1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов – 2024. Методика управления документами и совместной работой

Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота и хранения документов, а также повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов.

«1С: Документооборот 8 КОРП, 1С: Архив. Комплект нормативных документов — 2024. Методика управления документами и совместной работой» (далее — Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программ «1С: Документооборот 8 КОРП» и «1С: Архив». Данное издание привязано к возможностям указанных программ.

В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота и архива. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота и системы хранения документов.

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

• постановки и рационализации документооборота и системы хранения документов;
• подготовки документных процессов к автоматизации;
• регламентации документооборота и архива;
• организации совместной работы сотрудников.

Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах — обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 15% с учетом отраслевой специфики компании).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Комплекты документов рассчитаны на документоведов — организаторов документационного обеспечения управления и архивистов, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов, консультантов в области автоматизации документооборота и архива, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программ «1С: Документооборот» и «1С: Архив».

Книга заменяет в ассортименте «1С» издание 4601546147080 «1С: Документооборот 8 КОРП, 1С: Архив. Комплект нормативных документов — 2023. Методика управления документами и совместной работой».

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

В Комплект документов впервые включены «Положение о работе с доверенностями», «Положение о работе с машиночитаемыми доверенностями», которые устанавливают требования к изданию, учету, использованию, обеспечению сохранности доверенностей и особенностям выпуска и использования доверенностей в машиночитаемом виде с использованием «1С: Документооборота».

В Комплект документов впервые включено «Положение о работе с документами для служебного пользования», которое устанавливает специальные требования к изданию, учету, использованию, обеспечению сохранности документов с грифом «Для служебного пользования» с привязкой к возможностям обработки таких документов в «1С: Документообороте».

«Положение о хранении электронных документов» переработано с учетом изменений в нормативно-правовых актах по хранению документов, дополнительных возможностей по использованию «1С: Архива» и дополнено обновленными формами учета электронных архивных документов в «1С: Архиве».

«Положение о делопроизводстве» переработано с учетом изменений в нормативно-правовых актах по оперативному хранению документов.

Входящий в Комплект «Альбом унифицированных форм документов» дополнен рядом наиболее используемых шаблонов документов.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Взаимоувязанное внедрение «1С: Документооборота 8», «1С: Архива» и методики постановки документооборота и системы хранения документов, заложенной в Комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационных систем и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

1. Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот и архивное хранение документов.
2. Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
3. Основана на функциональных возможностях «1С: Документооборота» и «1С: Архива» и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
4. Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
5. Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства и архива, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
6. Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
7. Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
8. Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
9. Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
10. Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
11. Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.