2016 год наступит совсем скоро. В преддверии нового года принято подводить итоги старого, вспоминать хорошее, строить планы, оценивать свои сильные стороны. Давайте представим себе 25 декабря, 16:00. Место действия – конференц-зал, где проходит годовое отчетное собрание руководителей компании «Меркурий Проект».
Содержание
- Исполнительская дисциплина
- Затраты рабочего времени
- Договорная работа
- Незавершенные дела
- Переход в новый год в "1С:Документообороте"
- Заключение
Первый заместитель директора:
- Мы с вами хорошо поработали, но давайте посмотрим, насколько эффективной была наша компания в уходящем году. Кто-то говорил, что много работал, а кто-то – что не успел выполнить важные дела. Посмотрим на нашу работу со стороны и поймем, что мы сделали не так в этом году, что еще можно исправить, а что необходимо изменить, чтобы не допустить этих ошибок в будущем. Я подготовил для вас короткий отчет. Итак….
Исполнительская дисциплина
Всего выполнено 1592 задачи. Из них не в срок – 289. Этот показатель на 5% лучше, чем в прошлом году, но все равно много просроченных задач.
У Репина С.В., специалиста проектного бюро, больше всего задач и почти все выполнены. Он слишком загружен, но все успел. Давайте дадим ему премию за этот год, и в будущем году часть задач проектного бюро передадим Северянинову Н.П., его коллеге. Он также хорошо справляется с задачами, но их у него не так много. А у отдела снабжения задач совсем немного, но большинство выполнены со срывом срока (рис. 1).
Рис. 1
Планы на 2016 год:
- Не допускать просрочки больше чем 10% от общего числа задач. Для этого справка об исполнительской дисциплине будет автоматически направляться всем руководителям подразделений и группе контроля каждую пятницу.
- Ряд подразделений и отдельных сотрудников выделяются среди остальных по числу невыполненных и просроченных задач. Поэтому планируем отдельные активности вместе с руководителями этих подразделений. По результатам могут быть приняты организационные меры, например, перераспределение работ или кадровые решения, например, прием новых сотрудников на самые важные участки работ.
Затраты рабочего времени
По сравнению с прошлым годом ситуация по затратам рабочего времени улучшилась. Например, в целом меньше времени стали тратить на совещания и на подготовку документов. Однако, эти трудозатраты по-прежнему слишком велики. Сотрудники секретариата, например, потратили на совещания большую часть рабочего времени. Это неправильно.
Рис. 2
Планы на 2016 год:
- Обязательный учет всех совещаний, встреч и мероприятий в «1С:Документообороте».
- Упрощенная обработка типовых документов. Например, документы разделим на типовые и нетиповые. Типовые документы будем обрабатывать по упрощенной схеме.
Ожидаем, что принятые меры позволят сократить соответствующие трудозатраты в два раза.
Договорная работа
Мы заключили в этом году 127 договоров, это на 20 больше, чем в предыдущем.
Рис. 3
В среднем время обработки договора составляло 20 дней, из них 15 дней на согласование. Для нас это хороший результат, в прошлом году мы тратили на согласование более 23 дней.
Статистика времени, затраченного на согласование договоров, показывает, что больше часть его уходит на работу с контрагентами.
Рис. 5
Есть ряд документов, согласование которых выбивается из общей массы. Например, дольше всего согласовывались договоры Мишина С.А. Однако мы знаем, что Мишин взаимодействует только с контрагентом ЗАО "Клауст". Значит и с Мишиным, и с ЗАО "Клауст" надо будет поработать, чтобы повысить качество договоров и уменьшить количество доработок.
Рис. 6
Планы на 2016 год:
- Сократить срок обработки договоров:
- в ситуациях со срывами сроков согласования запланированы мероприятия с ответственными сотрудниками. По результатам планируется провести обучение, как наших сотрудников, так и сотрудников контрагентов;
- уменьшить срок согласования типовых договоров можно в два раза – до семи дней. Срок согласования нетиповых договоров планируем сократить до 10 дней. Для этого будут пересмотрены схемы обработки документов, списки согласующих лиц и упрощен регламент внесения и обработки замечаний к согласовываемым документам.
- Перейти на мобильный "1С:Документооборот", чтобы ключевые сотрудники могли принимать участие в согласовании документов, даже находясь вне офиса.
Незавершенные дела
Несколько документов не завершили свой жизненный цикл, выпали из обработки и не переданы никому из сотрудников. Каждый такой "зависший" документ означает потерю возможностей, срыв договорных обязательств.
Рис. 7
В следующем году отчет о зависших документах будет автоматически поступать в группу контроля по расписанию (предварительно – каждый понедельник).
Также важно не забыть получить от контрагентов наши экземпляры договоров и закрывающие документы. Этот отчет будет сегодня разослан сотрудникам, ответственным за договорную работу.
Рис. 8
Переход в новый год в "1С:Документообороте"
На будущий год мы ставим себе новые цели. А чтобы в новый год «войти» во всеоружии надо не забыть:
- составить и утвердить номенклатуру дел на следующий год;
- закрыть текущую номенклатуру дел, сформировав итоговую запись дел;
- провести экспертизу ценности документов - рассмотреть документы с истекшими сроками хранения, определить подлежащие уничтожению и те, хранение которых будет продолжено;
- выделить новые виды документов или упразднить неиспользуемые;
- актуализировать правила обработки документов (пересмотреть схемы и сроки обработки документов, необходимость подписания документов электронной подписью);
- создать рабочие графики на 2016 год;
- проверить параметры запуска регламентных работ (повторение процессов, регламентные задания и т.п.);
- закрыть журналы регистрации за 2015 год. Нумерация документов начнется в новом году с "1".
На этом собрание окончено. Желаю вам успехов в новом 2016 году.
Заключение
На примере компании «Меркурий Проект» мы видим, как с помощью «1С:Документооборота» можно оценить результаты в уходящем году и повысить качество работы. Желаем и вашей компании достичь ощутимых результатов деятельности в новом году! А «1С:Документооборот» станет эффективным инструментом достижения этой цели.
