Автоматизация учета территориально распределенной организации

Содержание

• Автоматизация учета территориально распределенной организации

О предприятии

"Объединение автовокзалов Республики Башкортостан" (Дочернее предприятие ГУП "Башавтотранс") является одним из важнейших элементов транспортной отрасли республики, площадь которой в 4,5 раза превосходит площадь Нидерландов и в 5 раз - площадь Бельгии. Ведь именно это предприятие организует и координирует пассажирские транспортные потоки как внутри республики, так и в соседние регионы.

Справка "Объединение автовокзалов Республики Башкортостан" - дочернее предприятие ГУП "Башавтотранс", крупнейшего транспортного холдинга республики с развитыми производственной и социальной инфраструктурами.ГУП "Башавтотранс" является одним из самых мощных авторанспортных педприятий России.Располагая пассажирским и грузовым подвижным составом различного назначения, ГУП "Башавтотранс" выполняет все виды авторанспортного обслуживания.Собственно "Объединение автовокзалов" выполняет функции организации пассажирских потоков как внутри республики, так и вне ее, а так же осуществляет обслуживание пассажиров на 112 автовокзалах и атостанциях.

Предприятие построено по кустовой схеме ѕ единому центру подчиняются 15 кустов, являющихся крупными узлами транспортной системы Башкирии.

Кустам в свою очередь подчинены 112 автовокзалов и автостанций республики. Фактически эти подразделения являются агентами автоперевозчиков по продаже билетов пассажирам и организации их обслуживания на автостанциях до рейса.

В функции центра входит организация новых рейсов, взаиморасчеты с перевозчиками, управление и обеспечение деятельности предприятия.

Задачи эти весьма непростые, так как объединение работает более чем с 60 автоперевозчиками, которые ежедневно совершают десятки рейсов между различными пунктами транспортной системы.

Таким образом, только для того, чтобы понять, сколько было получено выручки от продажи билетов на рейсы какого-либо автотранспортного предприятия, необходимо собрать данные с нескольких автостанций. И эта информация требуется в развернутом виде: с каких автостанций совершены рейсы, сколько и каких билетов продано на эти рейсы , так как существуют льготные категории пассажиров, за которые автоперевозчики получают компенсацию из бюджета.

Вручную такой объём информации переработать практически невозможно, поэтому вопрос о необходимости автоматизации перед руководством объединения даже не стоял. В качестве основы системы автоматизации была выбрана платформа "1С:Предприятие 7.7" и типовая конфигурация "Бухгалтерский учет" , а в качестве подрядчика - компания "Онлайн", один из партнеров фирмы "1С" в регионе.

Методология учета

Бухгалтерский учет в территориально-распределенном предприятии является сложным не только организационно, но и методологически, поэтому компания - "внедренец" начала свою работу с обследования предприятия и построения методологической модели бухгалтерского учета и информационной модели автоматизации.

В результате этой работы был минимально переработан план счетов (таблица), а также была выработана следующая учетная модель.

1. Ежедневная выручка за проданные билеты отражается проводкой:

Дебет 50.2

Кредит 76.П

- выручка;

Счет 76.П показывает состояние взаиморасчетов транспортной системы с пассажирами. В данном случае по этому счету образуется задолженность транспортников перед пассажирами.

2. Выручка сдается в банк:

Дебет 51, 57

Кредит 50.2

- сдача выручки в банк (может не быть).

3. В конце месяца производится взаиморасчет с автотранспортным предприятием (далее - АТП).

После этой операции в идеальной системе на счете 76.П должен остаться 0: услуги оказаны, взаиморасчеты произведены:

Дебет 76.П

Кредит 62.1

- зачтены услуги АТП.

4. Объединение перечисляет деньги автоперевозчикам за оказанные услуги:

Дебет 62.1

Кредит 51 (57, 50.2)

- перечисление выручки АТП.

5. Объединение выставляет счет-фактуру автотранспортникам за оказанные услуги по продаже билетов:

Дебет 62.1

Кредит 90.1

- реализация услуг нашего предприятия АТП;

Дебет 90.3

Дебет 68.2

- НДС с услуг.

6. И, наконец, в конце месяца методом директ-костинг списываются все затраты:

Дебет 90.2

Кредит 26

- собраны затраты.

Проиллюстрируем приведенную схему примером:

Пример

Предложенная модель отличается от схемы, заложенной в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7", поэтому для её автоматизации был внесен ряд доработок.

Реализация методологии в системе автоматизации

Прежде всего, был создан электронный документ "Отчет куста", формирующий проводки по зачету оказанных автотранспортниками пассажирам услуг. Кусты готовят отчеты в электронном виде в табличном редакторе, которые с помощью разработанного загрузчика загружаются в электронный документ "1С:Бухгалтерии" в разрезе АТП, видов выручки (видов реализованных билетов) и автостанций. Документ может быть заполнен вручную, для удобства пользователей разработана таблица для ввода данных (см. рис. 1).

Рис. 1. Пример заполнения электронного документа "Отчет куста".

Сформированные этим отчетом проводки представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Проводки по документу "Отчет куста".

Аналогичным образом организованы документ "Кассовый отчет", в который поступает информация о выручке, и документ "Распределение выручки", который дает информацию о затратах и платежах автостанций.

Эти три отчета представляют собой основной и наиболее объемный блок отчетности автостанций, поэтому все они снабжены механизмом загрузки из электронной таблицы.

В результате автоматизации удалось существенно ускорить получение необходимой отчетности. Раньше вся информация вводилась и обрабатывалась вручную сводно, поскольку такой объем данных невозможно было ввести с необходимой степенью детализации. После автоматизации на смену вводу данных вручную пришла автоматическая загрузка, позволяющая сразу после ее завершения формировать аналитические отчеты.

Поступившая в программу в виде проводок информация может быть отобрана и представлена в удобном для пользователя виде с помощью отчетов "Выручка по АТП" (см. рис. 3), "Отчет по выручке" (см. рис. 4), "Расчеты с АТП" (см. рис. 5). Они удобны и понятны как управленческому персоналу, так и автоперевозчикам.

Рис. 3. Отчет "Выручка по АТП".

Рис. 4. Отчет по кассовой выручке.

Рис. 5. Отчет "Расчеты с автотранспортными предприятиями".

Кроме работ, связанных с методологической проработкой учета, адаптацией типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7", отладкой системы сбора данных, специалистами компании "Онлайн" проведено обучение сотрудников бухгалтерии и оказана помощь по вводу программы в эксплуатацию.

Главный бухгалтер предприятия "Объединение автовокзалов Республики Башкоркостан" Султанова Чулпан Анасовна: "Система автоматизации позволила существенно ускорить получение требуемой отчетности. Посудите сами: предложенная система автоматически создает около 200 000 проводок ежемесячно. Ранее вся информация вводилась и обрабатывалась вручную, а теперь мы ее только загружаем и далее получаем готовые аналитические отчеты. Кроме этого фирма "Онлайн" помогла нам регламентировать и привести в соответствие с текущими нормативными требованями бухгалтерский и налоговый учет".