Записки неадекватного главбуха: секрет одновременного обслуживания 8 компаний

Рассказываю, что нужно сделать бухгалтеру, который решит вести сразу несколько компаний, чтоб не умереть сразу.

В начале месяца главное отметить в Google Календаре ключевые даты: обязательные ежемесячные платежи, начисление и выплата зарплаты по каждой организации, начисление отпускных (тоже по каждой организации) по графику отпусков, сдача ежемесячных отчетов, квартальные декларации – не крайние сроки, конечно, а даты, когда планируешь сдаваться. 

Без четкого планирования не просто легко что-то забыть, а вы обязательно забудете. Плавали, знаем. 

В договорах на бухгалтерское обслуживание нужно четко прописать дни и часы присутствия в офисе, а также обязательства клиентов по самостоятельной проверке благонадежности своих контрагентов и сбору первичных документов. 

К клиентам, чьи бухгалтерские базы находятся в месте постоянной дислокации офиса, обеспечить бесперебойный доступ в любое время дня и ночи. В одном месте мне это удалось сделать, даже не предавая анафеме системного администратора.

А сам рабочий процесс все бухгалтеры представляют себе очень подробно: утро каждого дня начинается с проверки выписок банка по каждой организации и загрузки оных в бухгалтерскую базу. Затем разборка почты, ввод первички в базу. Первичку, разумеется, работодатель высылает в виде скан-копий. По сию пору приходится бороться с желающими отправить мне десяток-другой документов в виде фотографий в WhatsApp.

Решение насущных вопросов – в какой-то день их совсем немного, а иногда все 8 компаний как с цепи срываются. 

Причем вопросы порой бывают довольно заковыристые, требующие перелопачивания нормативки и воззвания к коллективному разуму коллег на бухгалтерских форумах. А бывают вопросы, на которые приходится отвечать по нескольку раз одно и то же. Поэтому предпочитаю переписку – всегда можно продублировать однажды написанное пространное разъяснение на тему: «А я в личном кабинете посмотрел, вы УСН переплатили!».

Я где-то этого директора даже понимаю. Очень хочется вернуть деньги из бюджета, а наш птичий язык: «Дело в том, что наши ежеквартальные перечисления налоговая видит при поступлении денег в бюджет, а начисления – раз в год после сдачи декларации» – никак не желает укладываться в его голове.

В итоге завела в своем почтовом ящике несколько отделений, куда раскладываю письма по контрагентам – какая переписка к какой организации относится. Выручает, знаете ли. 

Также выручают шаблоны и чек-листы, созданные в процессе деятельности и заботливо сохраненные на жестком диске, – позволяют экономить время и не изобретать каждый раз новый велосипед.

Основная масса развлечений остается, разумеется, на отчетный период, когда ко всей ежедневной вакханалии добавляется заполнение разного рода деклараций. 

Столкнулась с тем, что многие руководители считают бухгалтерскую и налоговую отчетность чем-то неважным, несущественным, чем-то несложным, что бухгалтер должен делать нажатием трех кнопок левой ногой. Отчетность, они уверены, не требует сосредоточенности, уединения и скрупулезности в расчетах – три кнопки, вы помните. Поэтому по всем организациям стараюсь отчетность создавать дома, в тишине.

Ну, и, разумеется, бухгалтеру никак нельзя без повышения квалификации. Во-первых, ради подтверждения зачем-то когда-то полученного аттестата профессионального бухгалтера, а во-вторых, законодательство меняется со скоростью звука, надо соответствовать. Предпочитаю вебинары и онлайн-конференции.

В общем, подводя итоги, одновременно восемь организаций – это не очень много только при условии, что работа правильно организована. Но в любом случае алгоритм действий каждый день одинаковый: сначала обязательная программа (зарплата, срочные платежи, декларации, почта), а потом – произвольная.