За 2021 год специалисты компании «1С–КСУ» съездили в командировки более 100 раз. Это сотни рабочих часов бухгалтера, потраченных на проведение отчетности. Данные каждого билета необходимо вносить руками. Когда их десять, вбить их в систему не составит большого труда. Однако когда деловых поездок становится больше, появляется риск ошибок: недосмотрели цифру или не то скопировали, переключаясь между задачами. Все это приводит к проблемам с дальнейшей отчетностью.
О том, как компания решила проблемы с командировками, нам рассказали главный бухгалтер “1С-КСУ” Лариса Зайцева и бухгалтер по учету командировочных расходов Ирина Сиволоб.
До работы с сервисом Smartway каждый сотрудник нашей компании лично приходил в бухгалтерию и отчитывался по командировке и расходам. Отдавал нам билет и посадочный талон, которые нужно было внести в базу. Посадочные сотрудники нередко теряли и из-за этого процедура оформления командировочных расходов затягивалась.
Минимизировать затраты на подготовку и оформление командировочной отчетности нам помог сервис для организации командировок Smartway. На это онлайн-решение мы вышли в 2018 году. Сервис, как и ООО «1С–КСУ», входит в группу компаний «1С».
Функционал сервиса Smartway разгрузил нашу бухгалтерию и сэкономил время на проведении командировочной отчетности.
Как интеграция Smartway с «1С:Бухгалтерией 8» упростила проведение авансовых отчетов
В первую очередь в Smartway нас заинтересовала встроенная интеграция с «1С:Бухгалтерией 8».
Мы стали тратить меньше времени на проведение документов в бухучете. Встроенная интеграция за несколько секунд подтягивает данные из билетов. Авансовый отчет создается одним нажатием кнопки Создать отчет.
Вот как выглядит эта цепочка — от покупки билета до попадания его в авансовый — из нашего личного кабинета.
-
Покупаем билет в Smartway.
-
Билет автоматически загрузился в «1С:Бухгалтерию 8».
-
Билет автоматически попал в авансовый отчет.
Когда информация о билетах зарегистрирована в программе, учет затрат на проезд производится через документ Авансовый отчет.
До интеграции все данные билета - номер, ФИО сотрудника, наименование перевозчика, маршрут - бухгалтер вносил вручную. На оформление одной такой процедуры требовалось не менее 5–10 минут. А если сотрудников десятки?
Помимо этого, бесшовная интеграция Smartway c 1С:Бухгалтерией 8 исключила ошибки, которые случаются при ручном вводе. С сервисом мы экономим на учете командировок до 1 часа рабочего времени ежедневно.
Кроме того, вся информация о билетах автоматически подтягивается в авансовый отчет с корректным НДС. Отчет формируется по всем требованиям к методологии бухучета. Купленные билеты, включая доплату, обмен или возврат, попадают на счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» и автоматически отражаются в 1С.
Как Smartway помог с закрывающими документами
Если заказывать авиабилеты в одном месте, гостиницу — в другом, а трансфер — в третьем, то, с точки зрения отчетности, возникают трудности. Бухгалтеру приходится тратить силы и время, чтобы получить с подрядчиков недостающие закрывающие документы.
Большой плюс Smartway в том, что счета, отчеты и закрывающие документы находятся все в одном месте — в папке Отчетность. Они хранятся в личном кабинете и всегда доступны. Их не надо дополнительно запрашивать. Для подтверждения обоснованности расходов по командировкам также не нужно дополнительных документов — все хранится в сервисе.
Интеграция Smartway с используемой нами программой 1С:Бухгалтерия 8 помогла нашей бухгалтерии в планировании рабочего времени. Процесс закрытия командировочных расходов стал в хорошем смысле предсказуемым и спокойным. Мы не зависим от форс-мажоров с почтой и курьерами, а также сохраняем свои нервы и время.
Вот была бы интеграция с документооборотом. А то не понятно, почему согласование командировки должно быть в какой-то отдельной системе.
Рыжая из бухгалтерии, Согласование командировок внутри "1С" реализовано у Smartway в интеграции с 1С:ЗУП и 1С:ERP. Интеграция встроенна в этих продуктах.
Бухгалтер, Когда есть единая система документооборота - всё согласуется в ней. Использовать отдельное ПО для согласований отдельных процессов - так себе идея.