпуск рассчитывается НДФЛ с учетом уже удержанного ранее налога в сумме 323 руб. и указывается дата выплаты этого доначисления - 05.04.2016.

Так как выплата сумм доначисленных отпускных произведена 05.04.2016, то это отразится в отчете 6-НДФЛ за полугодие 2016 года:

В строке 120 должна быть дата 30.04.2016, но это выходной день, и крайний срок перечисления НДФЛ переносится на ближайший рабочий день 04.05.2016.

В строке 130 указывается доначисленная сумма отпускных (17 201,38 руб. - 14 334,46 руб. = 2 866,92 руб.), а в строке 140 - сумма доперечисленного НДФЛ (373 руб.).