В Госдуму поступил правительственный законопроект, который содержит требования к конвертации электронных документов. Документ нижней палаты парламента.
Проект содержит поправки в закон о защите информации (от 27.07.2006 № 149-ФЗ) и ряд отраслевых федеральных законов. Как поясняют в правительстве, новые нормы создают правовые основы для того, чтобы гарантировать возможность использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе при переходе на новые форматы.
Законопроект № 1173189-7 определяет, что конвертацией электронного документа является преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания. При этом не допускается проведение конвертации в отношении электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Одновременно законопроект содержит условия, при выполнении которых конвертированный электронный документ является равнозначным исходному электронному документу. В частности, в конвертированном документе должна сохраняться и структура (последовательность данных), и содержание документа; также требуется подписание итогового (конвертированного) документа усиленными электронными подписями лица (лиц), производивших конвертацию.
Вместе с тем законопроект не содержит каких-либо требований к конвертации, созданию дубликатов и хранению документов для собственных нужд, когда отсутствует необходимость обеспечить юридическую значимость документа в соответствии с требованиями нормативного правового акта или договора.
Также законопроект регламентирует процедуры, связанные с переводом документа на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и наоборот (создание электронных или материальных дубликатов).
Требование о наличии полномочий, предоставленных всеми создателями документа (при самостоятельном создании дубликата лицами, не являющимися специальными субъектами), дополнительно гарантирует защиту документа от несанкционированного изменения его содержания в ходе конвертации. Для создания дубликатов документов предусмотрены аналогичные правила.
Лица, создавшие электронные дубликаты, получат возможность сократить срок хранения документов на бумажных носителях (при этом срок хранения не должен составлять менее 1 года). Помимо регулирования вопросов конвертации и создания дубликатов документов, законопроект также содержит нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов (в том числе электронных архивных документов).
Законопроектом также ограничивается перечень лиц, имеющих право осуществлять деятельность по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов, в результате которой обеспечиваются соответственно равнозначность конвертированного электронного документа исходному электронному документу, равнозначность дубликата документа исходному документу, неизменность юридической значимости электронных документов в процессе их хранения.
По новым нормам такая деятельность может осуществляться:
- обладателем документа (в отношении документа, который он соответственно единолично подписал или который он получил) или обладателями документов совместно (в отношении документов, которые они вместе подписали, при этом хранение может осуществляться любым из обладателей);
- юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, имеющими соответствующую лицензию;
- иными лицами без получения ими лицензии в случаях, предусмотренных федеральными законами.
«При этом законопроект не вводит монополию какого-либо субъекта на осуществление указанных операций, - возможность конвертировать электронные документы, создавать юридически значимые дубликаты документов, а также хранить электронные документы при условии соблюдения определенных требований будет предоставлена различным субъектам», - отмечается в пояснительной записке к законопроекту.
