При применении организацией бумажного документооборота в бухгалтерском учете фиксируется свершившийся факт хозяйственной жизни.
При электронном документообороте (ЭДО), когда все службы работают в едином информационном пространстве, от момента подбора номенклатуры списываемых материальных запасов в создаваемый документ до отражения списания в учете в связи с согласованием может пройти время, за которое может измениться остаток материальных запасов (МЗ) и их средняя стоимость, по которой производится списание в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" начиная с версии 2.0.85 предусмотрена возможность резервирования материальных запасов на время согласования документа по их списанию. Данная функциональность позволяет зарезервировать материальные запасы, предназначенные к выдаче или списанию, без отражения списания в бухгалтерском учете на время согласования документа.
Резервирование предусмотрено в следующих документах:
-
Акт списания материалов;
-
Акт списания мягкого и хоз. инвентаря;
-
Ведомость на выдачу МЗ на нужды учреждения;
-
Накладная на отпуск материалов на сторону;
-
Накладная на реализацию продукции и товаров (Торг-12);
-
Требование-накладная (Материальные запасы);
-
Решение о прекращении признания активом (материальные запасы).
Резервировать можно как только количество материальных запасов, так и одновременно количество и сумму (их стоимость).
Возможность резервирования материальных запасов включается в Настройках параметров учета (раздел Администрирование) на закладке Ведение учета - флаг Резервировать МЗ при выбытии (рис. 1).
Рис. 1
Резервирование количества материальных запасов
Если в Настройках параметров учета включен флаг Резервировать МЗ при выбытии, будет резервироваться только количество списываемых материальных запасов (рис. 1).
При установленном флаге Резервировать МЗ при выбытии в документах отображается переключатель Режим (рис. 2).
Рис. 2
Режим Резервирование (установлен по умолчанию) предназначен для проведения документа до момента согласования. В режиме Резервирование при проведении документа не формируются бухгалтерские проводки, а формируются движения по регистру накопления Резерв МЗ только по количеству (рис. 3).
После согласования документа (подписания электронного документа всеми предусмотренными бизнес-процессом организации ответственными лицами) следует открыть документ и установить режим Списание (рис. 2), при котором списывается ранее установленный резерв и при проведении формируются проводки документа - бухгалтерские записи, а также сторнируются записи в регистре накопления Резерв МЗ.
Если документ не согласован, необходимо отменить его проведение и установить флаг Аннулирован, который не позволяет провести документ. Документ будет сохранен без проведения, при этом регистр Резерв МЗ будет очищен (сформированные ранее записи будут удалены), и зарезервированные ранее данным документом МЗ будут доступны для выбора в других документах.
Подбор номенклатуры в режиме "Резервирование"
В режиме Резервирование при подборе номенклатуры отображается доступное (колонка Остаток = количество в бухучете - резерв), зарезервированное (колонка Резерв) и общее количество материальных запасов (колонка Остаток + Резерв). Контроль доступного количества при проведении документов учитывает зарезервированные материальные запасы и запрещает проведение, если количества недостаточно. В этом случае будет выведено сообщение о нехватке материальных запасов (рис. 4).
Резервирование количества и суммы материальных запасов
В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" реализован также вариант резервирования количества и суммы. Резерв списывается по средней стоимости МЗ, которая была определена на момент резервирования. Для резервирования количества и суммы следует дополнительно включить флаг Резервировать сумму в Настройках параметров учета на закладке Ведение учета (рис. 1).
Общий принцип работы документов при резервировании количества и суммы такой же, как и при резервировании только количества, за исключением некоторых моментов.
При проведении документа по списанию материальных запасов в режиме Резервирование будут сформированы записи в регистре накопления Резерв МЗ по количеству и сумме. Проводки при этом не формируются (рис. 5).
Рис. 5
После согласования документа в режиме Списание будет списан ранее установленный резерв (по регистру Резерв МЗ) и сформированы проводки документа в количестве и сумме, которые были зарезервированы ранее.
Обратите внимание, при отмене проведения документа резерв снимается.
Не следует без необходимости отменять проведение документа, формирующего резерв, т. к. при этом потеряются суммы резерва.
