Автоматизация учета и распределения затрат вспомогательного производства

Содержание

• Автоматизация учета и распределения затрат вспомогательного производства

Современное предприятие требует передовых технологий ведения учета. Поэтому на определенном этапе развития у ЗАО "ТИКО-Пластик" возникла потребность в новом подходе к автоматизации. Старые технологии перестали удовлетворять современным требованиям. Было решено начать процесс модернизации учетной системы с наиболее формализованных участков - бухгалтерского и налогового учета. Специалистами компании "ЭКОС" было проведено обследование учетной схемы, принятой на предприятии, в результате которого были выявлены проблемные участки (вспомогательное производство, многопередельная схема учета основного производства) и намечены пути их автоматизации на основе типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Справка ЗАО "ТИКО-Пластик" - успешно развивающаяся производственная компания с многолетним опытом работы на российском рынке полиэтиленовых пакетов. Предприятие обеспечивает российских потребителей качественной и недорогой упаковочной продукцией различного назначения - от стандартного полиэтиленового пакета до упаковки на заказ, отвечающей требованиям и стандартам ведущих производителей отрасли. У компании имеется собственная мощная производственная база, укомплектованная оборудованием ведущих европейских производителей, соответствующая требованиям экологической безопасности. Среди постоянных потребителей продукции предприятия множество крупных российских и зарубежных компаний.

Такое решение было неожиданным для заказчиков, поскольку они не рассчитывали, что можно подобрать программный продукт под их нужды без доработки.

Заказчик при минимальных затратах и за минимальные сроки получал готовое решение, которое, помимо функциональной достаточности, обладало еще и низкой стоимостью эксплуатации.

В рамках данной статьи нет возможности рассмотреть все заслуживающие внимания участки внедрения, остановимся на одном из проблемных участков и покажем, как типовое решение позволяет его автоматизировать.

ЗАО "ТИКО-ПЛАСТИК", как и многие другие производственные предприятия, имеет собственный транспортный цех. В задачи этого подразделения входит доставка готовой продукции покупателям, доставка сырья и материалов на склады и в производственные цеха. Кроме того, периодически оказываются транспортные услуги внешним потребителям. Естественно, что в процессе своей деятельности цех несет затраты, которые в бухгалтерском учете отражаются на счете 23 "Вспомогательное производство" в аналитических разрезах "Подразделения" и "Статьи затрат". В конце отчетного месяца затраты транспортного цеха подлежат распределению между производственными подразделениями, в интересах которых оказывались внутренние услуги и себестоимостью услуг, оказанных внешним потребителям. Функционал "1С:Бухгалтерии 8" позволяет реализовать эту схему (применительно к бухгалтерскому и налоговому учету) без изменения типовой конфигурации.

Начнем с распределения затрат по услугам, оказываемым внешним потребителям. Такие услуги на предприятии выделены в специальную номенклатурную группу. Реализация в программе оформляется документом типовой конфигурации "Акт об оказании производственных услуг" (см. рис. 1). Кроме информации, необходимой для оформления реализации, в документ заносится плановая цена услуги, которая в дальнейшем используется программой для расчета себестоимости данной услуги. В качестве счета учета затрат указывается счет 23 с соответствующей аналитикой. Таким образом, мы отражаем плановые затраты на реализацию услуг. Помимо движений, связанных с реализацией, документ выполняет движения в специальных учетных регистрах. При выполнении регламентных операций информация из этих регистров используется для расчета фактической себестоимости услуг. Применение такого механизма делает расчет более надежным и быстрым. Документ также формирует проводку:

Дебет 90 Кредит 23

- на сумму плановой себестоимости услуги.

В дальнейшем, при проведении регламентных операций, плановая цена пересчитывается в фактическую. Для этого достаточно создать и провести документ "Закрытие месяца" с установленным флагом "Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг)". Сам показатель берется из расчетов планово-экономического отдела.

Для отражения внутренних услуг в программе используется документ "Отчет производства за смену". Поскольку этим же документом отражается и выпуск готовой продукции, на возможность распределения внутренних услуг нередко обращают незаслуженно мало внимания. В то же время, это готовый инструмент для ввода в систему коэффициентов о доли внутренних услуг того или иного подразделения в затратах другого подразделения. И, поскольку расчет коэффициентов по данным бухгалтерского учета зачастую невозможен, их так или иначе необходимо вводить в систему вручную. В нашем случае дело обстояло именно так. Рассмотрим работу с документом "Отчет производства за смену" (см. рис. 2) в части отражения внутренних услуг подробнее. Документ используется для ввода коэффициентов, поэтому дата и время его ввода в систему ограничены только одним условием: документ должен быть введен ранее, чем "Закрытие месяца".

Реквизиты шапки документа заполняются следующим образом. В реквизите "Подразделение" указывается подразделение, оказавшее внутреннюю услугу. В нашем случае это транспортный участок. В реквизитах "Счет затрат (БУ)" и "Счет затрат (НУ)" указываются счета затрат бухгалтерского и налогового учета, по которым собирались фактические затраты на внутренние услуги. В нашем случае это счет 23 и 23.01 соответственно. В реквизите "Номенклатурная группа" указывается, соответственно, номенклатурная группа, по которой собирались затраты. Здесь необходимо сделать следующее замечание. В нашем случае подразделение "Транспортный участок" оказывает внутренние услуги другим подразделениям. Поэтому, для корректного перераспределения затрат важно, чтобы затраты находились в рамках одной номенклатурной группы как в счете-источнике затрат, так и в счете-приемнике.

В данном режиме работы документа нам необходимо заполнить табличную часть "Услуги". Необходимо ввести по одной строке для каждого сочетания подразделения, счета затрат и статьи затрат получателя услуги. В каждой строке необходимо указать номенклатуру внутренней услуги, плановую сумму (в нашем случае это просто коэффициент распределения, полученный извне). Далее заполняется счет-получатель услуг с аналитикой (в том числе и с подразделением).

Документ выполнит движения в специальных учетных регистрах "Выпуск продукции" для отражения плановой себестоимости услуг, которые в нашем случае при расчете фактической себестоимости будут использованы как коэффициенты. Кроме того, будут сделаны предварительные проводки на сумму плановых затрат с дебета счета, указанного в шапке документа, в кредит счетов табличной части "Услуги". После проведения документа "Закрытие месяца" фактические суммы затрат будут перераспределены между указанными нами счетами затрат и подразделениями в пропорции плановых сумм.

А как же отчетные формы, спросите вы? Затраты распределились, необходима сводная информация по дебетуемым и кредитуемым счетам в разрезе всей необходимой аналитики. В данном случае мы снова используем типовое средство - стандартный отчет "Анализ счета" (см. рис. 3). В качестве анализируемого счета выбираем счет 23, выставляем всю необходимую для вывода аналитику этого счета: детализируем аналитику корреспондирующих счетов (подробно нам интересен счет 20.01, поскольку в нашем примере транспортный цех оказывал услуги для основного производства). Чтобы видеть затраты только транспортного участка, ставим в отборе по субконто анализируемого счета "подразделение равно "Транспортный участок". Все, можно формировать отчет. Форма полностью отражает всю информацию о распределении внутренних услуг в удобном для бухгалтера виде.

Из отзыва главного бухгалтера ЗАО "ТИКО-Пластик" Ю.А. Лазаревой: Перед нами стояла цель - в кратчайшие сроки запустить на промышленном предприятии новую систему автоматизации учета. Мне, бухгалтеру с многолетним стажем и большим опытом использования различного программного обеспечения, была понятна вся сложность этой задачи. Кроме того, никто из нашего коллектива не имел опыта работы с "1С:Бухгалтерией 8". Но совместными усилиями с компанией "ЭКОС" была проведена четкая методологическая проработка всех сложных моментов учета. В короткие сроки были обучены пользователи. Результат оправдал наши ожидания: бухгалтерия работает четко и слаженно, опираясь на проверенные данные из надежной программы.