В соответствии с указанием довольствующего финансового органа, отчетность за 2014 год нужно было представить в новых кодах КПС. В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» был произведен перенос остатков по счетам на новые КПС и закрыт 2014 год. Но контрольный орган при проверке в 2015 году указал, что перенос остатков в программе произведен неверно – его нужно было делать методом «красного сторно». Это привело к увеличению оборотов по соответствующим счетам в оборотно-сальдовых ведомостях. В настоящий момент нам начислены штрафы за завышение оборотов. Просим разъяснить на основании какого нормативного акта перенос остатков осуществляется в программе не методом «красного сторно, а проводкой по дебету-кредиту соответствующего счета, по которому переносятся остатки.
Согласно пункту 1 статьи 18 Бюджетного кодекса Российской Федерации бюджетная классификация Российской Федерации является группировкой доходов, расходов и источников финансирования дефицитов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, используемой для составления и исполнения бюджетов, а также группировкой доходов, расходов и источников финансирования дефицитов бюджетов и (или) операций сектора государственного управления, используемой для ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления бюджетной (бухгалтерской) и иной финансовой отчетности, обеспечивающей сопоставимость показателей бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.
Согласно пункту 1 статьи 264.1 БК РФ бюджетный учет осуществляется в соответствии с планом счетов, включающим в себя бюджетную классификацию Российской Федерации.
Согласно пункту 21 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н, на основе соответствующего Плана счетов и Инструкции по его применению учреждением разрабатывается и утверждается рабочий план счетов бухгалтерского учета (далее - Рабочий план счетов).
Разряды 1 - 17 номера счета Рабочего плана счетов являются аналитическим кодом по классификационному признаку поступлений и выбытий (далее – КПС).
Пунктом 2 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н, установлено, что при формировании Рабочего плана счетов бюджетного учета в качестве разрядов 1 - 17 номера счета Плана счетов бюджетного учета применяются коды бюджетной классификации согласно приложению 2 к указанной Инструкции.
В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, настоящей Инструкцией, формирует свою учетную политику, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий. В рамках формирования Учетной политики учреждения в целях организации и ведения бухгалтерского учета локальным актом учреждения утверждается Рабочий план счетов бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, содержащий применяемые счета бухгалтерского учета для ведения синтетического и аналитического учета.
Вследствие вступления в действие нового приказа о бюджетной классификации некоторые коды бюджетной классификации могут утратить свою актуальность. Поскольку бюджетная классификация интегрирована в план счетов бюджетного (бухгалтерского) учета, могут утратить актуальность и соответствующие счета Рабочего плана счетов. Это влечет необходимость переноса остатков на новые счета - с новыми КПС.
Инструкции по применению планов счетов не содержат информации о том, какими записями следует переносить остатки на новые коды КПС в связи с изменением бюджетной классификации в очередном финансовом году.
Согласно статье 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
«1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.
2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
3. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.
4. В случае, если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не установлен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами.»
Согласно пункту 2 Инструкции № 162н при отсутствии в перечне типовых корреспонденций счетов бюджетного учета (приложение № 1 к настоящей Инструкции) органы, осуществляющие кассовое обслуживание, финансовые органы, главные распорядители бюджетных средств имеют право определять необходимую для отражения в бюджетном учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей настоящей Инструкции.
Аналогичные положения содержатся в инструкциях по ведению учета в бюджетных и автономных учреждениях. Согласно пункту 4 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, "при отсутствии в настоящей Инструкции корреспонденций счетов бухгалтерского учета по хозяйственной операции, производимой бюджетным учреждением в соответствии с законодательством Российской Федерации, бюджетные учреждения имеют право по согласованию с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении бюджетного учреждения функции и полномочия учредителя), определять необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей настоящей Инструкции". Аналогичное положение содержится в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н).
Согласно пункту 18 Инструкции № 157н, бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно" отражается исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета.
В данном случае – перенос остатков на новые счета рабочего плана счетов бюджетного учета согласно Учетной политике учреждения на соответствующий финансовый год – не может идти речи об исправлении ошибок, поэтому, по-нашему мнению, применение операций способом "Красное сторно" не применимо.
Согласно пункту 3 Инструкции № 157н, бухгалтерский учет активов, обязательств, источников финансирования деятельности, операций, их изменяющих (фактов хозяйственной жизни), финансовых результатов осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов субъекта учета.
При отражении переноса остатков по счетам способом "Красное сторно" какой корреспондирующий счет должен быть указан в сторнирующих проводках по утратившим актуальность счетам Рабочего плана счетов и в дополнительных проводках по новым счетам?
В типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» перенос остатков по утратившим актуальность счетам Рабочего плана счетов (далее – старый КПС) на новые счета (далее – новый КПС) отражается прямой проводкой – остаток по дебету счета, со старым КПС, переносится в дебет нового счета, с новым КПС, с кредита старого счета; остаток по кредиту счета, со старым КПС, переносится в кредит нового счета, с новым КПС, с дебета старого счета.
При выборе такого способа переноса остатков основывались на нормах законодательства для аналогичных ситуаций.
Например, согласно пункту 312 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н,
«По завершении текущего финансового года показатели (остатки) по соответствующим аналитическим счетам учета бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и утвержденных сметных (плановых, прогнозных) назначений по доходам (поступлениям), расходам (выплатам) текущего финансового года на следующий год не переносятся.
Показатели (остатки) по соответствующим аналитическим счетам санкционирования расходов, сформированные в отчетном финансовом году за первый, второй годы, следующие за текущим (очередным) финансовым годом (далее - показатели по санкционированию), подлежат переносу на аналитические счета санкционирования расходов бюджета соответственно:
- показатели по санкционированию первого года, следующего за текущим (очередного финансового года), - на счета санкционирования текущего финансового года;
- показатели по санкционированию второго года, следующего за текущим (первого года, следующего за отчетным), - на счета санкционирования первого года, следующего за текущим (очередного финансового года);
- показатели по санкционированию второго года, следующего за очередным, - на счета санкционирования второго года, следующего за текущим (первого года, следующего за очередным).
Перенос показателей по санкционированию осуществляется в первый рабочий день текущего года.»
Согласно Корреспонденции счетов бюджетного учета по операциям переноса показателей санкционирования расходов бюджета, сформированных по итогам отчетного финансового года, осуществляемых главными распорядителями, распорядителями, получателями средств бюджета, главными администраторами, администраторами источников финансирования дефицита бюджета, финансовыми органами (часть IV приложения № 1 к Инструкции № 162н) перенос показателей санкционирования расходов бюджета, сформированных по итогам отчетного финансового года (остаток по счету), например, показателей первого года, следующего за текущим (очередного финансового года), - на текущий финансовый год производится прямой проводкой – остаток по дебету старого счета переносится в дебет нового счета с кредита старого счета, остаток по кредиту старого счета переносится в кредит нового счета с дебета старого счета.
Прямыми проводками переносятся также остатки при изменениях плана счетов. Например, перенос остатков на счета, введенные приказом Минфина России от 29.08.2014 № 89н, согласно пункту 4 Методических рекомендаций по переходу на новые положения Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, доведенных письмом Минфина России от 19.12.2014 № 02-07-07/66918, отражается прямыми проводками по списанию со старого счета на новый счет.
Для того чтобы входящие остатки на начало нового отчетного года были отражены по новым КПС, например, это требуется в приложении к пояснительной записке ф. 0503169 «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности» - в ней приводятся остатки на начало отчетного года по 26-разрядным номерам счетов бюджетного учета, бухгалтерские записи по переносу остатков на новые КПС должны производиться в межотчетный период. И соответственно должны отражаться в регистрах учета межотчетного периода.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» перенос выполняется 31 декабря предшествующего года.
Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее – Закон "О бухгалтерском учете", каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Пунктом 1 статьи 10 Закона "О бухгалтерском учете" установлено, что данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Согласно пункту 7 Инструкции № 157н, основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным, согласно законодательству Российской Федерации, правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти. Для государственных (муниципальных) учреждений таким правовым актом является приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Согласно Методическим указаниям по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (часть 3 Приложения 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н) для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, предназначена Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Перенос остатков по счетам следует оформить Бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
Об этом же говорится в письме Минфина России № 02-02-005/58618, Казначейства России № 42-7.4-05/5.1-897 от 31.12.2013:
«11.1.2. Формирование остатков по счетам должно быть с применением актуальных по состоянию на 01.01.2014 кодов бюджетной классификации согласно Указаниям № 65н.
В целях приведения номеров счетов бюджетного учета в соответствие с бюджетной классификацией Российской Федерации необходимо осуществить перевод остатков по счетам бюджетного учета по состоянию на 1 января 2014 г. путем корректировки рабочего плана счетов.
При этом исходящие остатки по счетам бюджетного учета, содержащие коды бюджетной классификации расходов федерального бюджета, применяемые в 2013 г., по данным главной книги, иных регистров бухгалтерского учета получателя бюджетных средств, сформированные по состоянию на 1 января 2014 г., переносятся в межотчетном периоде на входящие остатки по счетам бюджетного учета, содержащих коды бюджетной классификации, применяемые в 2014 г.
Операции по переводу остатков по счетам отражаются в межотчетный период на основании Справки (ф. 0504833), с приложением таблицы соответствия кодов бюджетной классификации Российской Федерации, формирующих номера счетов бюджетного учета, соответственно в 2013 и в 2014 гг.»
Если в учреждении используется технология переноса остатков по счетам, реализованная в типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», во избежание претензий со стороны контролирующих органов необходимо согласовать применяемый порядок учета с главным распорядителем бюджетных средств (учредителем) и закрепить данный порядок в Учетной политике учреждения.
2. Из вашего письма непонятно, в каком году был выполнен перенос остатков по КПС на КПС, применяемые в 2014 г.
По технологии, реализованной в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», для ведения учета в новом финансовом году в соответствии с кодами бюджетной классификации, установленными на этот год, необходимо выполнить перенос остатков на новые КПС датой 31 декабря предшествующего года. В вашем случае - 31.12.2013.
До этого момента в программу должны быть введены все операции 2013 г., которые должны найти отражение в отчете за 2013 г.
Должны быть сформированы регламентированные регистры учета за 2013 г. - журналы операций, главная книга. Распечатаны и /или сохранены в файл, подписаны.
Затем оформляются операции по реформации баланса – выполняется закрытие года. Опять формируются журналы операций и главная книга уже с учетом реформации, распечатываются и сохраняются.
На этом этапе целесообразно сделать архивную копию информационной базы - предназначена для формирования отчетности до переноса остатков по счетам.
Согласно пункту 2 статьи 29 Закона "О бухгалтерском учете" документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
И в заключение выполняются операции межотчетного периода – по переносу остатков по неактуальным КПС, которые должны быть оформлены Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) и также отражены в регистрах учета межотчетного периода.
Если проверяющие формировали отчетность в информационной базе, в которой выполнен перенос остатков на новые КПС, разумеется, обороты по переносу остатков отражаются в стандартных отчетах и регистрах учета, сформированных за период, включающий дату переноса остатков.
Отчетность межотчетного периода, отражающая факт хозяйственной жизни учреждения – перенос остатков по не актуальным счетам на актуальные счета, не может быть объектом нарушения и основанием для выставления штрафных санкций.
Проверьте, правильно ли были выполнены этапы переноса остатков по счетам, согласуйте применяемый способ с ГРБС (учредителем) и закрепите в Учетной политике учреждения.
Это особенно важно в связи с изменением с 1 января 2016 г. структуры бюджетной классификации РФ (приказ Минфина России от 08.06.2015 № 90н) и структуры КПС (приказ Минфина России от 06.08.2015 № 124н), что повлечет перенос остатков по всем счетам рабочего плана счетов бюджетного учета.
Поскольку в 2016 г. бюджетные и автономные учреждения должны будут указывать в КПС виды расходов, аналитические группы подвидов доходов и источников финансирования дефицита соответствующего бюджета, перенос остатков на новые счета необходимо будет выполнить и всем бюджетным и автономным учреждениям.
