Справка о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника: как сформировать в 1С

Порядок представления физлицам справки о доходах и суммах НДФЛ

Налоговые агенты по НДФЛ должны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).

С 01.01.2019 работодатель обязан выдавать сотруднику справку о доходах и суммах налога по новой форме согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Сведения о доходах и суммах налога за налоговый период 2018 года предоставляются по новой форме справки.

Налоговое ведомство утвердило две новые формы регламентированного отчета:

• справка для выдачи сотруднику «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (Приложение № 5 к Приказу) 
• машиноориентированная форма - сведения для налоговой инспекции «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма 2-НДФЛ) (Приложение № 1 к Приказу).

О сроках поддержки изменений в форме 2-НДФЛ в «1С:Предприятии 8» в соответствии с приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства».

По сути, показатели в новой справке остались прежними, как в форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и действовавшей ранее. Изменения незначительные: в справке для сотрудника по новой форме теперь отсутствуют штрихкод; признак (возможности удержания налога); код налогового органа; дата выдачи и номер уведомлений о вычетах и уведомлений, подтверждающих право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Справка о доходах и НДФЛ физлица в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемой сотрудникам (и другим физическим лицам, получавшим доходы от организации), в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предназначен документ 2-НДФЛ для сотрудников.

Для составления справки каждому сотруднику и по каждому основанию выдачи по кнопке Создать вводится отдельный экземпляр документа: раздел Налоги и взносы - Все документы по НДФЛ или раздел Налоги и взносы - 2-НДФЛ для сотрудников (рис. 1).

Рис. 1

В поле Год выбирается год, за который формируются сведения. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, от имени которой формируется справка.

Сотрудник (физическое лицо), которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога, выбирается в поле Сотрудник из справочника Физические лица (раздел Кадры - Физические лица).

В поле Формировать выбирается:

• Сводно - если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника (безотносительно ОКТМО и КПП) для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения;
• В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога - если необходимо составить справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП, указанных в поле ОКТМО/КПП (которое становится активным) и ставок налога.

В поле ОКТМО/КПП автоматически указывается ОКТМО/КПП выбранной организации. Если в организации есть обособленные подразделения, зарегистрированные в ИФНС с присвоением кода по ОКТМО и КПП, но не имеющие выделенного баланса, то необходимо выбрать комбинацию ОКТМО/КПП, по которым были зарегистрированы доходы за данный налоговый период.

Коды ОКТМО и КПП для организаций и их обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, хранятся в справочнике Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Главное - раздел Регистрация в налоговом органе). Для структурных подразделений организаций (не выделенных на отдельный баланс), место которых отличается от места нахождения организации, ОКАТО и КПП указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка - Подразделения).

Код налогового органа, где зарегистрирована организация или обособленное подразделение, автоматически указывается в поле ИФНС. Код ИФНС заполняется в справочнике Организации или Подразделения.

Дата составления справки указывается в поле Дата. По умолчанию в документе будет указана текущая рабочая дата компьютера.

На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части помесячно отображаются начисленные физическому лицу доходы, облагаемые соответственно по ставкам налога 13 %, 30 %, 35 %, 15 %, 9 %, 10 %, 5 % и предоставленные налоговые вычеты.

В другой табличной части (справа) отображаются предоставленные налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные).

Если физическому лицу предоставлялся имущественный или (и) социальный вычет, то раздел Уведомления на предоставление вычетов (см. рис. 1) заполняется автоматически данными (номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление), указанными в документах регистрации этих вычетов Уведомление НО о праве на вычеты.

В разделах Суммы дохода и Суммы налога документа отображаются суммы дохода (общая и облагаемая) и налога (исчисленного, удержанного и неудержанного налога, суммы излишне удержанного и перечисленного налога, авансовые платежи по налогу) по каждой закладке. Указанные данные в печатной форме справки приводятся в Разделе 3 «Доходы, облагаемые по ставке _%», 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» и 5 «Общие суммы дохода и налога» (см. рис. 3). Если физическому лицу в течение налогового периода начислялись доходы, облагаемые по разным ставкам налога, Разделы 3-5 справки заполняются для каждой из ставок. Если после формирования документа произошли изменения в части доходов или сумм налога физического лица, можно учесть эти изменения, нажав на кнопку Заполнить.

На закладке Личные данные (рис. 2) отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о его доходах, и сумма налога. Эти данные в печатной форме справки приводятся в Разделе 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода» (рис. 3).

Рис. 2

Рис. 3

Обратите внимание, в справку о доходах, которая выдается сотруднику, включаются все доходы работника, в том числе дивиденды, которые не всегда отражаются в справке для ИФНС по форме 2-НДФЛ. Дивиденды по акциям российских организаций отражаются в Приложении № 2 к декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@), представляемой за год. Поэтому акционерные общества не включают дивиденды в справку для ИФНС по форме 2-НДФЛ.

Дивиденды, полученные физическим лицом - участником общества с ограниченной ответственностью (ООО), отражаются в справке для ИФНС по форме 2-НДФЛ.

Если какие-либо личные данные сотрудника окажутся некорректны или не заполнены, следует внести и сохранить недостающие данные в справочник Физические лица по ссылке Редактировать. Сделанные изменения автоматически отразятся в разделе Личные данные. Также на данной закладке автоматически заполняются реквизиты уведомления на право зачета авансовых платежей налога, которые были указаны в документе Авансовый платеж по НДФЛ.

В нижней части формы документа по ссылке Подписи в полях Подписал, Должность, Телефон указывается Ф.И.О., должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон. Затем следует нажать кнопку Провести.

Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке Проверить. В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения ошибок выводится сообщение. Место в справке, где именно обнаружена ошибка, выделяется изображением восклицательного знака.

Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используется кнопка Справка о доходах (2-НДФЛ), см. рис. 1, 2.

От редакции. Об особенностях формирования отчетов по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 см. видеозапись лекции от 07.02.2019 «Подготовка отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2018 год, особенности формирования в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" редакции 3» с участием В.Д. Волкова (ФНС России) и экспертов 1С. Подробнее - в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.