УФНС по Москве уточнила, как компания может документально подтвердить расходы на приобретение ГСМ в целях налога на прибыль.
В письме от 09.07.2019 № 16-15/116577@ ведомство отмечает, что НК РФ не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни, а также порядок их оформления.
При этом статья 9 закона о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации. Также указанная статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного документа.
Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы первичных учетных документов, утвержденные органами власти на основании других федеральных законов.
Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Этот порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.
Другие компании также вправе использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом данный порядок необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем налогоплательщики вправе использовать и иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
БУХПРОСВЕТ
Путевой лист в настоящее время является основным документом, подтверждающим расходы организации на приобретение ГСМ. Путевой лист должен оформляться на каждое транспортное средство, используемое для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа.
Он оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены. Но если в течение смены водитель совершает несколько рейсов, лист должен оформляться до начала первого рейса. В листе указывается тип транспортного средства, дата, время и показания одометра. Дата и время предрейсового контроля транспортного средства проставляются контролером, проводившим соответствующий контроль.
При этом Минфин все же допускает, что расходы на ГСМ можно подтвердить даже при отсутствии путевых листов (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Такие расходы можно подтвердить документами, в которых отражены данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС. Также могут использоваться любые иные системы навигации, позволяющие достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
