Минфин уточнил, сколько необходимо хранить первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества.
В письме от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257 отмечается, что статья 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих доходы и расходы (для организаций и ИП),и уплату налогов.
Для целей налогообложения прибыли суммы начисленной амортизации включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией. При этом сумма амортизации определяется ежемесячно, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования.
Учитывая вышеизложенное, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете. Соответственно, с этого момента документы должны храниться 4 года.
БУХПРОСВЕТ
Все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет (ст. 23 НК РФ). Это правило распространяется на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Срок начинает течь с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога.
Если речь идет об амортизируемых основных средствах, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации. За несоблюдение сроков хранения документов плательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ, которая устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Отсутствие документов грозит организации штрафом в размере от 10 000 до 30 000 рублей. Если отсутствие документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, штраф составит 20% от неуплаченного налога (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Помимо налоговой ответственности нарушение правил хранения документов повлечет наложение административных штрафов по ст. 13.20 КоАП РФ (от 300 до 500 рублей) и ст. 15.11 КоАП РФ (от 5 000 до 10 000 рублей). Кроме того, отсутствие документации не позволит подтвердить понесенные расходы в целях уменьшения налога на прибыль.
Давайте все документы хранить бессрочно. Выводы в письме неоднозначные. Есть письма, например, 03-07-11/45829 где сказано, что течение четырехлетнего срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности... Первичка для начисления амортизации вроде не нужна, есть инвентарная карточка ОС. В нее заносится ежемесячная норма амортизационных отчислений. И документы, формирующие первоначальную стоимость ОС, становятся ненужными. Храним 4 года после ввода ОС в эксплуатацию.
Упс, а мужики-то и не знали...