Содержание
Примечание:
* См. в статье "Отчетность по НДФЛ за 2005 год: анализ изменений и вопросы автоматизации".
Порядок представления сведений о доходах физических лиц регламентируется пунктом 2 статьи 230 НК РФ: "Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов… Указанные сведения представляются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций в порядке, определяемом Министерством финансов Российской Федерации."
Эта статья НК РФ разъясняется письмом ФНС России от 21.02.2007 № ГИ-6-04/135@ "О порядке представления сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами-организациями, в том числе обособленными подразделениями": "…Сведения о доходах физических лиц представляются в налоговый орган по месту постановки на налоговый учет головной организации либо за всю организацию в целом (по доходам физических лиц, полученным как от головной организации, так и от всех обособленных подразделений организации), либо головной организацией о доходах физических лиц, полученных от головной организации, и каждым обособленным подразделением организации, уполномоченным исполнять обязанность по представлению сведений о доходах физических лиц, о доходах физических лиц, полученных от указанных обособленных подразделений".
Понятие обособленного подразделения организации определяется пунктом 2 статьи 11 НК РФ: "Обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца".
В конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" (далее ЗУП) обособленное подразделение организации может быть зарегистрировано двумя способами:
- с помощью справочника "Организации" для филиалов, представительств и других подразделений, даже если они не являются самостоятельными юридическими лицами, но выделены на отдельный баланс;
- с помощью справочника "Подразделения организации" в том случае, когда подразделение зарегистрировано в ИФНС как обособленное с присвоением кода по ОКАТО и КПП, но не имеет выделенного баланса.
Для того чтобы зарегистрировать обособленное подразделение с помощью справочника "Организации", необходимо создать новый элемент справочника и указать головную организацию. Если головная организация не указана, организация считается самостоятельным юридическим лицом. Как только головная организация указана, становится недоступным для редактирования поле ввода ИНН, значение данного поля заполняется значением ИНН головной организации (см. рис. 1).
Рис. 1
Для того чтобы зарегистрировать обособленное подразделение организации с помощью справочника "Подразделения организации", необходимо создать новый элемент справочника и на закладке "Для обособленного подразделения" указать коды ОКАТО и КПП (см. рис. 2).
Рис. 2
От способа, каким обособленное подразделение зарегистрировано в ЗУП, зависит то, сможем ли мы получать сводную отчетность по головной организации или выделяем расчеты по обособленному подразделению в отдельный раздел.
Формирование сведений о доходах физического лица для представления в налоговую инспекцию в ЗУП производится с помощью документа "Сведения о доходах физлиц 2-НДФЛ".
Документ "Сведения о доходах физлиц 2-НДФЛ" предназначен для:
- передачи в ИФНС;
- выдачи на руки работникам;
- выдачи на руки работниками (в разрезе ставок и кодов ОКАТО).
Для выбора нужного варианта формирования документа необходимо отметить соответствующее значение переключателя на форме. При формировании сведений о доходах физических лиц для передачи в ИФНС, необходимо выбрать первый вариант (сведения формируются для передачи в ИФНС - см. рис. 3).
Рис. 3
Состав табличной части документа зависит от цели формирования документа (значения вышеописанного переключателя). В первом случае состав табличной части наиболее полный, кроме работника и номера справки, в ней указывается ОКАТО, КПП, ставка налога.
Если учет ведется для нескольких организаций, то для каждой организации оформляется отдельный документ. Однако документ может быть оформлен только на головную организацию предприятия (см. рис. 4).
Рис. 4
Как видно из рисунка, документ можно оформить только на организацию, являющуюся самостоятельным юридическим лицом, только такие организации включены в список для выбора.
При автоматическом заполнении документа (с помощью кнопки "Заполнить"), в табличную часть попадут работники всех организаций, для которых указанная в документе организация является головной, а также всех подразделений этой организации, включая обособленные, получавшие в организации доход.
На рис. 3 видно, что в документе, кроме данных о работниках организации ООО "Ромашки" (код по ОКАТО 31140468000, КПП 772100101), присутствуют данные о работниках обособленного подразделения "Филиал" (код по ОКАТО 12345678988, КПП 772100303) и организации "Компания Василек" (код по ОКАТО 98765432100, 772100202).
Для передачи сведений о доходах работников необходимо подготовить печатные формы (формы 2-НДФЛ для каждого работника в разрезе ставок и кодов по ОКАТО, реестр сведений о доходах физических лиц), а также файл, сформированный в порядке, определяемом Минфином России (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Для создания печатных форм предназначена кнопка "Печать", для создания файла - кнопка "Получить файл на диск". Кнопка "Получить файл" позволяет открыть создаваемый файл для просмотра.
Уникальный идентификатор файла для передачи в ИФНС (поле рядом с переключателем, определяющим предназначение документа) формируется автоматически при создании нового документа "Сведения о доходах 2-НДФЛ" в соответствии с правилами кодировки, при необходимости идентификатор можно переформировать с помощью кнопки с правой стороны поля ввода. Название файла для передачи в ИФНС будет состоять из этого идентификатора, кодов ИНН, КПП и кода ИФНС организации документа и даты формирования документа.
При создании печатных форм и выходного файла производится проверка данных как на то, что сведения о работниках (данные справочника "Физические лица": адреса, даты рождения, документы, удостоверяющие личность) заполнены корректно, так и на то, что работники получали доход в организации, указанной в шапке документа. Сведения о работниках, не получавших дохода в организации, не включаются в файл, и на таких работников не формируется справка 2-НДФЛ.
Таким образом, формирование сведений о доходах физических лиц для обособленных подразделений возможно в составе данных о доходах работников головной организации.
От редакции. Также читайте ответы на вопросы, касающиеся отчетности по НДФЛ в филиалах в номере 2 (февраль) "БУХ.1С" за 2008 год, стр. 32.
