Для учета сумм полученных (выданных) авансов в типовой конфигурации, включающей "старый" план счетов бухгалтерского учета, используются счета:
- Счет 64 "Расчеты по авансам полученным"
Аналитический учет по счету ведется по дебиторам и основанию расчетов. Каждый дебитор - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договора".
- Счет 61 "Расчеты по авансам выданным"
Аналитический учет по счету в целом ведется по кредиторам и кредитам. Каждый кредитор - элемент справочника "Контрагенты". Каждый кредит - элемент справочника "Договора".
При оформлении отгрузки или приемки МПЗ документами типовой конфигурации система выполняет анализ этих счетов по указанному в документе, конкретному контрагенту и договору и зачитывает найденные авансы.
В процессе ведения учета, в качестве договоров рекомендуется указывать номера счетов на оплату или долгосрочных договоров с контрагентом. Однако в тех случаях, когда не удается точно определить, к какому договору относится конкретный аванс, рекомендуется выбирать служебный договор "Без договора, служебный, для платежей без указания договора". Данный договор создается системой автоматически при оформлении аванса документом "Выписка" в режиме автоматического определения аванса и предназначен исключительно для учета авансов, основание для которых не удается определить. Выбрать этот договор можно только в документах, оформляющих поступление (выдачу) аванса.
Для зачета авансов в типовой конфигурации предусмотрено три режима:
- "Только по договору". По конкретному договору, указанному в документе. В этом случае, к зачету будут приниматься только те авансы, договор которых совпадает с договором указанным в документе.
- "Без указания договора". По договору, указанному в документе, и служебному договору "Без договора, служебный, для платежей без указания договора", то есть по двум договорам одновременно. В этом случае, система будет сначала зачитывать суммы по договору, указанному в документе, а потом суммы, по служебному договору.
- "Не зачитывать". В этом случае автоматический зачет авансов выполнен не будет.