Если командированный подтверждает расходы на такси квитанцией

Можно ли приложенную к авансовому отчету квитанцию в форме бланка строгой отчетности признать документальным подтверждением расходов командированного сотрудника на услуги такси и учесть эти расходы при формировании налогооблагаемой прибыли? Рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Надежда Васильева и Дмитрий Игнатьев.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки определены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в т. ч. расходы по проезду и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, полагаем, что организация-работодатель обязана возместить сотруднику расходы на оплату такси, используемого для проезда к месту командировки и обратно в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или иным локальным нормативном актом.

Работнику следует приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие фактически произведенные им расходы на оплату такси (п. 26 Положения).

Документальным подтверждением расходов на оплату такси могут выступать чеки ККТ и приравненные к ним бланки строгой отчетности, соответствующие требованиям, установленным Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее - Положение о расчетах), утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (п.п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").

Так, на бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения о расчетах).

Документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (п. 5.1 Положения о расчетах).

Кроме того, в силу п. 4 Положения о расчетах бланк документа должен быть изготовлен либо типографским способом, либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в т. ч. на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, полагаем, что расходы на оплату проезда командированного сотрудника на такси, подтвержденные квитанциями, соответствующими требованиям Положения, приложенными к авансовому отчету, могут быть учтены при формировании налогооблагаемой прибыли при условии выполнения иных требований, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, что подтверждается письмами Минфина РФ и материалами арбитражной практики (письма Минфина РФ от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, постановления ФАС МО от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС ПО от 19.12.2007 N А72-2117/2007).

При методе начисления расходы на командировки признаются в налоговом учете на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.