Содержание

• Система бюджетирования на предприятиях энергетики

Справка Энергетическо-производственный комплекс ОАО "МРГК" ОАО "Марийская региональная генерирующая компания" (далее - ОАО "МРГК") создано 01.01.2005 путем выделения из состава ОАО "Мариэнерго". Основой производственно-имущественного комплекса компании явились объекты Йошкар-Олинской ТЭЦ ОАО "Мариэнерго". Ввод в действие первого энергоблока Йошкар-Олинской ТЭЦ состоялся в 1994 году, второго - в 1999 году. Установленная мощность составляет 195 МВт. (или 915080 тыс. кВт ч/год), 360 Гкал тепловой энергии при комбинированном цикле (932074 Гкал/год). Предприятие имеет стратегическое значение для Республики Марий Эл: является практически единственным производителем электроэнергии, обеспечивая до 35 % республиканского потребления и до 23 % потребления тепла (43 % по г. Йошкар-Ола); стоимость основных средств превышает 1 400 млн .руб.

Предпосылкой перехода на новую программу (помимо того, что старая перестала удовлетворять требованиям бухгалтерского, налогового и оперативного учета) являлся процесс реформирования российской энергетики. До выделения Йошкар-Олин-ская ТЭЦ являлась классическим центром затрат (филиалом ОАО "Мариэнерго"). Реформирование привело к превращению ее в юридическое лицо с оптовым сбытом продукции. Создание юридического лица предполагает дополнительную нагрузку на администрацию и бухгалтерские службы, поскольку при существовавшей ранее организационно-правовой форме часть функций (в частности, функции по бюджетированию) выполняло финансовое управление ОАО "Мариэнерго" в рамках консолидированного бюджета энергосистемы.

Таким образом, основной стратегической целью был полный переход на "1С:Предприятие 7.7" до момента выделения и попутное упрощение операций в переходный период (разделительный баланс, обособление операций переходного периода и т. п.). Основной тактической задачей - внедрение типовой конфигурации программы на платформе "1С:Предприятие 7.7" со всеми необходимыми доработками, которые при этом позволяли бы проводить регулярное обновление.

Причиной выбора программы на платформе "1С:Предприятие 7.7" были сравнительные достоинства внедрения "1С":

1. Доступная стоимость проекта.
2. Возможность привлечения внедренцев из г. Йошкар-Ола (привлечение специалистов из других регионов означало бы дополнительные расходы и увеличение сроков реализации проекта).
3. Возможности программы достаточны для автоматизации всех необходимых процессов, так как сложной системы управленческого учета (типа ERP) не требуется.
4. Система в целом знакома работникам (до этого использовалась программа "1С:Бухгалтерия 2.0").

Одним из этапов комплексной автоматизации стала автоматизация бюджетного процесса.

Бюджетный процесс

С точки зрения теории, бюджетное управление - это система планирования, учета, контроля и анализа деятельности компании, построенная на основе бюджетов. Бюджетирование - это непрерывный процесс, обеспечивающий прозрачность денежных и материальных потоков. Для того, чтобы оно принесло реальную пользу, на предприятии должен быть выполнен ряд условий:

• необходима методическая основа для разработки, контроля и анализа бюджета;
• должна быть отлажена система управленческого учета;
• должен быть выработан и закреплен соответствующими документами определенный регламент взаимодействия служб и ЦФО (центров финансовой ответственности).

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов (производства, инвестиций, продаж, закупок). Модель позволяет планировать потоки средств по каждому ЦФО и сравнивать их с фактическими данными. В практическом плане для ОАО "МРГК" на этом этапе было важно автоматизировать бюджет движения потоков наличности (ДПН).

Необходимость разработки автоматизированной системы ДПН была вызвана тем, что обработка и анализ всех соответствующих данных - достаточно сложный и рутинный процесс. В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ использовалась программа "MS Excel", которая имела определенные недостатки: в этой системе сложно работать коллективно: два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом; для каждого варианта бюджета приходится заводить отдельный файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что чревато большим количеством ошибок и несоответствий. Уровни доступа к данным практически не разграничены (данные доступны всем пользователям, тогда как на практике часть информации должна быть доступна только руководству); функции защиты данных от исправлений отсутствуют. Наконец, у такой системы низкая производительность. Дополнительным недостатком являлось отсутствие связи с фактическими данными бухгалтерского учета.

Было принято решение разработать АСБ на базе введенной в действие программы "1С:Бухгалтерия 7.7" версии ПРОФ, сетевая, для SQL в качестве дополнительной настройки "Бюджетирование" (без дополнительных модулей).

Выбор был обусловлен несколькими факторами:

• рабочие места бухгалтерии, ПЭО и финансовой группы оснащены платформой "1С Предприятие 7.7", и учетная информация организована на базе этой конфигурации, то есть отсутствует необходимость импортировать учетные данные из другой системы или вводить вручную;
• однотипность пользовательского интерфейса, один из важнейших факторов, характеризующий качество любой автоматизированной системы с точки зрения конечного пользователя;
• система позволяет составлять, анализировать и контролировать бюджет предприятия;
• возможность одновременной работы нескольких сотрудников над подготовкой, утверждением, исполнением, контролем и корректировкой бюджета;
• возможность настройки системы в соответствии с изменяющимися требованиями;
• получение информации возможно любым пользователем в рамках своих полномочий, что ограничивается уровнями доступа к информации;
• высокая производительность системы, способность работать с большими базами данных.

В состав программного решения для бюджетирования (после внедрения "1С:Предприятия 7.7") входят средства конфигурации структуры бюджета, средства поддержки процессов разработки, контроля и анализа бюджета, организации внутреннего документооборота предприятия.

Процесс бюджетирования можно разделить на этапы:

• сбор информации (предоставление в финансовую группу заявок от ЦФО предприятия);
• составление бюджета (свод и балансировка данных в финансовой группе);
• утверждение бюджета (до момента выделения эту функцию выполняло финансовое управление ОАО "Мариэнерго" в рамках консолидированного бюджета энергосис-темы);
• исполнение бюджета (оформление платежных документов и формирование оперативной отчетности);
• сопоставление фактических показателей с плановыми.

АСБ позволяет осуществить:

• ввод и систематизацию первичной информации;
• обработку информации;
• анализ полученных результатов;
• использование результатов анализа.

На рис. 1 представлена схема процесса бюджетирования ОАО "МРГК" и информационная модель его автоматизации.

Технология реализации

АСБ реализована на базе компоненты "Оперативный учет". Был создан ряд оборотных регистров, в ко- торых накапливается информация о движении денежных средств предприятия в разрезе статей бюджета.

Использование автоматизированной системы бюджетирования включает следующие основные моменты.

1. На основании данных, полученных от подразделений, сотрудники финансовой группы вносят в программу данные о планируемых на предстоящий период доходах и расходах: ввод документов "Потребность цеха (отдела)" и "План поступлений" (рис. 2).

2. Путем обработки этих данных формируется прогнозный План ДПН, который затем передается для утверждения руководству.

3. Утвержденные показатели Плана ДПН заносятся в базу с помощью документа "Утверждение бюджета". Обработка этих данных позволяет сопоставить насколько (в абсолютном и процентном выражении) был утвержден бюджет по отношению к заявленной сумме, а также сформировать утвержденный План ДПН на предстоящий месяц.

4. В рамках утвержденного бюджета (и вне плана) отделы (цеха) делают Заявки на оплату отдельных счетов, которые также заносятся в программу. На основании заявок (рис. 3) формируются платежные документы.

В системе предусмотрено формирование Картотеки заявок, которая позволяет составить перечень заявок на оплату: полный, оплаченных или неоплаченных за определенный период. Возможна сортировка заявок по дате, цеху, приоритету, форме оплаты и другим признакам, а также вывод на печать дополнительных граф с необходимой информацией.

5. Дополнительной возможностью является оперативный контроль за движением денежных средств. В документ "Оперативная выписка" вводятся данные по поступлению и расходованию денежных средств до проведения документа "Выписка банка", что позволяет контролировать текущий остаток денежных средств на расчетных счетах (это зачастую затруднительно в связи с временным разрывом между распределением денежных средств и получением соответствующей банковской выписки).

6. Ежедневное разнесение всех поступающих первичных документов предполагает, что во всех документах на оплату (кассовые ордера, справка о проведении зачета, бух. справка и др.) бухгалтером одновременно заполняется статья бюджета.

Номенклатура статей бюджета определяется Справочником "Движение денежных средств".

7. По окончании отчетного периода или на определенную дату выполняется обработка документов по движению денежных средств: "Выполнение бюджета". На данном этапе возможна проверка правильности разнесения данных по статьям бюджета, при необходимости - их корректировка.

На основании документов по выполнению бюджета формируется "Отчет об исполнении Плана ДПН" (рис. 4). В этом отчете отражаются данные о фактическом движении денежных средств и плановые показатели, ведется анализ отклонений.

В настоящее время система бюджетирования находится в стадии опытной эксплуатации. Следующим этапом автоматизации будет являться внесение в систему "1С Предприятие 7.7" возможностей по учету (как финансовому, так и натуральному) данных по реализации тепловой энергии и управленческому учету затрат по производству тепло- и электроэнергии.

А.Н. Попов, зам. директора по экономике и финансам ОАО "МРГК" Из отзыва по результатам внедрения: "...Сейчас, когда бухгалтерская часть программы полностью внедрена, а некоторые ее настройки (Бюджетирование, Планирование) находятся в стадии опытной эксплуатации, можно сказать, что многие трудоемкие процессы значительно упрощены; программа удобна в использовании и отвечает нашим требованиям. Нам нравится, что в процессе работы можно вносить изменения в конфигурацию и совершенствовать ее, а также и то, что вся необходимая информация находится в одной базе данных, а значит, нет необходимости импортировать учетные данные из другой системы либо вводить их вручную."

Преимущество данного внедрения заключается в том, что в процессе реформирования внешними консультантами была построена функциональная модель предприятия (как до, так и после реформи- рования), под которую были оптимизированы бизнес-процессы. Основная задача состояла в переносе существующей модели бюджетного регламента в информационную систему. Достоинством такой автоматизации является то, что система строилась на основе существующего порядка, а не наоборот (в нашей ситуации это было методически более правильно), так как на предприятии существует типовой Бюджетный регламент РАО "ЕЭС России", в котором закреплены функции отдельных служб организации по составлению.

Наличие методологической базы бюджетирования позволило автоматизировать этот процесс, значительно упростив его и сведя к минимуму трудности в освоении пользователями новых настроек программы.

Поставленные задачи по автоматизации учетно-финансовых процессов были успешно выполнены с учетом специфики ОАО "МРГК" и принятых методов ведения бухгалтерского и финансового учета.

От редакции:
Блок бюджетирования реализован в типовой конфигурации "Управление производственным предприятием" для "1С:Предприятия 8.0". В названной конфигурации существует отдельная подсистема управления денежными средствами, практически полностью реализующая описанный в статье функционал по управлению потоками наличности (ДПН).