Автоматизация учета спецодежды на строительном предприятии

Содержание

Методология учета

Необходимость использования в процессе деятельности строительных подрядных организаций специальной одежды, специального оборудования, специальных приспособлений и специального инструмента обусловлена требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 № 51 утверждены Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики утверждены постановлением Минтруда России от 30.12.1997 № 69.

В соответствии со статьей 221 Трудового кодекса РФ на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам выдаются сертифицированные средства индивидуальной защиты, смывающие и обезвреживающие средства в соответствии с нормами, утвержденными в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Порядок ведения учета хозяйственных операций, связанных с приобретением, хранением, выдачей и выбытием (списанием и др.) такого рода материально-производственных запасов регламентируют Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (приказ Минфина России от 26.12.2002 № 135н, комментарий читайте в № 3 "БУХ.1С", март 2003 г.) и Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (приказ Минфина России от 09.06.2001 № 44н).

Автоматизация учета

Методология учета, определяемая требованиями действующего законодательства, детально проработана в программе "1С:Подрядчик строительства", разработанной совместно фирмами "ИМПУЛЬС-ИВЦ" и "1С" на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Одним из пользователей данной программы является Строительная Корпорация "Арктур", которая использует специфические участки автоматизированного учета строительной деятельности, предлагаемые в данной конфигурации.

Внедрение программы "1С:Подрядчик строительства" в СК "Арктур", выполненное фирмой "ИМПУЛЬС-ИВЦ", способствовало комплексному решению многих сложных проблем учета, в том числе и такой рутинной как учет спецодежды, специнвентаря и т.п. В последнем обновлении программного продукта учтены все последние изменения методологии учета такого рода хозяйственных операций.

Аналитический учет спецодежды и специнвентаря организован с использованием двух субсчетов счета 10 "Материалы". А именно: счет 10.9 "Спецодежда на складе" и 10.11 "Спецодежда в эксплуатации".

Поступление спецодежды и инвентаря оформляется соответствующим документом, после проведения которого в бухгалтерском учете формируются проводки по дебету счета учета спецодежды и инвентаря на складе (Дебет 10.9) и НДС (19) в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с поставщиками (60) (см. рис. 1).

Все исходные данные о поступающем элементе заносятся пользователем в момент принятия к учету в справочник "Материалы", в котором при наличии флага "Это спецодежда или инвентарь" для детализации исходной учетной информации становится доступной закладка "Спецодежда и инвентарь", в диалоге которой проставляются следующие значения (см. рис. 2):

1. "Срок эксплуатации" - содержит срок полезного использования в месяцах;

2. "Списать сразу на затраты" - предполагает вариант учета спецодежды и инвентаря, срок полезного использования которых менее 12 месяцев в виде списания с бухгалтерского учета в момент выдачи МПЗ:

Дебет 10.11 Кредит 10.9

Дебет 20 (23,25,26,44) Кредит 10.11

- по фактической себестоимости.

Одновременно (при наличии флага "Учесть в управленческом учете") формируются проводки по забалансовым счетам с аналитикой по материально-ответственным лицам.

3. "Начислять амортизацию (износ)" - предполагает вариант учета спецодежды и инвентаря, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в виде погашения стоимости частями:

Дебет 20 (23,25,26,44) Кредит 10.11

- в сумме месячного погашения стоимости по выбранному пользователем способу (из двух предложенных в справочнике "материалы"):

• линейный (пропорционально сроку полезного использования);
• пропорционально объему выпущенной продукции.

Погашение стоимости и по балансовому, и по забалансовому учету спецодежды и инвентаря производится автоматически с помощью документа "Начисление амортизации".

Порядок погашения стоимости для линейного способа осуществляется следующим образом: первоначальная стоимость спецодежды (инвентаря) умножается на коэффициент, который равен 1/п, где п - срок полезного использования в месяцах.

Применения способа погашения стоимости пропорционально объему выпущенной продукции официальными источниками рекомендуется для тех видов специальной оснастки, срок полезного использования которой непосредственно связан с количеством выпущенной продукции (работ, услуг). Это, например, штампы, пресс-формы, прокатные валики и т. п. В связи с тем, что специфика строительной деятельности не предполагает сопоставление погашения стоимости спецприспособлений и объектов строительства (или СМР) в количественном выражении, такой способ погашения стоимости, по мнению фирмы "ИМПУЛЬС-ИВЦ", применим для учета вспомогательных производств, продукция которых используется в процессе выполнения строительно-монтажных работ.

Порядок погашения стоимости для способа пропорционально объему выпущенной продукции в программе реализован применительно к счету 23.1 "Вспомогательное производство (изготовление ТМЦ)". Пользователем задается максимально возможный объем выпуска единиц продукции в количественном измерении с использованием конкретной единицы инвентаря (спецприспособления). При этом, если конкретный инвентарь используется для выпуска нескольких видов продукции, то указывается максимально возможный общий объем выпуска - с учетом выпуска всех изделий. Виды изделий (одно или несколько), изготавливаемые вспомогательным производством, выбираются пользователем также в справочнике "Материалы". Алгоритм погашения стоимости следующий: определяется коэффициент (отношение первоначальной стоимости приспособления к общему объему выпуска продукции, указанному в справочнике "материалы"). Далее сумма кредитовых оборотов по счету 23.1 в количественном выражении (данные берутся из проводок по документу "Акт по вспомогательному производству") по всем изделиям, выпускаемым в текущем месяце с использованием приспособления, умножается на определенный выше коэффициент. Затем исчисленная сумма погашения стоимости автоматически распределяется по всем выпускаемым с применением конкретного спецприспособления изделиям в зависимости от удельного веса количества каждого изделия в общем количестве изделий, выпускаемых с использованием приспособления.

4. "Счет" - определяет счет отнесения затрат по начисленным суммам погашения стоимости (в полном объеме или частями). Пользователем задается предполагаемый счет учета затрат, при выборе которого открывается для заполнения соответствующая аналитика (объект строительства - 20.1; вид изделия, вид расходов по изделию - 23.1; вид расходов общепроизводственных, общехозяйственных - 25, 26; вид издержек обращения - 44.1) . Данный реквизит является периодическим, то есть по одному элементу учета спецодежды (инвентаря) возможно изменять счет учета затрат по начисленным суммам погашения стоимости (амортизации).

Операции по возврату спецодежды и инвентаря оформляются документом "Возврат спецодежды". При этом создается новая группа элементов справочника "Материалы" со статусом "бывшая в употреблении (б/у)". Каждая позиция возврата трансформируется в новый элемент б/у с указанием в названии каждого процента износа от даты выдачи до даты возврата. Проводки, формируемые документом, следующие:

Дебет 10.9 Кредит 10.11

- на сумму остаточной стоимости.

Для спецодежды (инвентаря) со сроком полезного использования менее 12 месяцев реализован возврат по соответствующим забалансовым счетам.

Выбытие спецодежды (инвентаря) оформляется документом "Списание спецодежды и инвентаря", где пользователь может задать вид списания:

1. Ликвидация (полный/частичный износ) - с помощью функции автозаполнения в табличную часть документа подбираются позиции, которые полностью изношены на момент проведения документа. При этом закрывается только количество без сумм (Дебет 20 Кредит 10.11), так как сумма равна нулю;
2. Недостача, порча на счет 94 "Недостачи от порчи ценностей" -

Дебет 94 Кредит 10.11;

3. Недостача, порча на счет 73.2 (по расчетам с сотрудниками по возмещению ущерба) -

Дебет 73.2 Кредит 10.11;

4. Продажа сотруднику через счет 70 (применяется, в основном, при увольнении или переводе МОЛ в другое подразделение в счет уменьшения задолженности по выплате заработной платы) -

Дебет 73.3 Кредит 91.1;

Дебет 91.2 Кредит 10.11;

Дебет 70 Кредит 73.3;

5. Продажа сотруднику через счет 50 (хозяйственная операция, при которой сотрудник самостоятельно вносит сумму задолженности за спецодежду (инвентарь) в кассу предприятия) -

Дебет 91.2 Кредит 10.11;

Дебет 73.3 Кредит 91.1.

Сумма налога с продаж (Дебет 91.2 Кредит 68) начисляется документом "Приходный кассовый ордер" в момент внесения сотрудником задолженности в кассу предприятия. В двух последних случаях проводки на сумму НДС (Дебет 91.2 Кредит 68) отображаются документом "Счет-фактура выданный".

Налоговый учет спецодежды, инвентаря в конфигурации организован в соответствии с нормами пп. 3 п. 1 ст. 254 и пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ и общих требований к порядку учета расходов на основании главы 25 НК РФ. В программе "1С:Подрядчик строительства" также представлен ряд отчетов, позволяющих оперативно получать данные о наличии и движении спецодежды, инвентаря в зависимости от задаваемых пользователем исходных параметров в целях оперативного, бухгалтерского и налогового учетов. Отчет по спецодежде и инвентарю предназначен для получения учетных данных по выданным в пользование и имеющимся на складе указанным ТМЦ в разрезе сотрудников - материально-ответственных лиц и по виду ТМЦ. Аналитическая информация формируется по количеству, первоначальной стоимости, сумме износа, проценту износа, остаточной стоимости в виде сводной таблицы в зависимости от выбранных пользователем исходных данных. Также имеются отчетные формы "Личная карточка учета инвентаря" и "Личная карточка учета спецодежды" в разрезе сотрудников. Доступна функция детализации отчетных данных до уровня документа, содержащего хозяйственную операцию по движению ТМЦ, представленную в отчете.