Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

О сроках хранения документов и последствиях их утраты

05.02.2004
О сроках хранения документов и последствиях их утраты
Говоря о сроках хранения документов, многие имеют в виду, прежде всего, документы бухгалтерского учета. В принципе, это является правильным. Тем не менее, в статье речь пойдет о хозяйственной документации, охватывающей, помимо названных, документы налогового учета, а также иные документы, связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности (договоры, деловая переписка и пр.). Причина этого проста: любой из указанных документов может вызвать правомерный интерес со стороны контролирующих органов, в связи с чем непредставление истребованного документа может повлечь применение санкций. В каких случаях такие санкции будут являться обоснованными, а в каких - нет, рассматривает М.С. Мухин, начальник управления Госнаркоконтроля России.

Содержание


Две версии сроков хранения документов

Определение термину "документ" дано в статье 2 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", согласно которой под документированной информацией (документом) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Именно этот термин является основой другого, часто используемого в законодательстве о бухгалтерском учете и в налоговом законодательстве, - "первичный учетный документ".

В силу пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) под первичным учетным документом понимается оправдательный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Из этого определения следует, что договоры, деловая переписка и иная хозяйственная документация не могут быть отнесены к первичным учетным документам, поскольку отражают не совершение хозяйственных операций, а лишь намерение их совершить.

Что касается сроков хранения хозяйственной документации, то известное неудобство представляет то обстоятельство, что различные законодательные акты определяют эти сроки по-разному.

В соответствии с пунктом 1 Закона № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения отдельных видов документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службы России от 06.10.2000). Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Подобное расхождение в сроках едва ли может быть объяснено с точки зрения логики. Выход из данной коллизии налогоплательщики, как правило, находят в следовании максимальному сроку хранения документов.

Две версии ответственности

Ответственность за несоблюдение названных выше норм также установлена различными правовыми актами.

Статья 15.11 КоАП РФ устанавливает административную ответственность за "грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов". Субъектом правонарушения является должностное лицо налогоплательщика-организации, размер штрафа - от 20 до 30 МРОТ. Анализ данной статьи позволяет предположить, что попытка применить ее на практике чревата серьезными затруднениями.

Во-первых, Закон № 129-ФЗ и ряд других правовых актов устанавливают сроки хранения документов бухгалтерского учета. Что касается порядка их хранения, то он в известных нам правовых актах не описан. В то же время статья 15.11 КоАП РФ рассматривает в качестве противоправного деяния грубое нарушение порядка и (а не "или"!) сроков хранения учетных документов.

Во-вторых, остается только догадываться, что законодатель имел в виду под грубым нарушением порядка и сроков хранения учетных документов. Понятие "грубое нарушение" в контексте статьи 15.11 КоАП РФ раскрыто лишь применительно к той части, которая касается правил ведения бухгалтерского учета и представления отчетности. В отношении нарушения порядка и сроков хранения учетных документов термин "грубое нарушение" остается оценочным и в силу этого подлежащим субъективному толкованию.

Налоговая ответственность за несоблюдение четырехлетнего срока хранения документов как таковая не предусмотрена. На практике налоговые органы привлекают налогоплательщиков к налоговой ответственности за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 126 НК РФ), либо к административной ответственности за непредставление сведений (информации) (ст. 19.7 КоАП РФ). В первом случае штраф составляет 50 рублей за каждый непредставленный документ, во втором - от 30 до 50 МРОТ. Следует особо подчеркнуть, что налоговый орган вправе избрать лишь одну меру ответственности, так как привлечение налогоплательщика к двум видам ответственности за совершение одного и того же правонарушения противоречит принципу однократности юридической ответственности. Что касается должностных лиц налогоплательщиков-организаций, то для них предусмотрена только административная ответственность.

В какой-то степени в качестве меры ответственности за нарушение сроков хранения документов можно рассматривать деяние, описанное в пункте 3 статьи 120 НК РФ, в котором под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается, в частности, "отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета". К сожалению, законодатель не конкретизирует, о каких именно счетах-фактурах идет речь: выставляемых налогоплательщиком или предъявляемых ему. Возьмемся утверждать, что в контексте рассматриваемой нормы имеются в виду счета-фактуры, выставляемые налогоплательщиком. Отсутствие таких счетов-фактур (за исключением особых случаев) обусловлено поведением налогоплательщика, не обеспечившего их сохранность либо вообще не составлявшего счета-фактуры. В то же время отсутствие "входных" счетов-фактур, как правило, является следствием бездействия третьих лиц и не зависит от воли налогоплательщика. При таких обстоятельствах нельзя говорить о наличии противоправного деяния со стороны налогоплательщика, не говоря уже о наличии вины, что является необходимым условием налоговой ответственности.

Судебно-арбитражная практика

Споры, связанные с применением налоговой ответственности, предусмотренной статьями 120 и 126 НК РФ, встречаются в судебно-арбитражной практике достаточно часто, поскольку налоговые органы привычно реагируют на непредставление налогоплательщиками тех или иных документов применением налоговых санкций. Подробный систематизированный анализ судебных актов потребует немалого времени. Поэтому мы предлагаем вниманию читателей ряд наиболее любопытных, по нашему мнению, результатов судебных разбирательств.

В первую очередь, следует отметить споры, связанные с непредставлением в налоговый орган документов, которыми налогоплательщик не располагает.

В ситуациях, когда причиной отсутствия документов являются пожары, стихийные бедствия и иные аналогичные события, результаты судебных разбирательств, как правило, в пользу налогоплательщиков.

Одним из примеров этого служит постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.03.2003 № А26-4170/02-26. Известную долю комичности спору придало то обстоятельство, что налогоплательщик утрачивал истребованные документы неоднократно. Тем не менее, налоговый орган не счел нужным вникнуть в ситуацию более глубоко, попытавшись восстановить хотя бы часть документов, а выбрал наиболее легкий путь - наложение штрафа, предусмотренного статьей 126 НК РФ. Арбитражный суд отказал во взыскании штрафа, отметив отсутствие вины налогоплательщика в совершении правонарушения.

Несколько сложнее обстоят дела с непредставлением налогоплательщиком документов в связи с их хищением. Здесь суды уже не столь единодушны. Так, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 20.12.2000 по делу № Ф04/3302-886/А27-2000 согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредставлении документов, которые были у него похищены.

ФАС Центрального округа в сходной ситуации занял противоположную позицию. В постановлении от 09.04.2001 по делу № А64-5374/00-12 суд отметил, что хищение бухгалтерских документов у учредителя фирмы "не является стихийным бедствием или другим чрезвычайным и непреодолимым обстоятельством, установление которого производится по факту общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами... Хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов".

В целом ряде постановлений исследовался вопрос о допустимости привлечения налогоплательщика к ответственности, предусмотренной статьей 120 НК РФ, в связи с отсутствием у налогоплательщика тех или иных документов. Результаты судебных разбирательств позволяют убедиться в том, что налогоплательщики обязаны составлять далеко не все документы, истребуемые налоговыми органами, в связи с чем суды не находят оснований для применения налоговых санкций. К таким документам, в частности, относятся:

  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (постановления ФАС Северо-Западного округа от 03.02.2003 по делу № А05-9198/02-475/22 и от 14.05.2003 № А05-14290/02-782/20);
  • регистры бухгалтерского учета по счетам 19 и 68 (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.11.2002 по делу № А56-17236/02);
  • ежемесячные расчеты на списание сумм издержек обращения в организациях торговли (постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.05.2003 № А05-15193/02-881/22).

Заключение

Подводя итог сказанному, приходится констатировать, что как нормативно-правовая база, регулирующая сроки хранения документов, так и судебно-арбитражная практика по данному вопросу весьма далеки от совершенства. Поэтому налогоплательщикам можно порекомендовать, с одной стороны, бережно относиться к хранению документов, а с другой - взвешенно подходить к требованиям налоговых органов об уплате штрафов за непредставление тех или иных документов. Ведь, как показывает практика, такие требования не всегда основаны на законе.

О сроках хранения документов и последствиях их утраты

Комментарии 0

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 6-НДФЛ CRM Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база 1с база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет Бытовые услуги. Учет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ВАС РФ Вахтовый метод.Оплата ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм видео 1С водный налог возврат переплаты восстановление НДС вывоз товаров выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты иностранному работнику выплаты работникам выплаты физическим лицам высококвалифицированные специалисты вычет НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация государственные и муниципальные закупки гражданско-правовой договор графики работы двойное налогообложение дебиторка декларация по алкоголю декларация по ЕНВД декларация по НДС денежные документы День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договор транспортной экспедиции договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ ежемесячная отчетность ЕНВД ЕСН ЕСХН задержка заработной платы задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги зарубежная командировка защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 имущественные вычеты имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции КБК квоты на иностранных рабочих КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консервация основных средств консолидированная группа контролируемые сделки корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курортный сбор курсовые разницы лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование льготы по ндс малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал международные стандарты миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая база по НДС налоговая декларация налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговое администрирование налоговые каникулы налоговые льготы налоговые проверки налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по НДС налоговый агент по НДФЛ налоговый агент по ндфл налоговый вычет налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налогообложение доходов налогоплательщик начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при ввозе НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ некоммерческие организации учет неотделимые улучшения нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нормы естественной убыли нулевая декларация нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обмен документами обновление КЛАДР обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с оказание услуг ОКВЭД2 ОКПД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от НДС основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры охрана труда патентная система ПБУ 18 первичные документы перенос убытков персонифицированный учет план счетов плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с платежный агент платежный терминал повышение ставок подакцизные товары подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф поправки в ТК РФ порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособия за счет ФСС посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений приказ Минфина применение ККТ приостановление операций по счету проверка ИНН/КПП проверка контрагентов продажа алкогольной продукции производственный календарь проф. Пятов профессиональные вычеты ПСН псн путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет отпускных расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация недвижимости регистрация юридических лиц реконструкция основных средств ремонт основных средств реорганизация росалкогольрегулирование РСВ-1 рыночные цены самозанятые граждане свод отчетов сдача имущества в аренду секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совместители совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставка УСН стандартные вычеты стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы в ФСС страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебные издержки суммовые разницы суточные счет-фактура такси таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торг-12 торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность удержание алиментов УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата налога уплата налогов упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка утрата права на усн учет аренды учет в АО учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при УСН учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при УСН учет расходов при усн учет реализации учет скидок учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика учредительные документы факсимиле ФИАС финансовый анализ финансовый результат ФНС РФ форма 6-НДФЛ формы документов ФСС штрафные санкции ЭДО экологические платежи экспорт в страны ЕАЭС экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги
X

Яндекс-виджет: Новости
Яндекс-виджет: Полезные материалы
Информеры