ФКЦБ России постановлением от 16.07.2003 года № 03-33/пс утвердила Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
Данный документ был принят в целях реализации положений пункта 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", согласно которому общество должно хранить документы в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким образом, ФКЦБ впервые со времени вступления в силу Федерального закона № 208-ФЗ установило сроки хранения основных документов АО, формируемых при создании общества и осуществлении его текущей деятельности. Ранее на документы АО распространялись сроки хранения, установленные Федеральной архивной службой России 06.10.2000 года.
Согласно новым правилам учредительные, организационные и отчетные документы общества (устав, решения о выпуске ценных бумаг, годовые отчеты, протоколы общих собраний акционеров и др.) должны храниться без ограничения сроков. Внутренние же документы общество может хранить в соответствии с требованиями Росархива.
Помимо прочего, ФКЦБ установила также сроки хранения документов бухгалтерской отчетности общества. Так, месячная бухгалтерская отчетность общества должна храниться не менее 1 года, квартальная, а также отчеты независимых оценщиков - не менее 5 лет, а документы годовой и сводной бухгалтерской отчетности - постоянно. Следует обратить внимание, что в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией не менее пяти лет.
