Первый опыт переноса данных в "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8" по новой методике

В "Иллеон-Строй" решено перейти на "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8"

В феврале 2009 года руководство "Иллеон-Строй" поставило задачу по осуществлению перехода с программы "1С:Зарплата и Кадры 7.7" на "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8" перед своим давним партнером по автоматизации - ИТ-холдингом "1-й Архитектор бизнеса".

Численность коллектива ООО "Иллеон-строй" в момент перевода системы учета предприятия на программу версии 8 составляла 54 человека. Все взаимоотношения с сотрудниками в компании осуществляются в строгом соответствии с трудовым законодательством РФ. С января 2001 года расчет заработной платы и кадровый учет велся в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7".

В информационную базу в течение отчетного периода вносится много кадровых изменений. Оплата труда осуществляется по штатному расписанию в соответствии с установленным окладом и действующей системой дополнительных начислений и удержаний.

Сразу оговоримся, что, несмотря на очевидные преимущества программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" по сравнению с "1С:Зарплатой и Кадрами 7.7" и желание внедрить у себя эту программу, главный бухгалтер компании "Иллеон-Строй" не сразу решилась на такой переход.

Опасения пользователя понятны любому, кто хоть раз посещал бухгалтерские форумы: из уст в уста передаются предания о выматывающем "ручном" приведении базы в порядок после ее конвертации и выгрузки из "1С:Зарплаты и Кадров 7.7".

"Старый" метод в деле или испытания переносом

В феврале, когда была поставлена задача перевода "Иллеон-Строй" с "зарплатной" программы версии 7.7 на "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8", новый механизм переноса данных еще находился в разработке и изучался специалистами "1АБ" с тестовым релизом (он был представлен профессиональному "1С"-сообществу как раз в феврале). Таким образом, перевод клиента на программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" осуществлялся нами по прежней методике. Данные для расчета зарплаты переносились для "Иллеон-Строй" за 2008 год, кадровые документы - за все время работы в "1С:Зарплате и Кадрах 7.7". Сам процесс подготовки, конвертации и выгрузки базы проблем не вызвал, а вот при загрузке данных мы столкнулись с многочисленными ошибками. Конвертер выдал примерно три страницы формата А4 с перечислением ошибок, которые необходимо было устранить.

Часть этих ошибок удалось определить: кадровые документы, оформленные на одного и того же сотрудника в один день; несколько документов с неуникальными номерами; изменение оклада у сотрудника не кадровым документом, а непосредственно в справочнике "Сотрудники". Также из-за разницы в методологии ведения учета в разных версиях программ семейства "1С:Предприятие" не провелся ряд документов. Например, в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7" на сотрудника был оформлен невыход по невыясненной причине, затем на этот период был введен больничный - "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" такую схему принять не может. Отдельные документы не провелись, потому что несколько сотрудников в 2008 году из "Иллеон-Строй" уволились. Данные по этим сотрудникам не перенеслись в новую информационную базу, а записи по ним в документах сохранились. Также, поскольку не перенеслись произвольные начисления и удержания, необходимо было внести их вручную и заново настроить расчет среднего заработка и другие зависимые расчеты. Кроме того, часть ошибок "с лету" определить так и не удалось. Встал вопрос о проведении дополнительных работ, что могло вылиться в дополнительные затраты для клиента.

"Новый" перенос нашел... одну ошибку

В тот момент времени уже существовал новый механизм перехода, реализованный в тестовом релизе 2.5.13.4 "1С:Зарплаты и Управления Персоналом 8". И внедренцы решили проверить, как он справится с конкретным случаем, и предложили клиенту провести "экспериментальную" выгрузку в тестовом режиме. Сам процесс переноса данных отличался наглядностью и информативностью на каждом этапе - клиенту было понятно, что происходит в данный момент, без всяких дополнительных пояснений. Вплоть до успокоительного сообщения, что "операция может занять продолжительное время" (см. рис. 1).

Рис. 1

Самым приятным сюрпризом тестового переноса "по-новому" стала всего одна обнаруженная ошибка. Вместо трех листов формата А4 с перечислением "шифрованных" (особенно с точки зрения бухгалтера) ошибок, мы получили указание на конкретное несоответствие - расхождение в своде начисленной зарплаты между старой и новой программой. Еще приятнее было получить четкое описание местоположения ошибки и способа ее устранения (см. рис. 2).

Рис. 2

Сформировав своды начислений по сотрудникам, мы легко нашли сотрудника, по которому было обнаружено расхождение в суммах, и определили неправильно перенесенные данные. А поскольку при "новом" механизме переноса данные переносятся не в виде документов по начислению заработной платы, а в виде заполнения значений необходимых регистров, мы так же легко устранили несоответствие, просто отредактировав необходимую цифру. Конечно, в случае "старого" переноса с подобной ошибкой пришлось бы разбираться гораздо дольше.

Новая база оказалась не хуже старой

Исправив ошибку, мы сравнили расчетные ведомости по месяцам - все совпало. После этого тестовый перенос данных был благополучно завершен. Как показала проверка, все дополнительные начисления и удержания, произвольные настройки действительно перенеслись в полном объеме. А значит, клиент был избавлен от необходимости вручную вносить эти начисления и удержания в программу, вновь назначать их сотрудникам, настраивать расчет среднего заработка и другие зависимые начисления.

С целью выверки базы наш клиент сделал пробное оформление в январе 2009 года больничного на одного из сотрудников - все данные оформились верно. Также главный бухгалтер "Иллеон-Строй" сформировала для проверки регламентированную отчетность за 2008 год - все данные рассчитались правильно и совпали с данными, которые были получены в прежней программе.

Оценив все достоинства перехода по новой методике в тестовом режиме, главный бухгалтер ООО "Иллеон-Строй" с готовностью согласилась дождаться официального выхода рабочего релиза. Сразу же после выхода релиза 2.5.13.5 клиент был переведен на программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Отзыв главного бухгалтера ООО "Иллеон-Строй" Г.И. Гавриловой: Я не ожидала, что перенос данных пройдет так легко. Честно говоря, страхов наслушалась много, и уже готовилась многие данные впоследствии в базе восстанавливать вручную. И вдруг оказалось, что этого делать не нужно: все данные выгрузились в полном объеме, сохранились все наши специфические начисления и удержания. И главное, что сразу можно считать больничные, отпуска и делать другие расчеты по среднему заработку без дополнительных настроек. Я очень довольна результатами перехода на "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8".

Первые выводы

Подводя итоги первого "полевого" испытания нового механизма переноса данных из "1С:Зарплаты и Кадров 7.7" в "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8", хочется отметить, что в результате сокращения процессов выверки данных и исправления ошибок перенос "по-новому" занял примерно в три раза меньше времени, чем перенос "по-старому". Таким образом, переход на "восьмерку" по новой методике доказал свою экономичность, что в настоящее время особенно актуально для пользователей. Связано это не только с уменьшением трудозатрат самого клиента на проверку перенесенной базы, но и с сокращением объема работ, потребовавшихся от программиста.

Кроме того, очевидна повышенная психологическая "комфортность" нового механизма для клиента. Бухгалтер уже не нервничает при проведении длительного и непонятного для него процесса подготовки к выгрузке данных в новую базу; не отвлекается от своих основных обязанностей на совместный с программистом поиск несоответствий.

После завершения выгрузки клиент видит перечень конкретных ошибок с рекомендациями по их поиску, а также в самом начале работы с новой программой избавлен от обилия ручных операций по восстановлению произвольных начислений. А поскольку данные о расчете зарплаты и учете сотрудников выгружаются при новой конвертации в большем объеме, чем при старой, время на проверку учетных данных уходит меньше, а найденные ошибки легко исправляются с помощью документа переноса данных.

Такое существенное упрощение процедуры перехода также избавляет большинство пользователей от необходимости дожидаться начала нового года, чтобы осуществить перенос данных в новую программу. Теперь пройти через этот этап вполне безболезненно можно практически в любой не слишком напряженный момент отчетного периода.