На самом деле их немало и большинство из них заслуживает внимания. Что касается пользователей, которые делят все версии Microsoft Office на «до» и «после» ленточного интерфейса и не знают наверняка, какая из них установлена на рабочем компьютере, – изменения и нововведения в привычных программах, появившиеся за последние 10 лет могут их буквально ошеломить.
Мы поставили перед собой задачу помочь вам лучше ориентироваться в современных версиях пакета Microsoft Office и этим материалом открываем цикл, посвященный описанию продуктов Microsoft, способных повысить продуктивность.
Так как никто не понимает бухгалтера лучше, чем другой бухгалтер – мы обратились за помощью к главному бухгалтеру ООО «Майкрософт РУС» Татьяне Коноваловой.
Коновалова Татьяна - главный бухгалтер в Майкрософт Россия с мая 2014г. Опыт работы главным бухгалтером 13 лет. С отличием окончила Ковровскую государственную технологическую академию по специальности «Экономика и управление на предприятиях машиностроения».
Работа в офисе: OneNote
Одним из моих любимых компьютерных помощников стало приложение OneNote, которое появилось еще в Office 2003, но настоящую популярность обрело сравнительно недавно – после того, как в марте 2014 года стало бесплатным, а позже – получило версии для всех платформ, включая мобильные устройства.
Сегодня OneNote – исключительно удобный инструмент для ведения записей и коллективной работы, который можно использовать на всех устройствах – приложение представлено в версиях для PC и Mac, а также всех разновидностей мобильных устройств. Кроме того, им можно вполне комфортно пользоваться в браузере - с помощью веб-интерфейса. Чем же OneNote может будет полезен при работе в офисе? Скажем, в бухгалтерии.
Поскольку в OneNote вы может не только сохранять и организовывать данные, но и избирательно предоставлять к ним доступ для совместной работы и обмена информацией, приложение удобно использовать для контроля работы бухгалтерии (например, составить список ежемесячных/ежеквартальных задач, с проставленными сроками исполнения, чтобы сотрудники отмечали, когда работы выполнены).
Причем, все изменения, которые сотрудники вносят в данные, не будут анонимными, благодаря возможности адресного отслеживания: внесении изменений в записной книжке указывается идентификационная информация сетевого пользователя. Фактически эта функция может стать аналогом подписи пользователя внутри компании.
Работа с OneNote может стать отличной защитой от «забывчивых» коллег, благодаря инструментам, сгруппированным в вкладке «История». Здесь можно посмотреть статус изменений документа, отследить кем и когда вносились правки. При этом, если вы закрыли OneNote без сохранения изменений - они все равно сохраняются автоматически. В случае, если изменения ошибочны, «История» позволяет восстановить предыдущую версию.
Не менее востребованной может оказаться возможность создания записных книжек, информирующих о тех или иных задачах, актуальных для бухгалтерии. А возможность прикреплять файлы Microsoft Office (Excel, Word,PPT) к определенным страницам, позволит быстро найти данные по различным вопросам, а также структурировать большие массивы информации. Например, в ходе подготовки к аудиту, создается страница по запросу аудиторов и к данному запросу прикладываются файлы, комментарии. Больше того, в итоге вы можете отправить аудиторам ссылку на OneNote вместо пересылки файлов по эл почте.
Таблицы, созданные в OneNote, можно конвертировать в Excel и обратно, это удобно, поскольку как правило, аудиторы присылают запросы в .XLSX-файлах.
Представьте себе ситуацию: аудитор присылает файл в .XLSX, мы копируем и вставляем в OneNote таблицу, команда проставляет отметки о готовности (и прикладывает файлы). В результате мы просто конвертируем финальную таблицу в Excel, и отправляем аудиторам.
Разумеется, полезны будут и остальные функции OneNote, не имеющие специального бухгалтерского предназначения. Создание планов и списков задач (может синхронизироваться с Задачами в Outlook), хранение копий документов и Интернет-страниц, запись аудиофайлов (звонков, голосовых заметок), а также доступ ко всей информации со своего смартфона, безусловно, пригодится любому сотруднику компании и бухгалтеру – в том числе.
Важно отметить, что при доступе с мобильного телефона вы получаете доступ ко всем основным функциям приложения, а не только возможность просмотра данных. Вы можете отслеживать и вносить изменения в реальном времени, как если бы вы пользовались не смартфоном, а компьютером в своем офисе.
На самом деле, у OneNote сотни сценариев использования – не даром приложение так популярно. К примеру, любую страницу из OneNote можно отправить по почте в один клик. Если вы используете Outlook, можно использовать кнопку «Отправить по электронной почте» в тандеме с «Сведения о собрании» в Outlook. Во время встречи нажимаем «Сведения о собрании» в закладке встречи в Outlook. В конце встречи с помощью «Отправить по электронной почте» в OneNote делимся записями и задачами по итогам встречи со всеми участниками. Кроме того, если по итогам встречи поставлены задачи для нас самих, то с помощью кнопки «Задачи Outlook» можно добавить их в список задач в Outlook'е, и отслеживать выполнение.
В зависимости от рода вашей деятельности и сферы бизнес компании, вы найдете свои сценарии использования OneNote. Не исключено, что эта универсальная записная книжка, способная работать с самыми различными типами информации, станет вашим любимым приложением на всех устройствах. За исключением, конечно, Microsoft Excel, который теперь может существенно упростить любую бухгалтерскую и финансовую аналитику благодаря встроенным аналитическим функциям, таким как Power Pivot и Power Query. Если вы еще не пробовали работать с ними – попробуйте, это станет настоящим открытием и может полностью поменять ваш подход к выполнению своих профессиональных обязанностей.
