Автоматизация процесса сдачи бытовок в аренду в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0.

Фирма «1С» проводит конкурс проектов автоматизации малого и среднего бизнеса «Лучший кейс 1С:Реальная автоматизация 2023». Цель конкурса - показать на конкретных примерах, как цифровизация с применением технологий и решений системы «1С:Предприятие» позволяет повысить эффективность управления, усовершенствовать основные процессы и добиться лучших бизнес-результатов: увеличить продажи, нарастить объемы производства, ускорить выполнение заказов, сократить расходы и т. д.

Курская компания «Мобильные дома» более 7 лет производит блок-контейнеры и модульные здания, а также сдает в аренду бытовки для строек, дачных участков, хранения инвентаря и пр. Для доставки на объект заказчика есть собственный парк специализированного автотранспорта и погрузочной техники. За время работы изготовили около 3300 блок-контейнеров и 280 модульных зданий. Ведение ручного учета по сдаваемым в аренду бытовкам и фиксация всей информации в таблицах и документах отнимали много времени. Поэтому решили процесс сдачи бытовок в аренду автоматизировать на базе «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0, чтобы высвободить время и оптимизировать рабочий процесс. Автоматизацию выполнил партнер фирмы «1С» - компания «Лайнкор».

Типового механизма учета бытовок в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 нет, поэтому все операции по аренде проводились с использованием таблиц Excel и ручных отчетов. После анализа ситуации решили разработать подсистему для ведения учета, связанного с процессом аренды бытовок. Также учли требование руководства, согласно которому у менеджеров не должно быть доступа к другим подсистемам «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0. Доступ должен быть только к некоторым справочникам и документу «Счет на оплату».

В результате разработана подсистема «Бытовки» через механизм расширения конфигурации (рис.1)

Справочники 

 1. «Бытовки» - можно выбрать определенный тип бытовки, параметры, заполнить ее состав. Список бытовок показывает основные данные из карточки, а также отражает, сколько бытовок всего на складе, сколько в аренде, какие бытовки в розыске (рис.2).

 2. «Площадки» - справочник хранит точки (склады), на которых хранятся бытовки и с которых эта бытовка будет передана в аренду контрагентам (рис.3)

 3. «Перевозчики» - справочник хранит данные о контрагентах, которые занимаются перевозками бытовок (рис.4)

Документы, регистры сведений и отчеты

Созданы:

• документы Договор аренды (коммерческое предложение), Передача в аренду, Продолжение аренды, Поступление оплат, Возвраты из аренды, Изменение условий аренды, Доп.услуги, Поступление оплат по ТУ от сторонних перевозчиков, Поступление бытовок на площадку, Перемещение бытовок, Списание бытовок;
• регистры сведений Информация по датам аренды, Информация по оплатам;
• отчеты Арендный парк, Сводка аренды (основной отчет для организации, в котором собраны все данные по бытовкам).

С помощью доработки подсистемы удалось повысить прозрачность учета сдачи в аренду бытовок и сократить ручной ввод информации, а у менеджеров высвободилось время на решение более важных задач, благодаря чему улучшилось качество работы и коммуникаций с клиентами.

Для решения подобных задач организации могут обратиться в компанию «Лайнкор».