Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.
Оповещение работников о введении электронных трудовых книжек с 2020 года
В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку.
Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи.
Крайний срок - 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
|
1С:ИТС Подробнее о локальных нормативных актах (как их принять, как ознакомить с ними сотрудников и пр.) см. в раздела «Консультации по законодательству». |
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК
Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1).
Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».
Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в .
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.
Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК
Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
В частности, изменений могут потребовать:
- Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
- Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
- Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте в . С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться также в .
- Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
|
1С:ИТС Подробнее об учете и хранении трудовых книжек см. в раздела «Консультации по законодательству». |
Представление в ПФР данных о работниках
В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.
С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):
- прием на работу;
- перевод на иную постоянную работу;
- увольнение;
- представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
- обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.
С учетом переноса выходных дней впервые представить сведения в ПФР нужно будет не позднее 17.02.2020 за январь 2020 года (см. письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).
С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.
Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.
Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет , проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд :
- для заполнения работодателем - форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
- для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».
В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый . Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.
Новый порядок будет действовать начиная с отчетности СЗВ-ТД, поэтому для того, чтобы ПФР смог принять форму СЗВ-ТД, необходимо из программы отправить специальное заявление в ПФР и дождаться положительного результата его рассмотрения.
После обновления ваша программа сама предложит отправить эти заявления.
Если вы пропустите уведомление, то:
- в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
- в остальных программах - в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.
В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).
Таблица
|
Программа |
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) (по проекту) |
«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р) |
|
Выпуск версии (запланирован) | ||
|
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая) |
3.1.12.113 от 10.01.2020 |
3.1.12.113 от 10.01.2020 |
|
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП) |
Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020 |
2.5.14.х от 31.01.2020 |
|
«1С:ERP Управление предприятием 2» |
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020 |
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020 |
|
«1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0) |
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020 |
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020 |
|
«1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3) |
Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020 |
Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020 |
|
«1С:Налогоплательщик 8» |
Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020 |
Не требуется |
|
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая) |
Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020 |
Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020 |
|
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая) |
Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020 |
Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020 |
Подробнее о сроках реализации можно узнать в в разделе «Оплата труда».
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.
Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).
Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»
При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.
Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.
Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.
Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.
Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.
Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»
Подготовить и отправить в ПФР отчеты СТД-Р и СЗВ-ТД можно из программы с помощью сервиса 1С-Отчетность.
Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК
Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).
В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц и ИП - от 1 до 5 тыс. руб.;
- на юридических лиц - от 30 до 50 тыс. руб.
|
1С:ИТС Об оформлении трудовых книжек работников в электронном виде читайте в раздела «Консультации по законодательству». |
От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.
центры занятости начали присылать письма типа "В связи с переходом к формированию информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде и в целях обеспечения исполнения 439-ФЗ от 16.12.2019, прошу направлять информацию ежемесячно до 1 числа месяца, следующего за отчетным месяцем".
Отчет на отчет придумали.
В ЦЗН заняться нечем? Придумывают себе работу.
интересно
у некоторых сотрудников не активно поле "отразить в трудовой книжке", т.е. нельзя установить флаг, в чем может быть причина?
Любимый приказик, в каком документе?
Любимый приказик, Возможно этот приказ регулирует перевод на пол-ставки? И не доступен для кадр. изменений.
А вот интересно, если человек работал много лет и ему через полтора года на пенсию идти, при этом он часто менял места работы. Его предыдущие заслуги по зарабатыванию денег так же перенесутся в эту электронную трудовую книжку? Если все предыдущие места работы за много лет действительно перенесут на электронные носители, тогда это удобно в плане того, что по уходу на пенсии не ездить и не собирать все справки и подписи.