Затраты, связанные с командировками работников, учитываются при расчете налога на прибыль в числе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом любые расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Для обоснования затрат на командировки сотрудник должен представить авансовый отчет и приложенные к нему оправдательные документы. В их число входят железнодорожные и авиабилеты, счета из гостиниц.
При этом работник может произвести оплату проездных билетов и проживания в гостинице не наличными, а своей банковской картой. Какие документы в подобном случае должны быть в наличии, чтобы возместить сотруднику расходы на командировку и признать их при исчислении налога на прибыль?
Минфин России ответил на данный вопрос в письме от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106.
Ведомство указало, что необходимы документы, подтверждающие, что банковская карта, с помощью которой производилась оплата, принадлежит именно сотруднику организации. Поэтому работник по возвращении из командировки должен приложить к авансовому отчету квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и т.п., в которых указана его фамилия как держателя карты.
Ранее в разъяснении от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 ФНС России выражала по данному вопросу такую же позицию.
Дополнительно специалисты налоговой службы отмечали, что расходы на командировки можно признать и в том случае, если они оплачены банковской картой иного лица. Дополнительно потребуется подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты.
К примеру, можно представить расписку лица, в которой он подтверждает получение денежных средств в качестве компенсации своих затрат.
