В письме Минфина России от 25.08.2004 № 03-04-11/135 приведено мнение Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу регистрации в Книге покупок и Книге продаж счетов-фактур по авансовым платежам.
В соответствии с данными разъяснениями при оформлении счетов-фактур на аванс и отражении их в Книге покупок и Книге продаж следует учитывать, что:
- при оформлении счета-фактуры по полученным авансам графа 5 "Стоимость товаров (работ, услуг), всего без налога" не заполняется;
- при регистрации в Книге продаж счетов-фактур, составленных при получении авансов, не заполняется графа 5а "Стоимость продаж без НДС" Книги продаж;
- при регистрации счета-фактуры на аванс в Книге покупок, в графе 5 "Наименование продавца" указывается наименование продавца товаров (работ, услуг), уплатившего в бюджет НДС по полученным авансовым платежам.
В конфигурации "Бухгалтерский учет" (ред. 4.5) описанные требования учитываются автоматически в момент формирования печатных форм. То есть документы заполняются как обычно, а в печатную форму выводятся только те реквизиты, которые должны быть заполнены для данного счета-фактуры. При регистрации счета-фактуры на аванс в Книге покупок требование указания в графе 5 "Наименование продавца" собственных данных может существенно затруднить контроль зачтенных авансов. В связи с этим в отчет Книга покупок добавлен флаг "В строках зачета аванса выводить покупателей", который становится видимым при снятом флаге "сформировать отчет по стандартной форме" (рис. 1). Если флаг "В строках зачета аванса выводить покупателей" установлен, то для счетов-фактур на аванс, в графе 5 "Наименование продавца" будет выводиться информация о покупателе товаров (работ, услуг).
Рис. 1