Прогул: как оформить в 1С

Под прогулом подразумевается отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Прогул — дисциплинарный проступок, за который работодатель в соответствии со статьей 192 ТК РФ вправе применить следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Законодательством не установлен перечень уважительных причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. Работодатель самостоятельно решает, является причина отсутствия работника на работе уважительной или нет, в зависимости от конкретных обстоятельств (письмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ).

Порядок оформления прогула сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рассмотрим на следующем примере.

Пример

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) выполняются следующие действия:
1. Настройка расчета зарплаты.
2. Регистрация прогула сотрудника.

Настройка расчета зарплаты

Если регистрация прогула производится не только в днях, но и в часах (внутрисменные прогулы), то в настройке расчета заработной платы (раздел Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата необходимо установить флаг Применение почасовой оплаты. В программе можно зарегистрировать:

• прогул;
• неявку по невыясненным причинам;
• неявку по болезни (когда больничный еще не «закрыт»).

Для этого в настройке параметров расчета зарплаты на закладке Учет отсутствий (или при начальной настройке программы) необходимо установить флаги Прогулы и неявки и В том числе внутрисменные (для возможности регистрации внутрисменных прогулов), см. рис. 1.

При установке флагов в плане видов начислений (раздел Настройка — Начисления) будут доступны виды начислений Прогул и Внутрисменный прогул с назначением начисления Прогул, Отсутствие по невыясненной причине и Отсутствие по невыясненной причине (внутрисменное) с назначением начисления Неявка по невыясненным причинам, Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт), которые уже настроены и готовы к использованию.

Регистрация прогула сотрудника

Регистрация прогула сотрудника производится с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников или раздел Зарплата — Все начисления.

По кнопке Создать следует выбрать вид документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).

В поле Месяц выбирается месяц, в котором регистрируется прогул (по умолчанию — текущий месяц).

По умолчанию в поле Организация указывается организация, установленная в настройках пользователя.

Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник.

В полях:

• Дата — указывается дата регистрации документа в информационной базе;
• Сотрудник — выбирается сотрудник, по которому регистрируется прогул.

В разделе Причина отсутствия устанавливается переключатель в положение:

• Болезнь (больничный еще не закрыт) — если известна причина невыхода сотрудника (он болеет, но больничный пока «открыт»);
• Отсутствие по невыясненным причинам — если неизвестна причина отсутствия сотрудника;
• Прогул — если сотрудник отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины в течение рабочего дня (смены), как в нашем примере.

Далее устанавливается флаг Отсутствие в течение части смены (становится доступным, если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные прогулы и неявки), если сотрудник отсутствовал в течение части рабочего дня (смены). Установка этого флага позволяет указать период прогула не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня (в полях Дата отсутствия и Часы отсутствия). Если согласно графику работы сотрудника в день прогула предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника (для вида отсутствия Прогул — Прогул в дневное время, Прогул в ночное время). Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени. В нашем примере данный флаг устанавливать не нужно.

Если флаг Отсутствие в течение части смены не установлен, то в полях Дата начала и Дата окончания указывается период прогула. Зарегистрированный документом период не будет оплачен при последующем расчете зарплаты. Флаг Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если необходимо освободить занимаемую сотрудником штатную единицу на период его отсутствия.

Поле При расчете начислений учитывается как заполняется автоматически при предопределенных видах начислений для каждого вида отсутствия. Если в программе было создано несколько видов начислений с назначением Прогул, Неявка по невыясненным причинам или Неявка по болезни, то в данном поле можно выбрать, какое из них следует учитывать при расчете начислений по этому документу.

Закладка Пересчет прошлого периода появляется, если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах. Поэтому в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений. Если же такое «наслоение» регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, поэтому перерасчет не производится.

Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления. В нашем примере данная закладка отсутствует. Если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в бухгалтерском учете, то внесение исправлений в документ задним числом может привести к тому, что уже зафиксированные данные станут недостоверны.

В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить. По данной ссылке также можно исправить документ, если период не «закрыт». По нажатии этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом. Если требуется отменить полностью все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.

Если в настройках параметров расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Прочие начисления включена возможность назначения доплаты за временное исполнение обязанностей, совмещение (установлен флаг Совмещение, временное исполнение обязанностей), то по кнопке Создать на основании — Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника. По кнопке Создать на основании — Больничный лист можно создать документ Больничный лист для начисления пособия.

Документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) регистрируется в информационной базе по кнопке Провести и закрыть.

При расчете заработной платы сотрудника за декабрь 2018 года с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Начисление зарплаты и взносов) оплата за отработанное время рассчитывается с учетом прогула.

Оклад сотрудника — 40 000 руб. В декабре по графику сотрудника — 21 рабочий день, С.И. Селиванов отработал 20 дней. Оплата за отработанное время составляет: 40 000 руб. / 21 день х 20 дней = 38 095,24 руб.

В табеле учета рабочего времени (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)) прогул сотрудника отражается буквенным кодом ПР (рис. 2). Если была зарегистрирована причина отсутствия — Болезнь (больничный еще не закрыт), то состояние сотрудника отмечается как больничный — Б.