Система составления расписаний и учета нагрузки преподавателей в вузе

Содержание

• Система составления расписаний и учета нагрузки преподавателей в вузе

Выбор программного продукта

До внедрения автоматизированной системы на базе "1С:Предприятия" планирование и составление расписания занятий преподавателей в учебном отделе ВШФМ производилось с помощью электронных таблиц. Подобным же образом формировались специфические отчеты по загрузке работников учебного отдела и составлялся табель учета отработанного времени преподавателей.

Для получения этих данных требовались значительные трудозатраты, иногда приходилось выполнять дополнительную обработку информации вручную, часто в сверхурочное время.

Особенно много проблем возникало на следующих участках:

1. Ведение списка учебных программ для каждого семестра, ввод и хранение информации о планируемой учебной нагрузке каждого преподавателя на учебный год.

Для ввода информации о планируемой учебной нагрузке преподавателя приходилось анализировать каждую учебную программу, поскольку преподаватель одновременно может быть задействован в нескольких из них.

2. Планирование и ввод расписания занятий слушателей и преподавателей, формирование ряда отчетов о состоянии расписания.

Приходилось заполнять выходные формы расписания вручную. При этом часто нужно было вводить в электронные таблицы одну и ту же информацию дважды, а то и трижды: например, для того, чтобы сформировать печатные формы расписаний потоков для размещения на доске расписаний и файл для размещения информации в Интернете.

3. Формирование карточек учета работы преподавателей за учебный год.

Для формирования карточек учета работы преподавателей приходилось вручную просматривать каждый учебный план, а также анализировать данные о фактически отработанном времени из расписаний. Это требовало предельной внимательности и отнимало массу времени у сотрудников учебного отдела.

4. Формирование табелей отработанного времени и ведомостей учебной работы преподавателей для предоставления в бухгалтерию.

Для формирования табелей отработанного времени преподавателей приходилось вручную отбирать данные о фактически отработанном времени из электронных таблиц расписаний, а затем на основании каждого табеля заполнять ведомости учебной работы преподавателей по каждой учебной программе. Такая работа могла занимать несколько полных рабочих дней сотрудников учебного отдела.

В I квартале 2003 года представители ВШФМ АНХ РФ посетили один из семинаров, регулярно проводимых компанией "Аналит", на котором ознакомились с возможностями программных продуктов "Аналит: Расписание" и "Аналит: Учебные заведения. Расчет зарплаты в ВУЗах", предназначенных для автоматизации деятельности высших учебных заведений.

По итогам участия в семинаре руководство учебного отдела ВШФМ АНХ приняло решение привлечь представителей компании "Аналит" для внедрения новой системы автоматизации учебного процесса.

Справка Здание Высшей школы финансового менеджмента АНХ при Правительстве РФ Высшая школа финансового менеджмента входит в число наиболее крупных и авторитетных структурных единиц Академии народного хозяйства при Правительстве РФ. АНХ РФ существует уже четверть века и готовит хозяйственных руководителей и менеджеров нового типа. В учебном процессе принимает участие свыше 70 преподавателей (большинство из них стажировались в лучших школах и университетах мира), более 40 докторов и кандидатов наук. Более 1,5 тысяч человек уже окончило ВШФМ АНХ РФ, ежегодно в ней учится 250-300 человек.

Участки автоматизации

Изучив существующую технологию составления расписания и планирования нагрузки преподавателей, специалисты "Аналита" реализовали на базе конфигурации "Аналит: Расписание" для "1С:Предприятия" эффективную систему автоматизации, обеспечивающую:

• ведение списка потоков учащихся с указанием количества учащихся в потоке;
• ввод расписания занятий преподавателей с указанием времени начала и окончания занятия, названия курса, потока, типа занятия, номера аудитории и времени занятия;
• ведение списка учебных программ для каждого семестра с указанием названия учебных дисциплин (курсов), планируемого количества часов и данных преподавателей по каждому курсу;
• формирование ряда отчетов о состоянии расписания с разбивкой на утренние, дневные и вечерние часы занятий с указанием названия потоков, дат и дней недели, времени проведения занятий, номеров аудиторий, типов занятий и данных о преподавателях;
• формирование табелей отработанного времени преподавателей с разбивкой по потокам и указанием дисциплин, автоматическое формирование ведомостей учебной работы преподавателей на основании заполненного табеля;
• ввод и хранение информации о планируемой учебной нагрузке каждого преподавателя на учебный год;
• формирование индивидуального плана работы преподавателя и отчет о его выполнении на учебный год;
• формирование карточки учета работы преподавателя за учебный год.

Ввод расписаний, автоматическое формирование табелей и ведомостей

Самыми интересными с точки зрения реализации стали блоки ввода расписания и автоматического формирования табелей и ведомостей выполнения учебной работы преподавателей.

Для работы с расписанием в конфигурации была создана обработка "Ввод расписания". В форму ввода расписания на каждую дату для каждого занятия по каждому учебному подразделению заносится информация о дисциплине, преподавателе, аудитории и типе занятия. При необходимости уточняется время начала и окончания занятия и количество отработанных часов (рис. 1).

Рис. 1. Ввод расписания.

Для формирования табелей отработанного времени преподавателей был создан документ "Табель отработанного времени". Документ "Табель отработанного времени" заполняется автоматически. На основании заполненного расписания информация об отработанных часах из расписания за текущий расчетный период (месяц) по всем преподавателям, работающим в выбранном подразделении, по всем дисциплинам и типам занятия из выбранного учебного плана автоматически переносится в табель (рис. 2).

Рис. 2. Табель учета отработанного времени.

На основании данных из табеля была реализована возможность автоматического формирования ведомостей выполнения учебной работы преподавателей. По каждой учебной программе для каждого преподавателя создается набор документов "Ведомость выполнения учебной работы" для предоставления в бухгалтерию (рис. 3).

Рис. 3. Ведомость выполнения учебной работы.

Итоги автоматизации

В ходе автоматизации в ВШФМ АНХ РФ были максимально использованы функциональные возможности выбранной платформы "Аналит: Расписание" и, в то же время, дописаны программные блоки, позволяющие вести учет многих факторов по оригинальным методикам, принятым на предприятии.

Переход на новую систему позволил исключить трудоемкие рутинные операции, требовавшие ручной обработки данных, и тем самым на порядок снизить трудозатраты по составлению и оперативному изменению расписания занятий слушателей, а также сократить время на составление и отслеживание плановой и фактической загрузки преподавателей Академии.

Опыт внедрения в ВШФМ АНХ РФ оказался востребованным и другими высшими учебными заведениями.