Унифицированные формы путевого листа утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 . Для легковых машин предназначена форма № 3, для грузовых - формы № 4-С и 4-П. Данные формы путевого листа обязательны для юридических лиц всех форм собственности, которые осуществляют деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси).
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Остальные организации, для которых данные формы не являются обязательными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Регулярность составления такого документа может быть ежемесячной. Такие рекомендации дал Минфин России в письмах от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 и от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.
Если автомобиль работает на одном виде топлива, в том числе попеременно, трудности при заполнении путевого листа не возникает. Многие бухгалтерские программы обеспечивают заполнение путевого листа по тому виду топлива, который используется в машине.
Сложности возникают, если автомобиль оборудован так, что одновременно он может использовать два вида топлива, и фактически два вида топлива используются в течение одного дня. Например, часть пути автомобиль едет на газе, а часть на бензине.
Очевидно, что в путевом листе такой машины необходимо предусмотреть две колонки для отражения марки топлива и его движения по количеству.
А вот какой километраж пройден машиной, на каком топливе, сказать может только водитель. При этом он скорее всего с помощью данных о километраже и каждом виде топлива на начало и конец пути будет проделывать некоторые арифметические подборы так, чтобы отклонение от установленного норматива расхода топлива по каждому его виду было незначительное. В результате контроль за перерасходом и экономией топлива несколько ослабеет.
Обязать водителя при частой смене топлива в пути отмечать части, пройденные на каждом топливе, сложно. Да и проконтролировать эти данные администрация не сможет.
Л.П. Фомичева, аудитор, член Палаты налоговых консультантов РФ
fomicheval@mail.ru
