Содержание
Не секрет, что люди, как правило, относятся к изменениям критически и настороженно. Такова человеческая природа. Все привычное, каким бы сложным оно ни было, всегда ближе нового и неизведанного. "А вдруг станет хуже?" - это опасение, словно таинственная печать, перекрывает доступ здравому смыслу, который подсказывает: "Попробуй! Испытай! А вдруг будет лучше?"
В общем, чего греха таить - вступать в изменения страшновато.
Но существует парадоксальный закон жизни: чего больше всего опасаешься, с тем и столкнешься.
Российские бухгалтеры давно привыкли к переменам. Например, изменения в законодательстве совсем не новость, а давно уже некий неотъемлемый атрибут профессии. Ворчим, но читаем новые документы, адаптируемся, понимая, что не от нашего желания зависит применять их или нет.
Есть еще много сфер деятельности бухгалтера, которые в той или иной степени подвержены изменениям - методики учета в результате реструктуризации фирмы, диверсификации деятельности и т. д. Все они по-своему влияют на характер работы бухгалтерии, по-своему зависят от самого главного бухгалтера. Каждую из этих сфер понадобилось бы описывать отдельно и подробно.
Но сегодня я хочу взять для анализа только один из "фронтов работы" - автоматизацию бухгалтерского (а также налогового и управленческого) учета.
На выбор программы для учета влияет многое - и пожелания (или требования) руководителя, и так называемая производственная необходимость, когда старая система уже не способна удовлетворить потребности управленческого звена развивающейся фирмы, и, в конце концов, желание самого главного бухгалтера. (С последним обычно проще, если выбор делается осознанно, и работа с будущей автоматизированной системой грамотно распланирована: обучение, формирование начальных данных и т. д.)
Но если бухгалтер не хочет ничего менять, а приходится?
С одной стороны, очень полезно спросить самого себя: нежелание вводить в свою жизнь что-то новое - это личностное или объективное? Буквально этим летом мне случилось познакомиться на выездной консультации с одной женщиной - главным бухгалтером, которая после полутора часов разговора честно призналась, что вообще не любит изменений. Никаких! Отлично! Честно сформулированная причина - половина пути к успешному участию в изменениях. Нужно просто подобрать для себя нужную методику "врастания" в эти изменения, а не выискивать способы сопротивления им. Сопротивление нововведению если и работает, то обычно не долго. Значит, не стоит сопротивляться и попусту тратить на это силы. Но как же быть, если очень не хочется что-то менять?
Выход, как говорится, есть всегда. Необходимо просто расширить картину своего восприятия ситуации. Если вы не видите для себя выгод и преимуществ в каком-либо изменении (в данном случае - во внедрении новой программы автоматизации), это совершенно не означает, что их там нет.
Приведу пример из истории программ семейства 1С, с которыми впервые судьба свела меня 13 лет назад в бытность практикующим бухгалтером. Когда наряду с программой "1С:Бухгалтерия 6.0" появилась тогда еще новая "1С:Бухгалтерия 7.5-7.7". Ее введению долго и упорно сопротивлялись многие пользователи. Ну, как же! От открытой к пользовательским изменениям "шестерки" переходить на "семерку", которая не дает вводить в документах желаемые корреспонденции счетов - это ж полное ужесточение пользовательских возможностей! При этом "с водой выплескивали и ребенка" - на "1С:Бухгалтерии 7.7" вполне мог вести учет и начинающий бухгалтер. Главное было четко отличать виды активов и обязательств: не путать, например, купленное основное средство с материалом. Остальное документы довершали сами на основе выбранных пользователем "флажков" и элементов списков.
Прошло несколько лет, новая программа стала привычной, и теперь уже у многих адаптировавшихся к ней пользователей вызывает сомнение необходимость перехода на широко предлагаемую систему нового поколения "1С:Бухгалтерию 8". А почему? Да ровно потому, что она стала слишком (на чей-то взгляд) гибкой по настройкам и в ней снова можно менять корреспонденции счетов. То есть причина возражений на этот раз диаметрально противоположна той, на которую ссылались при прошлом обновлении поколения программы.
Так в чем же тут дело? В программе? Вовсе нет. Дело в привычке. Но привычка была бы хороша в неизменяющемся мире. А что наблюдаем мы? Изменения не просто стали постоянными, они идут по всем сферам и фронтам человеческой жизни. Давно ли бухгалтер был просто счетоводом? По крайней мере, до начала девяностых, когда еще держала свои позиции советская плановая экономика и соответствующие методики бухучета. Давно ли главным бухгалтером мог стать переквалификант из других профессий: учителей, инженеров и др., прошедший экспресс-курсы? По человеческим меркам совсем недавно. А сейчас главный бухгалтер - это специалист, которому необходимы несколько важных компетенций. Во многих случаях он сам себе:
- бухгалтерский и налоговый консультант,
- юрист (по крайней мере, в сфере арбитражной практики по налогам),
- по управленческому учету и в какой-то степени финансовый аналитик,
- немного технолог (иначе как правильно идентифицировать назначение тех или иных активов для правильного учета?).
Под стать переменам и изменения, произошедшие в тиражируемых программных продуктах семейства 1С. Даже программа "1С:Бухгалтерия 8", подарившая пользователям огромное количество замечательных технических мелочей, так сильно облегчающих рутинные операции, потребует к себе уважительного отношения на начальной стадии внедрения.
Научиться общаться с ней "на одном языке" возможно и доступно, но для того, чтобы общение стало обоюдно удобным, необходимо соблюсти некоторые формальности.
Когда вы собираетесь в путешествие в новую для себя страну, нужно ознакомиться с ее обычаями и традициями. Так и в работе с новой программой. Стоит досконально изучить ее возможности и функционал. Причем для начала достаточно, если такое обучение пройдут сотрудники бухгалтерии, которые обладают наибольшими компетенциями и ответственностью. Это позволит оптимально пройти первый этап внедрения - структурирование и заполнение основных, ключевых справочников, от которых зависит, в частности, и удобство форм вывода стандартных отчетов, и точность налогового учета, и многое другое.
Согласованное со всеми заинтересованными подразделениями заполнение таких данных обеспечит удобство работы операционного персонала на этапе рабочей эксплуатации.
Продолжая аналогию с путешествием, подумаем о том, что неплохо бы знать язык принимающей страны, хотя бы на уровне общих фраз.
Внедряя новую программу, необходимо обучить операционный персонал (для многопользовательского варианта установки) работе в программе соответственно тем ролям и функциям, которые соответствуют каждой конкретной должности. Идеально, если это соответствует формализованным должностным инструкциям, так как с их помощью гораздо легче выполнить авторизацию пользовательского доступа.
Если снова вернуться к путешествию, то продуманный план, составленный до того, как оно начнется, намного снизит риск неожиданностей и потерь.
Если перед вводом в рабочую эксплуатацию продумать схемы документооборота, действительные для конкретного вида хозяйственной деятельности вашего предприятия, то риск ошибок операционистов будет минимизирован.
И, наконец, в любом деле (в том числе и путешествии) важна изначальная цель, которую вы хотите получить в результате.
Так же и во внедрении программы: если особенности форм отчетов, которые любит получать ваш руководитель, учесть при первоначальном структурировании основных справочников, то вместо бесконечной трансформации итогов, "крыжения" и пересчета данных в нужную форму табличного редактора, вы сможете получать "его любимые отчеты" нажатием нескольких клавиш.
Конечно, при условии, что и многообразием форм стандартных отчетов пользователь в вашем лице владеет полностью и, можно сказать, виртуозно.
В итоге после некоторых затрат ресурсов на обучение и внедрение (которые вы обоснованно сможете приравнять к капитальным затратам в свой опыт и компетенции), вы получите такие возможности в своей работе, о которых, вероятно, и не подозревали, когда отказывались от того, чтобы перейти на новую, современную версию программы "1С:Бухгалтерия"!
И однажды, коротая сэкономленный от вечной бухгалтерской рутины вечер с подругами за чашкой чая, вы подумаете: "И стоило так долго сопротивляться?!".
