Минтруд уточнил, как работодатель может организовать хранение и ведение кадровых документов в отношении дистанционных работников.
В своем письме от 07.11.2019 № 14-2/В-913 ведомство напоминает, что в настоящее время дистанционное заключение трудового договора в электронной форме допускается главой 49.1 ТК РФ в отношении дистанционных работников.
В данном случае подразумеваются работники, которые выполняют определенные трудовым договором трудовые функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
При этом обязательным условием такого трудового договора о дистанционной работе является условие использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета.
В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее 3 календарных дней со дня его заключения обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Соответственно, трудовой договор с дистанционными работниками заключается в письменной форме с соблюдением требований статьи 57 и главы 49.1 ТК РФ о его содержании.
В форме обмена электронными документами могут осуществляться:
- заключение трудового договора и изменение его условий;
- ознакомление работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (приказами и распоряжениями работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами);
- предоставление работником объяснений либо другой информации.
Таким образом, работа с дистанционным работником предусматривает работу только через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. При этом почтовая связь к таким сетям не относится.
Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.
Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде. При этом все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002).
БУХПРОСВЕТ
По действующим в настоящее время правилам работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Это касается всех случаев, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Для учета трудовых книжек работодатели обязаны вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек.
Исключение составляют дистанционные работники. Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка такому работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора. Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении работодатель обязан выдать сотруднику в последний день работы.
С 2020 года работодатели начнут переходить на электронные кадровые документы. Бумажные трудовые книжки будут вестись только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года. Для лиц, впервые поступающих на работу, бумажные книжки оформляться уже не будут. Все сведения об их трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.
