Подготовка «зарплатной» отчетности за 2024 год в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Список «зарплатной» отчетности в 2025 году

Не позднее 27 января 2025 года организации и ИП должны представить в СФР подразделы формы ЕФС-1 (утв. приказом СФР от 17.11.2023 №2281):

• подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 за декабрь 2024 года;

• подраздел 1.2 и 2 Раздела 1 формы ЕФС-1 за 2024 год;

• подраздел 1.3 Раздела 1 формы ЕФС-1 за декабрь 2024 года – представляют государственные учреждения;

• подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1 за 2024 год;

• Раздел 2 формы ЕФС-1 за 2024 год.

Организациям, использующим труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации, или относящимся к угольной промышленности, необходимо представить в СФР форму СЗВ-ДСО (утв. приказом СФР от 11.10.2023 №2018) за 2024 год.

Также до 27 января 2025 года страхователи по обязательному пенсионному, социальному и медицинскому страхованию должны представить в ФНС:

• Персонифицированные сведения о физических лицах (утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@) за декабрь 2024 года;

• Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 29.09.2023 №ЕА-7-11/696@) за 2024 год.

Налоговым агентам необходимо представить в ФНС расчет 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 09.01.2024 №ЕД-7-11/1@) за 2024 год не позднее 25 февраля 2025 года. 

Нулевые формы: Раздел 2 формы ЕФС-1, Персонифицированные сведения и РСВ представляются организациями и ИП при наличии работников. При отсутствии работников у ИП представлять перечисленные формы не нужно. Не требуется представлять нулевые подразделы формы ЕФС-1.

Также организации и ИП освобождаются от представления расчета 6-НДФЛ, если на протяжении всего отчетного периода не являлись налоговыми агентами по НДФЛ: не выплачивали доходы физическим лицам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений.

«Зарплатная» отчетность в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Форма ЕФС-1

Форма и формат электронного представления формы ЕФС-1 утверждены приказами СФР от 17.11.2023 №2281 и от 23.11.2023 №2315. Форма ЕФС-1 состоит из:

• Титульного листа;

• Раздела 1 Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;

• Раздела 2 Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Каждый подраздел формы ЕФС-1 имеет свой срок представления и формируется вместе с Титульным листом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 отдельно.

Подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1.1. Раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо представлять в СФР при кадровом мероприятии сотрудника (прием, увольнение, приостановление, возобновление), а также при заключении и расторжении с исполнителем гражданско-правового договора (ГПХ) в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или дня заключения/расторжения договора ГПХ (ст.9 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

При переводе, переименовании или передачи заявления о способе ведения трудовой книжки – в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. 

Подготовить подраздел 1.1 Раздела 1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью документа Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1:

• раздел Кадры – Электронные трудовые книжки;

• раздел Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам.

Документ заполнится автоматически, если в кадровых документах в программе установлен флаг Отразить трудовую деятельность (рис. 1) или Отразить в трудовой книжке.

Рис. 1. Документ «Договор (работы, услуги)» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Подраздел 1.2 и 2 Раздела 1 формы ЕФС-1

Подразделы 1.2 и 2 Раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо ежегодно представлять в СФР для учета стажа застрахованных лиц. Подготовить подразделы 1.2 и 2 Раздела 1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью документа Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2:

• раздел Кадры – Документы персучета;

• раздел Отчетность, справки – Документы персучета;

• раздел Отчетность, справки – СФР. Пачки, реестры, описи;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам.

В программе предусмотрена возможность выбора, как заполнить подраздел 1.2 Раздела 1 за 2024 год (рис. 2):

• по сотрудникам с льготным стажем, подпадающим под критерии, перечисленные в случаях представления формы (ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, приказ СФР от 17.11.2023 №2281);

• по всем застрахованным лицам, как это было до 1 января 2024 года. 

Рис. 2. Документ «Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Подраздел 2 Раздела 1 представляется по сотрудникам, имеющим право на досрочную пенсию в связи с занятостью на работах, предусмотренных ч.1 ст.30 и ст.31 Федерального закона от 28.12.2013 №400-ФЗ, вместе с подразделом 1.2 Раздела 1 (п.8 приказа СФР от 17.11.2023 №2281).

Если в организации есть работники с правом досрочного выхода на пенсию (рис. 3), то на основании заполненных данных в карточке Должности (раздел Кадры или Настройка) и/или в Позиции штатного расписания (раздел Кадры – Штатное расписание) автоматически заполнится закладка Досрочное назначение пенсии (рис. 2), соответствующая подразделу 2 Раздела 1 формы ЕФС-1.

Вид стажа СФР может устанавливаться в карточке Начисления (раздел Настройка – Начисление – Учет времени) или в кадровых документах в программе.

Если в 2024 году работники оформляли страховую пенсию или подавали заявления о представлении отпуска беременности и родам и/или по уходу за ребенком, в отношении которых была представлена форма с типом сведений Назначение пенсии и/или Назначение выплат по ОСС, то по таким застрахованным лицам необходимо представить подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 за 2024 год с типом сведений Исходная, даже если в отношении них не выполняются условия ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ.

Подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо ежеквартально представлять в СФР по застрахованным лицам, за которых организация перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивает взносы (Федеральный закон от 30.04.2008 №56-ФЗ). Подготовить подраздел 3 Раздела 1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью документа Дополнительные страховые взносы, ЕФС-1 подраздел 3:

• раздел Отчетность, справки – Добровольное пенсионное страхование;

• раздел Отчетность, справки – СФР. Пачки, реестры, описи;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам).

Документ необходимо создавать по каждому платежному поручению за месяц, в котором из заработной платы сотрудника были удержаны и уплачены в СФР суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию.

Раздел 2 формы ЕФС-1

Раздел 2 формы ЕФС-1 необходимо ежеквартально представлять в СФР страхователям по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Подготовить Раздел 2 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью регламентированного отчета ЕФС-1: Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность в фонды).

Для корректного расчета взносов на травматизм в настройках учетной политики организации нужно указать Ставку взносов в СФР на НС и ПЗ (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы), рис. 3.

Рис. 3. Настройка учетной политики организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Раздел 2 необходимо заполнять по сотрудникам, работающим по трудовым договорам, и исполнителям по гражданско-правовым договорам, если по условиям договора ГПХ предусмотрена уплата страховых взносов на травматизм.

❗ В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в документе Договор (работы, услуги), раздел Зарплата – Договоры (в т.ч. авторские) предусмотрена возможность установки флага Подлежит страхованию от несчастных случаев (рис. 1).

Если в настройках учетной политики организация установлен флаг Организация инвалидов или выбран такой вид тарифа (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы), то в Разделе 2 автоматически отобразится код льготы 60% и заполнится соответствующее поле льготы (ст.2 Федерального закона от 22.12.2005 №179-ФЗ).

В составе Раздела 2 обязательно должны быть представлены (п.12 приказа СФР от 17.11.2023 №2281):

• Титульный лист;

• подраздел 2.1 Расчет сумм страховых взносов;

• подраздел 2.3 Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года.

СЗВ-ДСО

Страхователи, использующие труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации, а также относящиеся к угольной промышленности, должны ежегодно представлять в СФР форму СЗВ-ДСО (утв. приказом СФР от 11.10.2023 №2018).

Подготовить форму СЗВ-ДСО в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью документа Сведения для исчисления доплаты к пенсии, СЗВ-ДСО:

• раздел Отчетность справки – СФР. Пачки, реестры, описи;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам.

Для автоматического заполнения отчета необходимо указать Особенности исчисления страховых взносов для должности летного экипажа или шахтерской должности (горнорабочих) внутри справочника Должности (раздел Кадры или Настройка) и/или в Позиции штатного расписания (раздел Кадры – Штатное расписание).

Соответствующие поля для заполнения появятся внутри карточек, если в настройках учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы) установлен флаг Есть члены летных экипажей или Есть шахтеры (горнорабочие).

Плательщики страховых взносов должны ежемесячно представлять в ФНС персонифицированные сведения в отношении лиц, которым производили выплаты (п.7 ст.431 НК РФ).

❗ Согласно письму ФНС России от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@, в случае представления Раздела 3 в составе Расчета по страховым взносам по итогам каждого отчетного периодов обязанность по представлению персонифицированных сведений о физических лицах за последний месяц каждого квартала считается исполненной.

Состав сотрудников в отчете должен соответствовать составу сотрудников в Расчете по страховым взносам, включая сведения по мобилизованным сотрудникам, сотрудникам, находящимся в отпуске, а также совместителям и директору (единственному учредителю).

Подготовить персональные сведения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью регламентированного отчета Персонифицированные сведения о физических лицах (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Налоговая отчетность). Для корректного заполнения отчета в программе необходимо проверить заполненные личные данные физических лиц, а также провести все начисления и выплаты за отчетный период. 

Расчет по страховым взносам

Организациям и ИП, производящим выплаты в пользу физических лиц, необходимо ежеквартально представлять в ФНС форму РСВ. Подготовить форму РСВ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью регламентированного отчета Расчет по страховым взносам (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Налоговая отчетность).

❗ Для корректного заполнения отчета в программе необходимо указать действующий Вид тарифа страховых взносов (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Страховые взносы), рис. 3, а также проверить личные данные сотрудников и присвоенный им Статус застрахованного лица (раздел Кадры – Сотрудники или Физические лица – Страхование). Форму следует заполнять на последний день месяца отчетного периода.

Форма РСВ состоит из Титульного листа и 4 Разделов с подразделами и Приложениями к ним. Согласно порядку заполнения формы, в составе Расчета по страховым взносам обязательно должны быть представлены:

• Раздел 1 Сводные данные об обязательствах плательщика страховых взносов;

• подраздел 1 Раздела 1 Расчет сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование раздела 1;

• Раздел 3 Персонифицированные сведения о застрахованных лицах. 

Все действующие контрольные соотношения показателей Расчета по страховым взносам поддержаны в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.

❗ Новую форму Расчета по страховым взносам, утв. приказом ФНС России от 13.09.2024 №ЕД-7-11/739@, необходимо применять начиная с представления отчетности за I квартал 2025 года.

6-НДФЛ

Налоговым агентам, которые производили выплаты физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, необходимо ежеквартально представлять в ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Если у организации есть обособленные подразделения, которые производили выплаты работникам этих подразделений, то расчет 6-НДФЛ представляется по месту регистрации каждого обособленного подразделения.

Подготовить форму 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью регламентированного отчета 6-НДФЛ (с 2021 года), раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам (рис. 4).

Рис. 4. Отчет 6-НДФЛ (с 2021 года) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Для корректного заполнения отчета в программе необходимо проверить личные данные сотрудников и присвоенный им Статус налогоплательщика (раздел Кадры – Сотрудники – Налог на доход). Форму следует заполнять на дату после проведения всех перерасчетов/выплат.

Помимо обязательных Титульного листа, Раздела 1 и Раздела 2 в составе расчета 6-НДФЛ за год представляется Приложение 1 к расчету – Справка о доходах и суммах налога физического лица, в котором можно заполнить Раздел 4 для отражения суммы НДФЛ, не удержанной налоговым агентом, а также исчисленной суммы налога по соответствующей ставке.

В Раздел 4 необходимо включать суммы дохода за 2024 год, которые не удалось удержать у физических лиц по 31 января 2025 года включительно. Если доход в натуральной форме выплачен в декабре 2024 года, а исчисленный налог с него будет удержан при выплате аванса за январь 2025 года, то заполнять Раздел 4 не нужно.

Все действующие контрольные соотношения показателей расчета 6-НДФЛ поддержаны в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.

Штрафы за непредставление «зарплатной» отчетности в 2025 году

За непредставление формы ЕФС-1 или представление подраздела, содержащего недостоверные сведения, предусмотрен штраф в размере:

• для должностных лиц – от 300 до 500 рублей или предупреждение (ст.15.33.2 КоАП РФ);
• для организаций:
• за несдачу или ошибки в Разделе 1 – 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ);
• за несдачу или ошибки в Разделе 2 – 5% от взносов, начисленных к уплате за последние три месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки из расчета минимально 1000 рублей, а максимально – 30% от недоимки (п.1 ст.26.30 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).

Если в организации более 10 застрахованных лиц, работодатель обязан представить форму ЕФС-1 в электронном виде. За несоблюдение правила предусмотрен штраф в размере 1000 рублей (ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

За непредставление персонифицированных сведений предусмотрен штраф в размере:

• для должностных лиц – от 300 до 500 рублей или предупреждение (ст.15.5 КоАП РФ);

• для организаций – 200 рублей (ст.126 НК РФ).

За непредставление Расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере:

• для должностных лиц – от 300 до 500 рублей или предупреждение (ст.15.5 КоАП РФ);

• для организаций – 5% от не уплаченной суммы взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки из расчета минимально 1000 рублей, а максимально – 30% от недоимки (п.1 ст.119 НК РФ).

За представление Расчета по страховым взносам, содержащего недостоверные сведения (неуплата страховых взносов), предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы страховых взносов. За несоблюдение порядка представления Расчета по страховым взносам в электронной форме предусмотрен штраф в размере 200 рублей (ст.119.1 НК РФ). Также возможно приостановление операций по счетам (п.3.2 ст.76 НК РФ).

За непредставление расчета 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере:

• для должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст.15.6 КоАП РФ);

• для организаций – 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со для представления расчета (п.1.2 ст.126 НК РФ).

За представление расчета 6-НДФЛ, содержащего недостоверные сведения, предусмотрен штраф в размере 500 рублей (п.1 ст.126.1 НК РФ). За несоблюдение порядка представления формы 6-НДФЛ в электронной форме предусмотрен штраф в размере 200 рублей (ст.119.1 НК РФ). Также возможно приостановление операций по счетам (п.3.2 ст.76 НК РФ). 

В материале использованы фото: Jo Panuwat D / Shutterstock / Fotodom.