Перенос данных в программу «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

16.10.2007

Ввод в эксплуатацию информационной системы невозможен без переноса начальных данных. Ввиду принципиального отличия механизмов и объектов, перенос данных между программами «1С:Зарплата и Кадры 7.7» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» представляет некоторую сложность. О том, как организовали перенос на одной из вспомогательных компаний японского автогиганта «Тойота Мотор» специалисты ЗАО «Си Дата», рассказывает в предлагаемой статье А.В. Ярвельян, ведущий аналитик компании.

Содержание

Перенос данных в программу «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Справка

ООО "Тойота Цусё Машинери" - организация, основной деятельностью которой является оказание посреднических услуг ООО "Тойота Мотор Мануфэкчуринг Россия" и ее контрагентам. Компания "Тойота" начинает строить свой завод по сбору автомобилей в промышленной зоне Шушары под Санкт-Петербургом. Он станет первым сборочным предприятием "Тойоты" в России. "Тойота" будет осуществлять производство полного цикла, включающее сварку, окраску, сборку и выпуск отдельных штампованных деталей.

Списочная численность ООО "Тойота Цусё Машинэри" на момент внедрения информационной системы не превышала 50 человек. Управленческий учет в организации полностью совпадает с регламентированным.

Организация создана летом 2006 года, и первые несколько месяцев ее существования бухгалтерский учет и расчет заработной платы производился сторонней аудиторской компанией с использованием программного обеспечения на базе платформы "1С:Предприятие 7.7".

Однако на определенном этапе развития организации ее руководством было принято решение вести бухгалтерский и кадровый учет и рассчитывать заработную плату работников собственными силами, используя для этих целей программное обеспечение на базе платформы "1С:Предприятие 8".

Обследование бизнес-процессов организации показало, что типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" полностью удовлетворяет требованиям организации к ведению регламентированного кадрового учета и расчету заработной платы.

Таким образом, для внедрения системы кадрового учета и расчета заработной платы на основе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" необходимо было:

осуществить перенос данных из "1С:Зарплаты и Кадры 7.7";
проверить корректность перенесенных данных и откорректировать их вручную.

Перенос данных

Перенос данных производился стандартными средствами конвертации.

С помощью конвертора информационных баз "1С:Предприятия 8" была произведена конвертация информационной базы из формата данных "1С:Предприятия 7.7" в формат "1С:Предприятия 8". Компонента "Конвертор ИБ" включена в комплект поставки платформы "1С:Предприятие 8".

При этом информационная база в формате "1С:Предприятие 8" создается приблизительно в том же виде, в каком ее привыкли видеть пользователи конфигурации "Зарплата и Кадры" для "1С:Предприятия 7.7": сохраняются названия документов и справочников, привычные связи между объектами.

Однако данная информационная база не предназначена для ведения учета, по крайней мере, в том виде, в котором она предстает непосредственно после конвертации.

Данные переносятся из сконвертированной информационной базы конфигурации "Зарплата и Кадры" в информационную базу конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Предприятия 8".

Вначале с помощью внешней обработки PrB_HRM.epf выгружаются данные из сконвертированной базы данных в файл формата XML. Файл указанной обработки находится в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

При настройке обработки выгрузки необходимо особенно внимательно отнестись к тому, каким образом будет сформирован список обособленных подразделений организаций. Поскольку конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" позволяет вести учет от имени нескольких организаций, на этапе выгрузки данных необходимо указать, какие подразделения будут выделены в учете как отдельные организации (см. рис. 1).

Рис. 1

Затем, уже в пустой информационной базе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" с помощью встроенной обработки "Универсальный обмен данными в формате XML" нужно произвести загрузку данных.

Подробная пошаговая инструкция по переносу данных размещена в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\ Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

Далее необходимо убедиться в корректности перенесенных в конфигурацию данных.

Проверка и корректировка данных

Поскольку в организации управленческий учет совпадает с регламентированным, предстояло проверить наличие и корректность данных для его ведения (см. таблицы 1, 2). Обращаем ваше внимание, что вводимые данные должны отражать реальное положение дел в организации. Например, данные о подразделениях должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организации, тоже касается и данных о приемах на работу или перемещениях.

Таблица 1

Данные для регламентированного кадрового учета.

№ п/п	Данные	Объект конфигурации
1	Данные об организациях предприятия	Справочник "Организации"
2	Данные о подразделениях организаций. Данные должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организаций, а также с первым субконто на затратных счетах	Справочник "Подразделения организации"
3	Данные о должностях организаций	Справочник "Должности организаций"
4	Данные о штатном расписании организаций	Регистр сведений "Штатное расписание организаций"
5	Персональные данные физических лиц - работников, договорников и пр: фамилия, имя отчество, пол, коды, дата и место рождения и пр.	Справочник "Физические лица"
6	Паспортные данные физических лиц	Регистр сведений "Паспортные данные физических лиц"
7	Контактная информация: телефоны и адреса физических лиц	Регистр сведений "Контактная информация"
8	Данные о семейном положении физических лиц	Регистр сведений "Семейное положение физических лиц"
9	Данные о составе семьи физических лиц	Справочник "Физические лица"
10	Данные о воинском учете	Регистр сведений "Воинский учет"
11	Данные об инвалидности	Регистр сведений "Сведения об инвалидности физических лиц"
12	Данные о гражданстве физических лиц	Регистр сведений "Гражданство физических лиц"
13	Данные о стаже физических лиц	Справочник "Физические лица"
14	Данные о предыдущей трудовой деятельности физических лиц	Справочник "Физические лица"
15	Данные о приказах о приеме на работу для всех работников предприятия, участвующих в учете в текущем налоговом периоде. Данные о датах приема должны быть реальными; документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам	Документ "Прием на работу в организацию"
16	Данные о кадровых перемещениях работников организаций. Документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам	Документ "Кадровое перемещение работников организаций"
17	Данные о приказах об увольнении работников организаций за текущий налоговый период. Документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам	Документ "Увольнение из организации"
18	Данные о документах-отклонениях для кадрового учета за текущий год	Документы "Отпуска организаций", "Командировки организаций", "Отсутствие на работе в организации", "Возврат на работу в организацию"
19	Данные о графиках отпусков организаций на текущий год	Документ "График отпусков организаций"

Таблица 2

Данные для регламентированного расчета заработной платы.

№ п/п	Данные	Объект конфигурации
1	Данные о стандартных налоговых вычетах работников, предоставляемых в текущем налоговом периоде	Регистры сведений "НДФЛ стандартные налоговые вычеты физических лиц" и "НДФЛ применение вычетов"
2	Данные о номерах лицевых счетов работников	Регистр сведений "Лицевые счета работников организации"
3	Данные о долге организации перед работниками или о долге работников перед организацией на начало года	Регистр накопления "Взаиморасчеты с работникам организации"
4	Данные о шаблонах проводок для отнесения основного заработка работников на счета бухгалтерского учета	Документ "Учет основного заработка работников организации"
5	Данные о суммах плановых авансов работникам организаций	Регистр сведений "Авансы работникам организаций"
6	Данные о заработке работников организаций за месяцы прошлого года, начиная с момента, годом ранее начала учета. Данные необходимы для расчета среднего заработка	Регистры расчета "Основные начисления работников организации" и "Дополнительные начисления работников организации"
7	Данные об отработанном времени работников организации за месяцы прошлого года, начиная с момента, годом ранее начала учета. Данные необходимы для расчета среднего заработка	Документ "Невыходы в организации"
8	Данные о суммах плановых начислений и удержаний работников организаций	Регистры сведений "Плановые начисления работников организации" и "Плановые удержания работников организации"
9	Сведения об отпусках по уходу за ребенком, имеющих место в текущем году и условиях их оплаты	Документы "Отпуск по уходу за ребенком" и "Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком"
10	Данные об исполнительных листах работников организаций	Документ "Исполнительный лист"
11	Сведения о действующих договорах ГПХ, авторских и лицензионных договорах	Документ "Договор на выполнение работ с физическим лицом"
12	Сведения о договорах о предоставлении займов работникам организации	Документ "Договор займа с работником"
13	Данные о невыходах работников организаций за текущий год	Документы "Начисление по больничному листу", "Оплата по среднему заработку", "Начисление отпуска работникам организаций", "Невыходы"
14	Данные о разовых начислениях и удержаниях работников за текущий год	Документы "Регистрация разовых начислений работников организации", "Регистрация разовых удержаний работников организации"
15	Данные о дивидендах организации за текущий год	Документ "Начисление дивидендов организации"
16	Данные о прочих первичных документах	Документы "Регистрация простоев работников организации", "Оплата праздничных и выходных дней в организации", "Оплата сверхурочных часов", "Начисление пособий за счет ФСС"
17	Данные о выплатах заработной платы и депонентов за текущий год	Документы "Зарплата к выплате организации", "Платежное поручение исходящее", "Расходный кассовый ордер"
18	Данные о начисленной заработной плате работников организаций (о начислениях и удержаниях) за каждый месяц текущего года	Документ "Начисление зарплаты работникам организации"
19	Данные об исчисленном и удержанном НДФЛ за каждый месяц текущего года	Документ "Начисление зарплаты работникам организации"
20	Данные о рассчитанных суммах ЕСН за каждый месяц текущего года	Документ "Расчет ЕСН"
21	Данные о сформированных бухгалтерских проводках за каждый месяц текущего года	Документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете"

В таблицах приведены данные, которые обязательно должны быть в системе на момент ее ввода в эксплуатацию. При этом некоторые сведения не переносятся автоматически с помощью описанной выше процедуры конвертации. Такие данные необходимо вносить вручную. Более того, регламентированные документы за текущий год ("Начисление зарплаты работникам организаций", "Расчет ЕСН"), даже если они перенесены автоматически, нужно переформировать заново для того, чтобы проверить корректность ввода первичных документов, чтобы обеспечить корректное заполнение этих документов.

Из отзыва главного бухгалтера ООО "Тойота Цусё Машинери" Александра Шакланова:

"Мы довольны результатом сотрудничества с компанией "Си Дата". Оперативно проведенная процедура переноса данных, а также квалифицированные консультации специалистов позволили начать работу в информационной системе с середины года".

Таким образом, результатом выполнения вышеуказанных процедур является полноценная ИС, позволяющая вести регламентированный кадровый учет и рассчитывать заработную плату, начиная с любого расчетного периода, не обязательно с начала года. При условии тщательной проверки начальных данных и корректной их обработки в процессе эксплуатации системы не ощущается нехватки информации, как это зачастую бывает при переходе на другую систему учета.