Использование ИТС для корректного расчета зарплаты, страховых взносов и кадрового учета

Обязанности бухгалтера-расчетчика

Традиционно в обязанности бухгалтера-расчетчика, помимо начисления зарплаты, входит также расчет налогов и взносов с выплат в пользу работников, подготовка документов на выплату зарплаты, отражение начисленных сумм в бухгалтерском и налоговом учете, подготовка сведений персонифицированного учета для органов ПФР. В небольших организациях зачастую тот же самый бухгалтер занимается и кадровым учетом, и учетом рабочего времени. Для того чтобы избежать ошибок при ведении учета и, как следствие, санкций со стороны контролирующих органов, бухгалтер должен:

• во-первых, хорошо разбираться и ориентироваться в многочисленных законах, подзаконных актах, действующих нормативных правовых документах, регулирующих вопросы трудовых отношений, учета и оплаты труда, предоставлении гарантий и компенсаций, налогообложении, уплате страховых взносов;
• во-вторых, уметь правильно применять инструменты автоматизированного учета. Корректность результатов расчета, полученных с использованием программы, зависит от того, насколько правильно выполнены настройки программы (в частности - настройки видов расчета), соблюдена ли последовательность ввода документов, правильно ли и в полном объеме введены данные.

Работа бухгалтера осложняется еще и тем, что производится в условиях частых изменений: то и дело меняется законодательство, и это нередко влечет за собой изменения программы.

Помочь специалистам в решении вопросов, связанных с расчетом заработной платы и кадровым учетом, призван справочник ИТС "Кадры и оплата труда".

Справочник ИТС "Кадры и оплата труда"

Уникальность справочника заключается в том, что он объединяет в себе и "теорию" - правовые вопросы регулирования трудовых отношений и оплаты труда, и "практику" - описание порядка отражения учетных операций по кадровому учету и начислению зарплаты в типовых решениях фирмы "1С". Причем практические статьи, помимо собственно описания последовательности ввода документов и порядка заполнения их реквизитов, содержат описания настроек, необходимых для выполнения операции в программе. Например, если для выполнения начисления требуется настроить пользовательский вид расчета, то в статье приводится полное описание всех его настроек, включая код дохода для целей исчисления НДФЛ, способ обложения страховыми взносами и т. д. Для лучшего понимания описание порядка действий в программе сопровождается примерами, позволяющими на конкретных цифрах проследить процесс выполнения расчета, увидеть, как конкретный набор учетных данных отражается в экранных формах программы.

Важным преимуществом использования справочника является возможность получения самой актуальной информации. Материалы справочника своевременно обновляются при изменении законодательства, изменениях порядка работы в программах. Кроме того, ежегодно актуализируются рассматриваемые в практической части примеры расчетов.

В справочнике рассматривается порядок работы в трех программах:

• "1С:Зарплата и управление персоналом 8,
• "1С:Зарплата и Кадры 7.7",
• "1С:Бухгалтерия 8".

Таким образом, справочник будет полезен как пользователям "зарплатных" решений, так и бухгалтерам небольших фирм, которые начисляют зарплату работникам с использованием программы "1С:Бухгалтерия 8". Модуль кадрового учета и начисления зарплаты этой программы обладает ограниченными возможностями по сравнению с "зарплатными" решениями: в нем не поддерживается автоматизированный расчет результатов начислений с учетом отработанного времени, расчеты по среднему заработку. В то же время бухгалтерам время от времени приходится рассчитывать и начислять работникам отпускные выплаты, пособия по временной нетрудоспособности и т. д. Для таких пользователей в справочнике представлена информация о том, как рассчитать суммы этих выплат вручную и корректно отразить их в бухгалтерской программе. Для пользователей "зарплатных" решений в справочнике описывается порядок действий для автоматического расчета результатов начислений различных видов и поясняется механизм их расчета, реализованный в программе. Стоит отметить, что содержание материалов практической части справочника не ограничивается разбором вопросов выполнения начислений и удержаний, в справочнике рассматривается также порядок ведения кадрового учета, учета рабочего времени, исчисления НДФЛ и страховых взносов, выплаты зарплаты, отражения зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете, подготовки сведений персонифицированного учета, т. е. полный спектр областей учета, которые "находятся в ведении" специалистов расчетных и кадровых служб.

Справочник "Кадры и оплата труда" публикуется на диске ИТС и в Интернет-версии Информационно-технологического сопровождения на сайте www.its.1c.ru. Открыть справочник можно через разделы Практика работы в программах "1С" и Кадры.

Справочник состоит из двух независимых частей, каждая из которых имеет собственное содержание (структуру разделов) - это теоретическая часть (закладка Теория) и практическая часть (закладка Практика). Предполагается, что к теоретической части пользователь обращается, когда ему необходимо получить исчерпывающую правовую справку по какому-либо вопросу, а к практической - когда необходимо получить представление о выполнении какой-либо операции в программе. Необходимо отметить, что материалы практической части снабжены краткой "теоретической" справкой - в том объеме, который необходим для понимания принципов учета, заложенных в программе. При необходимости из статьи практической части можно перейти в теоретическую часть, где получить подробную правовую справку по соответствующей тематике (см. рис. 1).

Рис. 1

Практическая часть справочника

Рассмотрим подробнее работу с практической частью справочника. Материалы практической части сгруппированы по областям учета: кадровый учет, учет рабочего времени и т. д., статьи по выполнению начислений объединены в разделы по видам начислений: начисления по окладам и тарифным ставкам, начисления по сдельным расценкам, начисления компенсационного характера, стимулирующего характера, за неотработанное время и т. д. Если пользователя интересует, как начислить ту или иную конкретную выплату в программе, то ему следует обратиться к разделу, соответствующему этому виду выплат, и среди статей этого раздела найти статью, посвященную операции начисления интересующей его выплаты. Например, пользователь хочет узнать о порядке начисления и расчета пособия по временной нетрудоспособности, тогда ему необходимо обратиться к разделу Пособия и начисления социального характера и прочесть статью Пособие по временной нетрудоспособности. Если пользователь ищет информацию о выполнении какой-либо учетной операции или разъяснения об организации учета в программе, то ему необходимо обратиться к материалам раздела, соответствующего интересующей его области учета. Например, если пользователя интересует, как с использованием программы оформляется табель учета рабочего времени или более общий вопрос - как организован учет рабочего времени в программе, ответы на эти вопросы содержатся в статьях раздела Учет рабочего времени: Оформление табеля учета рабочего времени, Учет рабочего времени.

Для удобства навигации по материалам практической части справочника предусмотрена карта, с помощью которой можно просмотреть полный перечень статей.

В каждой статье практической части справочника пользователю предлагается сначала ознакомиться с краткой теоретической справкой по теме статьи - статья открывается на странице Справка. Например, в справке статьи, посвященной начислению пособия по временной нетрудоспособности, пользователь может узнать, что с 01.01.2010 изменился порядок расчета пособия, и познакомиться с основными моментами нового порядка расчета. При необходимости по кнопке Правовая справка пользователь может перейти к связанным материалам теоретической части кадрового справочника для более подробного изучения правового аспекта вопроса. Для того чтобы перейти к изучению порядка отражения операции в интересующей пользователя программе можно воспользоваться ссылками, расположенными в конце материала справки или переключиться на страницу описания работы в этой программе с помощью закладок окна статьи. Например, пользователь работает с "1С:Зарплатой и управлением персоналом 8", - для изучения порядка начисления пособии в этой программе, он переключается на станицу 1С:ЗУП. Здесь он узнает, с помощью какого документа регистрируется начисление пособия в программе, как следует заполнять реквизиты этого документа, на основании каких данных производится автоматический подсчет суммы пособия. Если бы пользователь работал с программой "1С:Бухгалтерия 8", то он бы обратился к странице 1С:БП, где будет предложен пример самостоятельного расчета суммы пособия (в этой программе не поддерживается автоматический расчет), а также настройки видов расчета, с помощью которых следует отразить начисление суммы пособия за первые два дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, и суммы пособия за счет средств ФСС РФ в программе. Также пользователь узнал бы, какие дополнительные данные следует ввести в программу для учета суммы начисленного пособия в регламентированной отчетности. Таким образом, материалы справочника фактически помогают пользователю корректно рассчитать и выполнить начисление пособия в программе (см. рис. 2).

Рис. 2