Нужно ли сотрудникам с разъездным характером работы писать заявления на выдачу подотчетных сумм, если средства перечисляются на банковские карты?

С 1 июня 2014 года вступило в действие Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - Указания № 3210-У).

В связи с требованиями пункта 6.3 Указания № 3210-У:

«Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег».

Из буквального прочтения требования, указанного выше, организация не может выдать наличные деньги под отчет в случае, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Расчеты при помощи банковских карт не являются расчетами с выдачей наличных денежных средств (п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. Центральным Банком России 24.12.2004 № 266-П, п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»).

Поэтому «…срок, не превышающий трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет…», установленный требованиями пункта 6.3 Указания № 3210-У, не действует в случае использования банковских карт.

В случае выдачи денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее полученным авансам, нарушается порядок выдачи наличных денежных средств (а не порядок ведения кассовых операций), за что административная ответственность не установлена (об этом свидетельствует арбитражная практика, например, Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013, от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК, Решение Арбитражного суда Владимирской области от 28.02.2012 № А11-12659/2011).

Таким образом, расчеты посредством банковских карт, как уже упоминалось, не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное требование к расчетам посредством банковских карт не применяется.

Однако Минфин России в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 разъясняет, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

О наиболее типичных ошибках, которые допускаются при расчетах с подотчетными лицами, читайте на сайте.

Всю самую полную информацию о расчетах с персоналом читайте в Информационной системе 1С:ИТС.