Оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебного задания (форма № Т-10а) для документального подтверждения командировочных затрат компании в целях расчета налога на прибыль не является обязательным. Об этом сказано в новом письме Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169. Аналогичный вывод изложен в письме ФНС России от 18.08.2009 № 3-2-06/90.
Контролирующие ведомства обращают внимание на обязательное наличие в качестве приложений к авансовому отчету таких документов, как:
- командировочное удостоверение (форма № Т-10), указанный документ не оформляется только при командировании за пределы России (кроме ряда государств СНГ);
- документы о найме жилого помещения;
- документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;
- документы, подтверждающие иные затраты, связанные с командировкой.
Оформление авансового отчета с нарушениями, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) повлечет весьма неблагоприятные последствия. Указанная в отчете сумма расходов не может быть учтена при расчете налога на прибыль, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Напоминаем, что формы названных типовых документов (№ Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Из анализа новых писем можно сделать вывод, что позиция контролирующих ведомств по вопросу признания расходов в значительной мере изменилась (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505).
Еще раз обращаем ваше внимание на то, что в новых документах рассматривается именно вопрос признания расходов для целей налогообложения. С точки зрения трудового права оформление служебного задания является обязательным. Подробнее об этом см. здесь. Именно в служебном задании указывается цель командировки (п. 6 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если она не явствует из других документов и характера ситуации, служебное задание поможет подтвердить производственный характер поездки (ст. 252 НК РФ). Также, по мнению Минфина России, например, приказ о командировке может в отдельных ситуациях считаться документом, косвенно подтверждающим соответствующие расходы (см., например, письмо от 24.08.2009 № 03-03-06/1/546).
