Как подписать авансовый отчет по командировочным расходам, если он составлен в электронном виде

Порядок оформления авансового отчета, заполняемого подотчетным лицом, установлен п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому пункту заполненный авансовый отчет должен быть проверен главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии руководителем) и утвержден руководителем. Таким образом, авансовый отчет, как правило, содержит три подписи – подотчетного лица, главного бухгалтера (или бухгалтера) и руководителя.

В письме от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 Минфин России рассмотрел вопрос о порядке подписания авансового отчета по командировочным расходам для признания расходов в целях налогообложения прибыли, если он составлен в электронном виде.

Финансовое ведомство разъяснило следующее. Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Из норм Закона № 63-ФЗ следует, что документы, оформленные в электронном виде, подразумевают наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

Таким образом, при формировании авансового отчета по командировочным расходам в электронном виде использование электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи) является обязательным условием для всех участников составления документа.